北碚区会务管理办法

北碚区会务管理办法一、总则（一）目的为了加强北碚区会务管理，规范会议组织流程，提高会议效率和质量，确保会议各项工作有序进行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于北碚区各部门、各单位组织召开的各类会议，包括但不限于全区性工作会议、专题会议、协调会议、研讨会等。（三）基本原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，避免形式主义，确保会议取得实效。2.规范有序原则：明确会议组织各环节的职责和工作流程，做到会议安排科学合理，组织严谨有序。3.节约务实原则：节约会议经费，杜绝铺张浪费，注重会议实际效果，切实解决问题。二、会议分类与职责分工（一）会议分类1.全区性工作会议：传达贯彻上级重要决策部署，总结部署全区阶段性重点工作，参会人员为区领导、各部门主要负责人、各街镇主要领导等。2.专题会议：针对某一专项工作或特定问题召开的会议，参会人员根据会议主题确定，一般包括相关部门负责人及业务骨干。3.协调会议：协调解决工作中出现的跨部门、跨领域问题，参会人员为涉及相关工作的部门负责人及具体工作人员。4.研讨会：围绕特定课题进行深入研讨交流，参会人员为相关领域专家学者、业务人员等。（二）职责分工1.区委办公室、区政府办公室负责统筹协调全区性重要会议的组织安排，审核会议方案，协调解决会议筹备过程中的重大问题。负责会议通知的起草、发送，会议材料的收集、整理、归档等工作。协助区领导做好会议的组织实施，安排会议记录、纪要整理等工作。2.会议主办部门负责提出召开会议的申请，明确会议主题、时间、地点、参会人员范围等，制定详细的会议方案。负责会议材料的准备，包括领导讲话稿、汇报材料、相关文件资料等，确保材料内容准确、逻辑清晰、重点突出。负责会议的组织实施，包括会场布置、会议签到、会议服务、会议秩序维护等工作，确保会议顺利进行。负责会议精神的传达贯彻和落实情况的跟踪反馈，督促相关部门按照会议要求抓好工作落实。3.其他相关部门根据会议主办部门的要求，做好本部门参会人员的组织工作，确保按时参会。按照会议分工，做好相关工作的汇报、发言准备，积极参与会议讨论，提供有价值的意见和建议。配合会议主办部门做好会议的各项保障工作，共同完成会议任务。三、会议筹备（一）会议申请与审批1.会议主办部门需提前[X]个工作日填写《北碚区会议申请表》，详细说明会议名称、主题、时间、地点、参会人员范围、会议议程、会议材料准备情况等内容，经本部门负责人审核签字后，报区委办公室或区政府办公室审批。2.区委办公室、区政府办公室对会议申请进行审核，重点审查会议必要性、参会人员范围合理性、会议时间安排是否得当等。对于涉及多个部门或全区性重要会议，需报区领导审批。3.经审批同意召开的会议，由会议主办部门按照批准的会议方案组织实施。未经审批的会议，不得擅自召开。（二）会议方案制定1.会议主办部门根据会议审批意见，制定详细的会议方案，明确会议的各项安排。会议方案应包括以下内容：会议基本信息：会议名称、主题、时间、地点、参会人员范围等。会议议程：会议的各项议题及时间安排。会议材料：领导讲话稿、汇报材料、相关文件资料等的内容框架和要求。会议组织：会场布置、会议签到、会议服务、会议秩序维护等工作的具体安排。会议经费预算：包括会议场地租赁、会议材料印刷、餐饮、交通、设备租赁等费用的预算。2.会议方案应提前报区委办公室或区政府办公室备案，如有调整需及时报告并说明原因。（三）会议材料准备1.会议主办部门应根据会议主题和议程，提前准备好各类会议材料。材料内容应紧扣会议主题，突出重点，数据准确，语言简洁。2.领导讲话稿由相关领导或部门负责人负责起草，经反复修改审核后，报领导审定。汇报材料由承担相关工作的部门准备，要全面总结工作进展情况，分析存在的问题，提出下一步工作措施。3.会议材料应提前印发给参会人员，以便参会人员提前熟悉会议内容，做好发言准备。对于重要会议材料，可在会议现场发放纸质版的同时，提供电子版供参会人员下载查阅。（四）会场布置1.根据会议规模和性质，合理选择会场地点。会场应具备良好的交通条件、通讯设施和会议设备，能够满足会议的需要。2.会场布置应简洁大方、庄重得体，体现会议主题和氛围。根据会议议程安排，合理设置主席台、发言席、观众席等区域，摆放会议标识、桌签、话筒、投影仪、音响设备等。3.会议前应提前检查会场设备设施是否正常运行，确保会议期间无故障发生。同时，要安排专人负责会议期间的设备操作和技术支持，保障会议顺利进行。（五）会议通知1.会议主办部门应按照会议方案确定的参会人员范围，及时起草会议通知。会议通知应明确会议的时间、地点、主题、议程、参会要求等内容。2.会议通知可通过公文系统、电子邮件、电话等方式发送给参会人员。对于重要会议，应提前[X]天发送通知，确保参会人员有足够的时间做好准备。3.会议通知发出后，要及时跟踪参会人员的反馈情况，对于不能按时参会的人员，要了解原因并做好记录。对于因特殊原因需要请假的人员，要按照规定办理请假手续。四、会议组织（一）会议签到1.会议主办部门应在会议开始前[X]分钟组织参会人员签到。签到方式可采用纸质签到、电子签到等方式，确保签到信息准确无误。2.对参会人员的签到情况进行记录，统计实际参会人数，并与应到人数进行核对。对于未按时签到且未请假的人员，要及时进行催签或记录缺席情况。（二）会议服务1.根据会议需要，安排专人负责会议服务工作，包括茶水供应、会议资料发放、设备操作等。会议服务人员应着装整齐、举止文明、服务热情周到，为会议提供良好的服务保障。2.在会议期间，要及时关注参会人员的需求，提供必要的帮助和支持。如遇突发情况，要迅速采取措施妥善处理，并及时向会议主办部门报告。（三）会议秩序维护1.会议主办部门应安排专人负责会议秩序维护，确保会议期间会场安静、秩序井然。会议期间，参会人员应将手机调至静音或关机状态，不得随意走动、交头接耳、接听电话等。2.对违反会议纪律的行为要及时进行劝阻和制止，情节严重的要进行严肃批评教育，并记录在案。对于干扰会议正常进行的人员，可责令其离开会场。（四）会议记录与纪要整理1.会议主办部门应安排专人负责会议记录，准确记录会议内容，包括会议发言、讨论情况、形成的决议等。会议记录应使用专用的会议记录本，记录要详细、准确、完整，不得遗漏重要信息。2.会议结束后，会议记录人员应及时对会议记录进行整理，形成会议纪要初稿。会议纪要应客观、准确地反映会议主要内容和精神，突出会议讨论的重点问题和形成的决议。3.会议纪要初稿经会议主办部门负责人审核后，报会议主持人审定。审定后的会议纪要应及时印发给参会人员，并按照规定进行存档。五、会议经费管理（一）预算编制1.会议主办部门应根据会议方案和实际需要，编制会议经费预算。会议经费预算应包括会议场地租赁、会议材料印刷、餐饮、交通、设备租赁、会议服务等费用。2.会议经费预算应严格按照相关规定和标准进行编制，不得虚报、多报费用。预算编制要合理、准确，确保会议经费能够满足会议实际需要。（二）经费审批1.会议经费预算经本部门负责人审核签字后，报区委办公室或区政府办公室审批。区委办公室、区政府办公室对会议经费预算进行审核，重点审查预算的合理性、合规性等。对于重大会议的经费预算，需报区领导审批。2.经审批同意的会议经费预算，应严格按照预算执行。如需调整预算，应按照原审批程序重新报批。（三）经费报销1.会议结束后，会议主办部门应及时整理会议经费报销凭证，按照财务制度的规定进行报销。报销凭证应包括发票、收据、清单等，确保凭证真实、合法、有效。2.会议经费报销应严格按照审批后的预算执行，不得超预算报销。报销时，要填写详细的报销审批表，注明会议名称、时间、地点、参会人数、经费支出明细等内容，经本部门负责人审核签字后，报财务部门审核报销。3.财务部门应加强对会议经费报销的审核，对不符合规定的报销凭证不予报销。对于发现的违规报销行为，要及时进行纠正，并追究相关人员的责任。六、会议后续工作（一）会议精神传达贯彻1.会议主办部门应及时将会议精神传达给本部门及相关单位，组织干部职工认真学习领会会议精神，明确工作任务和要求。2.根据会议决议，制定具体的工作落实方案，明确责任分工和时间节点，确保会议精神得到有效贯彻落实。（二）会议决议跟踪反馈1.建立会议决议跟踪反馈机制，对会议决议的执行情况进行跟踪检查。会议主办部门应定期收集相关部门对会议决议的落实情况汇报，及时掌握工作进展。2.对会议决议执行过程中出现的问题，要及时进行协调解决。对于执行不力的部门和个人，要进行督促整改，确保会议决议得到有效执行。（三）会议资料