湖北省档案管理办法

湖北省档案管理办法一、总则（一）目的与依据为了加强档案管理，有效保护和利用档案，提高档案管理水平，服务经济社会发展，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合本省实际，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本省行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称单位）的档案管理活动。（三）基本原则档案管理工作应当遵循统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会各方面利用的原则。（四）管理体制省档案行政管理部门主管全省档案工作，对全省档案事业实行统筹规划、组织协调、监督和指导。县级以上档案行政管理部门主管本行政区域内的档案工作，对本行政区域内的档案事业实行统筹规划、组织协调、监督和指导。乡镇人民政府、街道办事处应当明确负责档案工作的机构或者人员，做好本辖区内的档案管理工作。二、档案机构及其职责（一）单位档案管理机构单位应当设立档案管理机构或者配备档案工作人员，负责本单位的档案管理工作，并对所属单位的档案工作进行监督和指导。单位档案管理机构或者档案工作人员的主要职责是：1.贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策；2.制定本单位的档案管理制度；3.负责收集、整理、保管和统计本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；4.开展档案的利用工作，为单位各项工作提供服务；5.对所属单位的档案工作进行监督和指导；6.组织档案业务培训和档案宣传工作。（二）档案馆各级国家档案馆负责收集、整理、保管和提供利用各自分管范围内的档案。档案馆的主要职责是：1.贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策；2.制定本馆的档案管理制度；3.负责接收、征集、整理、保管和统计档案；4.开展档案的编研工作，开发利用档案信息资源；5.依法向社会开放档案，为社会各方面提供服务；6.对馆藏档案进行鉴定和销毁；7.对下级档案馆的工作进行监督和指导。三、档案的收集与整理（一）档案收集1.单位应当建立健全档案收集制度，及时收集本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等不同载体的档案。2.对应当归档的文件材料，必须按照规定进行整理，由文书部门或者业务部门整理立卷，定期向档案管理机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有或者拒绝归档。3.单位在机构变动或者撤销、合并时，应当按照规定对档案进行清理和移交。4.档案馆应当按照国家有关规定，定期接收本级机关、团体、企业事业单位和其他组织以及撤销、合并单位的档案，并征集散存在社会上的对国家和社会具有保存价值的档案。（二）档案整理1.档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.归档文件材料应当齐全完整，已破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。3.整理档案应当按照国家和省档案行政管理部门规定的分类标准和方法进行，编制档号和目录。4.电子文件的整理应当符合国家有关电子文件管理的规定，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。四、档案的保管（一）保管条件1.单位应当为档案管理机构或者档案工作人员提供必要的办公场所和保管设施设备，确保档案的安全保管。2.档案馆应当具备符合国家规定的档案库房条件，配备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等设施设备。3.对重要电子档案应当实行异地备份保管，确保电子档案的安全。（二）档案保管期限档案保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。单位应当按照国家和省档案行政管理部门的规定，定期对档案进行鉴定，准确划分档案的保管期限。（三）档案的销毁1.对保管期满的档案，应当按照国家和省档案行政管理部门的规定进行鉴定，确无保存价值的，经单位负责人批准后销毁。2.销毁档案应当编制销毁清册，经单位负责人签署意见后，由档案管理机构或者档案工作人员监销。监销人应当在销毁清册上签名，并注明销毁日期。3.禁止擅自销毁档案。五、档案的利用（一）利用范围单位和个人持有合法证明，可以利用已开放的档案。单位因工作需要，可以利用未开放的档案。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应当按照国家有关规定进行管理和利用。（二）利用手续利用档案应当填写利用档案申请表，经档案管理机构或者档案工作人员审核同意后，在指定地点查阅。查阅重要档案或者档案原件，应当经单位负责人批准。利用电子档案应当按照档案管理机构或者档案工作人员的要求进行操作。（三）利用服务档案管理机构或者档案工作人员应当热情接待利用者，及时提供所需档案，并做好利用登记工作。档案馆应当积极开展档案编研工作，编辑出版档案资料，为社会提供多样化的档案信息服务。六、档案信息化建设（一）建设规划单位应当将档案信息化建设纳入本单位信息化建设总体规划，统筹安排，同步实施。档案馆应当制定档案信息化建设规划，加强档案信息化基础设施建设，提高档案信息化管理水平。（二）数据管理单位应当建立健全电子文件归档和电子档案管理制度，确保电子文件的真实、完整、可用和安全。档案馆应当加强对电子档案的接收、保管和利用，建立电子档案数据库，实现电子档案的数字化存储和网络化管理。（三）安全保障单位和档案馆应当加强档案信息化安全管理，建立健全安全管理制度，采取安全技术措施，保障档案信息系统的安全稳定运行。对重要档案信息系统应当进行安全等级保护，确保档案信息的安全保密。七、监督检查（一）监督检查主体县级以上档案行政管理部门应当依法对本行政区域内的档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案法律法规和方针政策的贯彻执行情况；2.档案管理机构和档案工作人员的配备情况；3.档案管理制度的建立和执行情况；4.档案的收集、整理、保管、利用等情况；5.档案信息化建设情况。（三）监督检查措施档案行政管理部门在监督检查中，可以采取下列措施：1.查阅、复制有关文件和资料；2.检查档案保管场所和设施设备；3.询问有关人员；4.责令改正违法行为。（四）法律责任对违反本办法规定的单位和个人，由档案行政管理部门责令限期改正；逾期不改正的，依法给予行政处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。八、附则（一）解释权本办法由湖北省档案行政管理部门负责解释。（二）