数字资源室管理办法

数字资源室管理办法一、总则（一）目的为加强公司数字资源室的管理，规范数字资源的收集、整理、存储、使用和维护，保障数字资源的安全与有效利用，提高公司信息化水平，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有涉及数字资源管理与使用的部门和人员。（三）定义1.数字资源：指公司在业务活动中产生或获取的以电子数据形式存在的各类信息资源，包括但不限于文档、表格、图片、音频、视频等。2.数字资源室：指公司设立的专门用于存储、管理数字资源的场所。（四）基本原则1.合法性原则：数字资源的管理与使用应符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.安全性原则：确保数字资源的存储安全，防止数据丢失、泄露、篡改等情况发生。3.规范性原则：对数字资源的分类、编号、存储等进行规范管理，便于查找与使用。4.共享性原则：在确保安全和保密的前提下，促进数字资源的合理共享，提高资源利用效率。二、管理职责（一）数字资源管理部门1.负责制定和完善数字资源室的各项管理制度，并监督执行。2.统筹规划数字资源的收集、整理、存储和维护工作。3.负责数字资源的分类、编号、编目等基础管理工作。4.定期对数字资源进行清查和盘点，确保资源的完整性和准确性。5.负责数字资源室的安全管理，包括网络安全、数据备份与恢复等。（二）各部门1.负责本部门数字资源的收集、整理，并及时提交至数字资源管理部门。2.按照规定的流程和权限使用数字资源，不得擅自复制、传播或泄露。3.配合数字资源管理部门做好数字资源的清查、盘点等工作。（三）使用人员1.严格遵守数字资源室的各项管理制度，正确使用数字资源。2.爱护数字资源设备，不得随意损坏或更改设备配置。3.如发现数字资源存在问题或异常情况，应及时报告数字资源管理部门。三、数字资源的收集与整理（一）收集范围1.公司内部产生的各类文件、报告、合同、报表等。2.业务活动中形成的电子数据，如销售数据、生产数据、客户信息等。3.引进的外部数字资源，如行业研究报告、法律法规文件等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责数字资源的收集工作，确保资源的及时、完整收集。2.收集的数字资源应格式规范、内容准确，符合公司业务需求。3.对于重要的数字资源，应同时收集相关的背景资料和说明文档。（三）整理方法1.按照数字资源的类型、主题、时间等因素进行分类。2.为每类数字资源编制唯一的编号，以便于管理和查询。3.建立数字资源的编目信息，包括名称、编号、日期、来源、摘要等。四、数字资源的存储（一）存储设备1.选用性能稳定、容量充足的存储设备，如服务器、磁盘阵列、磁带库等。2.定期对存储设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（二）存储方式1.根据数字资源的重要性和使用频率，采用不同的存储方式，如在线存储、近线存储和离线存储。2.对重要的数字资源进行多副本存储，并分别存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。（三）存储环境1.数字资源室应保持适宜的温度、湿度和通风条件，确保存储设备的正常运行。2.做好防火、防潮、防虫、防盗等安全措施，保障数字资源的安全存储。五、数字资源的使用（一）使用权限1.根据工作需要，为不同部门和人员设置相应的数字资源使用权限。2.使用权限分为查阅、下载、修改、删除等，应严格按照规定权限进行操作。（二）使用流程1.使用人员如需使用数字资源，应填写《数字资源使用申请表》，注明使用目的、资源名称、使用期限等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交至数字资源管理部门。3.数字资源管理部门根据权限进行审核，审核通过后为使用人员提供相应的访问权限。（三）使用规范1.使用人员应在授权范围内使用数字资源，不得擅自扩大使用范围或用于其他目的。2.对涉及公司机密的数字资源，应严格遵守保密规定，不得泄露。3.使用过程中如发现数字资源存在问题或错误，应及时反馈给数字资源管理部门。六、数字资源的维护与更新（一）定期维护1.数字资源管理部门应定期对数字资源进行检查和维护，确保资源的可用性。2.检查内容包括存储设备的运行状态、数据的完整性、编目信息的准确性等。（二）数据备份1.制定数据备份策略，定期对重要数字资源进行备份。2.备份数据应存储在安全的位置，并进行定期检查和恢复测试。（三）更新管理1.各部门应及时将数字资源的更新信息提交至数字资源管理部门。2.数字资源管理部门对更新后的数字资源进行审核和整理，确保资源的准确性和完整性。七、安全管理（一）网络安全1.建立数字资源室的网络安全防护体系，包括防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等。2.定期对网络系统进行安全扫描和漏洞修复，防止网络攻击和数据泄露。（二）数据安全1.对数字资源进行加密存储，确保数据在传输和存储过程中的安全性。2.严格控制数据的访问权限，对敏感数据进行特殊保护。3.制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。（三）人员安全1.对数字资源室的工作人员进行安全培训，提高安全意识和操作技能。2.规范工作人员的操作行为，防止因误操作导致数据安全事故。八、监督与检查（一）监督机制1.数字资源管理部门负责对数字资源室的管理情况进行日常监督。2.公司内部审计部门定期对数字资源室进行审计，检查管理制度的执行情况和数字资源的管理状况。（二）检查内容1.数字资源的收集、整理、存储、使用和维护情况。2.管理制度的执行情况，包括使用权限的设置、使用流程的规范等。3.安全措施的落实情况，如网络安全、数据安全等。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门和人员限期整改。2.对整改不