中间商采购管理办法

中间商采购管理办法总则目的为规范公司与中间商的采购合作行为，加强采购管理，保障采购质量，降低采购成本，防范采购风险，根据国家相关法律法规和公司实际情况，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司所有通过中间商进行的采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等各类采购项目。定义本办法所称中间商，是指在公司与供应商之间起到桥梁作用，促成交易达成的各类经济组织或个人。中间商可以是代理商、经销商、贸易商等。管理原则1.合法合规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和公司内部规章制度，确保交易的合法性和合规性。2.质量优先原则：在采购过程中，始终将产品或服务的质量放在首位，确保所采购的物资和服务符合公司的质量要求。3.成本效益原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。4.公开透明原则：采购过程应保持公开、公平、公正，信息透明，避免暗箱操作和不正当竞争。5.风险管理原则：对采购过程中的各类风险进行识别、评估和控制，采取有效的风险应对措施，确保采购活动的顺利进行。组织机构与职责采购管理委员会1.组成：由公司高层管理人员、采购部门负责人、财务部门负责人、质量控制部门负责人等相关人员组成。2.职责制定和修订公司的采购政策和战略。审议和批准重大采购项目的采购方案和供应商选择。协调解决采购过程中的重大问题和纠纷。监督和评估采购部门的工作绩效。采购部门1.职责负责制定和执行采购计划，组织实施采购活动。寻找、评估和选择合适的中间商和供应商。与中间商和供应商进行商务谈判，签订采购合同。跟踪采购订单的执行情况，确保按时、按质、按量交货。处理采购过程中的质量问题和退换货事宜。建立和维护采购档案和供应商数据库。质量控制部门1.职责制定采购物资和服务的质量标准和检验规范。对采购物资和服务进行检验和验收，确保符合质量要求。参与供应商的评估和选择，提供质量方面的建议和意见。处理采购过程中的质量投诉和质量事故。财务部门1.职责负责审核采购预算和采购合同的财务条款。办理采购款项的支付手续，监控采购资金的使用情况。进行采购成本的核算和分析，提供财务方面的建议和决策支持。审计部门1.职责对采购活动进行审计和监督，确保采购过程的合规性和透明度。检查采购合同的执行情况和采购资金的使用情况。发现和纠正采购过程中的违规行为和问题。中间商选择与评估选择标准1.资质与信誉：中间商应具有合法的经营资格和良好的商业信誉，无不良记录。2.专业能力：具备相关行业的专业知识和经验，能够提供优质的产品和服务。3.供应能力：拥有稳定的货源和充足的供应能力，能够满足公司的采购需求。4.价格优势：在保证质量的前提下，能够提供具有竞争力的价格。5.服务水平：提供良好的售前、售中、售后服务，包括技术支持、物流配送、退换货等。选择流程1.信息收集：采购部门通过多种渠道收集中间商的信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.初步筛选：根据选择标准对收集到的中间商信息进行初步筛选，确定潜在的合作对象。3.实地考察：对初步筛选出的中间商进行实地考察，了解其经营状况、生产能力、质量控制等情况。4.样品测试：要求中间商提供样品进行测试和检验，确保产品质量符合公司要求。5.综合评估：采购部门组织相关部门对中间商进行综合评估，根据评估结果确定合作的中间商。定期评估1.采购部门应定期对合作的中间商进行评估，评估周期一般为每年一次。2.评估内容包括中间商的业绩表现、产品质量、价格水平、服务质量、交货及时性等方面。3.根据评估结果，对表现优秀的中间商给予奖励和优先合作机会；对表现不佳的中间商进行警告、整改或终止合作。采购流程管理采购计划制定1.各部门根据生产经营需求和预算安排，制定本部门的采购需求计划。2.采购部门对各部门的采购需求计划进行汇总和审核，结合库存情况和市场供应情况，制定公司的采购计划。3.采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、采购时间、预算金额等内容。采购申请与审批1.各部门根据采购计划，填写采购申请表，注明采购原因、采购内容、预算金额等信息，并提交给采购部门。2.采购部门对采购申请表进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、预算的准确性等。3.对于重大采购项目，采购部门应组织相关部门进行论证和评估，并报采购管理委员会审批。采购订单下达1.采购部门根据审批通过的采购申请表，向选定的中间商下达采购订单。2.采购订单应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量要求、付款方式等条款。3.采购订单下达后，采购部门应及时与中间商确认订单内容，确保双方理解一致。采购合同签订1.对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应与中间商签订采购合同。2.采购合同应遵循国家法律法规和公司合同管理规定，明确双方的权利和义务。3.采购合同签订前，采购部门应组织相关部门对合同条款进行审核，确保合同条款合理、合法、公平。采购执行与跟踪1.采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时了解物资或服务的生产进度、运输情况等。2.如出现交货延迟、质量问题等情况，采购部门应及时与中间商沟通协商，采取相应的措施解决问题。3.采购部门应定期向相关部门反馈采购订单的执行情况，确保信息的及时传递和共享。验收与付款1.物资或服务到货后，质量控制部门应按照质量标准和检验规范进行验收。2.验收合格后，采购部门应及时办理入库手续，并根据合同约定的付款方式和时间，向财务部门申请付款。3.财务部门应严格审核采购发票和付款申请，确保付款金额准确、合规。采购风险管理风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险评估，识别可能存在的风险因素，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、物流风险等。2.风险识别可以采用问卷调查、专家评估、历史数据分析等方法。风险评估1.对识别出的风险因素进行评估，确定风险的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分类和排序，确定重点关注的风险。风险应对1.针对不同类型的风险，采取相应的风险应对措施，包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.风险应对措施应具体、可行，并明确责任人和时间要求。风险监控1.采购部门应建立风险监控机制，定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估。2.如发现风险情况发生变化或风险应对措施效果不佳，应及时调整风险应对策略。监督与审计内部监督1.采购部门应建立内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止出现违规行为。2.采购人员应严格遵守公司的采购政策和规章制度，廉洁自律，不得接受供应商的贿赂和不正当利益。审计监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计和监督，审计内容包括采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门应及时发现和纠正采购过程中的问题和违规行为，并提出改