询价比价管理办法

询价比价管理办法一、总则（一）目的为加强公司采购管理，规范询价比价行为，确保采购物资及服务的质量，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及下属单位的物资采购、工程发包、服务外包等涉及采购活动的询价比价管理。（三）基本原则1.公开公正原则：询价比价活动应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有机会参与，评审过程应公正客观，不受任何不正当因素影响。2.公平竞争原则：营造公平的竞争环境，鼓励供应商充分竞争，以获取最优的采购价格和服务。3.质量优先原则：在保证采购物资及服务质量的前提下，进行价格比较，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商。4.成本效益原则：通过科学合理的询价比价，实现采购成本的有效控制，提高公司整体效益。二、询价比价流程（一）采购申请1.各部门根据实际工作需要，填写采购申请表，详细注明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请表需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购需求分析1.采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行分析，明确采购物资及服务的技术标准、质量要求、交货期等关键要素。2.根据采购需求，制定采购策略，确定是采用招标、竞争性谈判、询价等采购方式。（三）供应商选择与邀请1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.根据采购需求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，并向其发出询价比价邀请。邀请方式可采用书面函件、电子邮件等。3.在邀请中，应明确告知供应商采购物资及服务的详细要求、报价截止时间、报价方式等信息。（四）询价文件编制1.采购部门根据采购需求编制询价文件。询价文件应包括询价函、采购需求明细、技术规格要求、质量标准、交货期、售后服务要求、报价表等内容。2.询价文件应确保内容完整、准确、清晰，避免产生歧义，以便供应商能够准确理解采购要求并进行报价。（五）供应商报价1.供应商收到询价文件后，应按照要求认真填写报价表，对采购物资及服务进行报价。报价应包括货物单价、总价、运费、税费等所有费用，并注明交货地点、交货期等相关信息。2.供应商应在规定的报价截止时间前，将报价文件密封送达采购部门或按照指定的方式提交报价。（六）报价文件接收与登记1.采购部门负责接收供应商的报价文件，并进行登记。登记内容包括供应商名称、报价文件接收时间、报价金额、交货期等信息。2.对收到的报价文件进行初步审查，检查报价文件的完整性、密封性等，如发现问题应及时与供应商沟通解决。（七）比价评审1.采购部门组织相关人员组成比价评审小组，成员应包括采购人员、技术专家、财务人员等。2.比价评审小组对各供应商的报价文件进行详细评审，主要从以下几个方面进行比较：价格比较：对各供应商的报价进行排序，比较价格高低，选择价格合理的供应商。质量比较：审查供应商提供的物资及服务质量是否符合采购要求，参考供应商的业绩、信誉等情况。交货期比较：评估供应商的交货期是否满足公司需求，能否按时交货。售后服务比较：考察供应商的售后服务承诺，包括维修、保养、培训等方面的服务内容和质量。3.比价评审小组应根据评审结果，填写比价评审记录，详细记录评审过程和结果，并给出推荐意见。（八）采购决策1.采购部门根据比价评审小组的推荐意见，结合公司实际情况，做出采购决策。2.采购决策应报公司主管领导审批，审批通过后确定最终的供应商。（九）合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括物资及服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.合同签订前，应进行合同审核，确保合同条款符合法律法规和公司利益要求。合同签订后，应及时归档保存。（十）采购执行与验收1.采购部门按照采购合同的要求，跟踪供应商的交货情况，确保供应商按时、按质、按量交货。2.物资到货后，采购部门组织相关部门进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等是否符合合同要求。3.验收合格后，采购部门办理入库手续，并按照合同约定支付货款。如验收不合格，应及时与供应商沟通协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。三、询价比价相关职责（一）采购部门职责1.负责采购活动的组织与实施，制定采购计划和采购策略。2.收集供应商信息，建立和维护供应商数据库。3.编制询价文件，邀请供应商报价，接收和登记报价文件。4.组织比价评审，提出采购决策建议。5.与选定的供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。（二）需求部门职责1.提出采购申请，明确采购物资及服务的需求。2.协助采购部门进行采购需求分析，提供技术支持和质量要求等方面的信息。3.参与采购合同的验收工作，对采购物资及服务的质量进行确认。（三）比价评审小组成员职责1.采购人员负责采购流程的协调和组织，对供应商的报价和商务条款进行比较分析。2.技术专家负责对采购物资及服务的技术规格、质量标准等进行评审，提供技术方面的专业意见。3.财务人员负责对采购成本、价格构成等进行审核，评估采购的经济效益。（四）公司主管领导职责1.审批采购决策，对重大采购项目进行决策。2.监督询价比价管理办法的执行情况，确保采购活动合法合规。四、询价比价监督与管理（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查询价比价流程是否合规，采购决策是否合理。2.审计部门应重点关注采购过程中的违规行为，如收受供应商贿赂、泄露商业机密等，对发现的问题及时进行调查处理，并提出改进建议。（二）投诉处理1.建立供应商投诉渠道，接受供应商对询价比价过程中不公平、不公正等问题的投诉。2.采购部门收到投诉后，应及时进行调查核实，并在规定时间内给予供应商答复。如投诉属实，应采取相应措施进行纠正，并对相关责任人进行处理。（三）档案管理1.采购部门应建立完善的询价比价档案管理制度，对采购活动中的各类文件和资料进行分类归档保存。2.档案内容应包括采购申请表、询价文件、报价文件、比价评审记录、采购合同等，确保档案资料完整、真实、可追溯。（四）绩效评估1.定期对采购部门的询价比价工作进行绩效评估，评估指标包括采购成本降低率、采购物资质量合格率、交货期按时率、供应商满意度等。2.根据绩效评估结果，对采购部门及相关人员进行奖惩，激励其不断提高询