培训公司合同续签管理办法

培训公司合同续签管理办法

一、总则1.目的为加强本培训公司合同续签管理，保障公司与客户之间合作的持续性与稳定性，规范合同续签流程，维护双方合法权益，结合公司实际情况，特制定本办法。2.制定依据依据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规以及本培训公司的企业文化与运营理念制定。3.企业文化与设计理念体现本办法以公司“专注培训，成就梦想；客户至上，合作共赢”的企业文化为指导，秉持高效、公正、透明的设计理念，确保合同续签过程既符合法律规范，又能充分体现公司对客户的尊重与关怀，促进双方长期友好合作。二、适用范围1.员工适用范围本办法适用于培训公司全体涉及合同续签工作的员工，包括但不限于销售团队、客服团队、法务人员以及相关管理人员。这些员工在合同续签过程中承担着不同的职责，需严格按照本办法开展工作。2.客户适用范围适用于与本培训公司签订培训服务合同，且合同即将到期，有续签意向的所有客户。涵盖个人客户以及企业客户等各类客户群体。三、组织架构与职责分工1.销售团队-负责在合同到期前一定时间内（通常为[X]个月），主动与客户沟通续签意向，了解客户需求变化，收集客户对培训服务的反馈意见。-向客户介绍公司最新的培训产品和服务优惠政策，积极推动合同续签工作，解答客户关于续签合同的基本疑问。-将客户的续签意向、特殊需求等信息及时准确地反馈给客服团队和相关部门。2.客服团队-协助销售团队跟进合同续签事宜，对客户反馈的问题进行详细记录和分类处理。-协调公司内部资源，针对客户需求提供个性化的解决方案，提升客户满意度，促进合同续签。-负责整理客户在培训服务期间的各类数据，如培训出勤情况、学习成果等，为合同续签提供参考依据。3.法务人员-审核续签合同的条款和内容，确保合同符合法律法规要求，避免潜在的法律风险。-对合同续签过程中涉及的法律问题提供专业意见和建议，保障公司和客户的合法权益。-参与重大客户合同续签的谈判，从法律角度把控合同的严谨性和有效性。4.相关管理人员-负责对合同续签工作进行整体统筹和协调，制定合同续签的目标和策略。-审批续签合同的关键条款和优惠政策，确保公司利益最大化的同时兼顾客户合理需求。-对合同续签工作的绩效进行评估和监督，及时发现问题并做出调整。四、管理内容与流程1.续签意向沟通阶段-销售团队在合同到期前[X]个月，通过电话、邮件、上门拜访等方式与客户取得联系，询问客户是否有续签意向。-向客户发送续签意向调查问卷，了解客户对培训服务质量、培训内容、师资力量等方面的评价和意见，以及客户在新合同期内的培训需求变化。-销售团队根据客户反馈，整理形成《客户续签意向报告》，包括客户基本信息、原合同情况、续签意向、需求变化等内容，并及时提交给客服团队和相关部门。2.方案制定阶段-客服团队收到《客户续签意向报告》后，结合客户需求和公司现有资源，制定初步的续签服务方案。方案内容包括培训课程调整、服务升级措施、价格优惠政策等。-与法务人员沟通，确保续签服务方案在法律框架内可行。法务人员对方案中的合同条款进行初步审核，提出法律风险防范建议。-将初步续签服务方案提交给相关管理人员审批，管理人员根据公司经营目标和市场情况，对方案进行调整和确定最终版本。3.合同谈判阶段-由销售团队牵头，客服团队、法务人员和相关管理人员共同组成谈判小组，与客户就续签合同的具体条款和服务方案进行面对面谈判。-在谈判过程中，充分倾听客户意见和诉求，对客户关心的问题进行详细解答。同时，向客户介绍公司在新合同期内的服务优势和保障措施，增强客户续签信心。-谈判达成一致后，形成《合同谈判纪要》，明确双方达成的共识和需要进一步落实的事项。4.合同签订阶段-法务人员根据谈判结果，起草续签合同文本。合同文本应明确双方权利义务、培训服务内容、费用标准、支付方式、违约责任等关键条款。-将合同文本发送给客户进行审核确认，客户如有修改意见，及时进行沟通和调整。确保合同条款准确无误、双方理解一致。-双方对合同文本无异议后，安排合同签订仪式。合同签订可采用现场签订或线上签订（符合电子合同相关法律规定）等方式，确保合同签订的合法性和有效性。5.合同存档与跟进阶段-合同签订完成后，由专人负责将续签合同进行分类存档，建立合同档案库，方便后续查询和管理。-客服团队负责跟进合同执行情况，定期与客户沟通，了解客户对培训服务的满意度，及时解决客户在培训过程中遇到的问题。同时，向相关部门反馈客户意见和建议，为公司不断优化服务提供依据。五、权利与义务1.公司权利-有权根据市场情况和公司运营成本，制定合理的培训服务价格体系和续签优惠政策。-在客户未按照合同约定支付费用或违反合同其他条款时，有权按照合同约定追究客户违约责任。-有权对客户在培训期间的表现进行评估和记录，作为合同续签及后续合作的参考依据。2.公司义务-按照合同约定为客户提供高质量的培训服务，确保培训师资、课程内容、教学设施等符合承诺标准。-对客户的个人信息和商业机密严格保密，不得泄露给任何第三方。-在合同续签过程中，向客户充分披露相关信息，确保客户了解续签合同的条款、服务内容和费用标准等重要事项。3.客户权利-有权要求公司按照合同约定提供相应的培训服务，对培训服务质量不满意时，有权提出合理的改进意见和建议。-有权了解公司最新的培训产品和服务优惠政策，在合同续签时享受同等条件下的优先续签权。-有权要求公司对其个人信息和商业机密进行保密，如发现公司有泄露行为，有权追究公司法律责任。4.客户义务-按照合同约定及时支付培训服务费用，不得拖欠。-遵守公司的培训管理制度和相关规定，配合公司完成培训教学安排。-在合同到期前，如无续签意向，应提前[X]天书面通知公司。六、监督与考核机制1.监督机制-成立合同续签监督小组，成员包括公司高层管理人员、法务人员和内部审计人员。监督小组负责对合同续签全过程进行监督，确保续签工作符合法律法规、公司制度和流程要求。-定期对合同续签工作进行检查，包括续签意向沟通记录、谈判纪要、合同文本等文件资料的完整性和合规性。发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。-接受客户对合同续签工作的投诉和举报，对客户反映的问题进行调查核实，如情况属实，严肃处理相关责任人，并及时向客户反馈处理结果。2.考核机制-建立合同续签绩效考核体系，对参与合同续签工作的员工进行考核评价。考核指标包括合同续签率、客户满意度、续签合同金额等。-根据绩效考核结果，对表现优秀的员工给予表彰和奖励，如奖金、晋升机会、荣誉证书等；对未完成考核目标或在合同续签工作中存在严重失误的员工，进行相应的处罚，如扣减绩效奖金、警告、降职等。-将合同续签绩效考核结果与员工的薪酬调整、职业发展等挂钩，激励员工积极主动地做好合同续签工作，提高工作质量和效率。七、附则1.解释权本办法的解释权归本培训公司所有。公司有权根据法律法规、市场情况和公司发展需要，对本办法进行修订和完善。2.生效日期本办法自发布之日起生效实施。公司原有关于合同续签管