规定电话管理办法

规定电话管理办法一、总则（一）目的为加强公司电话管理，规范电话使用行为，提高工作效率，确保通讯畅通，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司全体员工及公司配备的所有电话设备，包括固定电话、移动电话等。（三）基本原则1.规范使用原则：全体员工应严格按照本办法规定使用电话，确保通讯行为规范、有序。2.高效节约原则：在保证工作需要的前提下，合理控制电话费用支出，提高电话使用效率。3.安全保密原则：妥善保管电话设备，确保通讯内容安全保密，防止信息泄露。二、电话设备管理（一）设备配备1.根据工作需要，由公司统一为员工配备必要的电话设备，包括固定电话、移动电话等。2.员工应妥善保管所配备的电话设备，不得擅自转借、转让或丢失。如因个人原因造成设备损坏或丢失的，应照价赔偿。（二）设备维护1.公司定期对电话设备进行维护和保养，确保设备正常运行。2.员工发现电话设备出现故障时，应及时向公司行政部门报告，由行政部门安排专业人员进行维修。3.在设备维修期间，员工可根据实际情况申请临时使用备用电话设备，以保证工作不受影响。（三）设备更新1.随着公司业务发展和技术进步，公司将适时对电话设备进行更新换代。2.电话设备更新时，公司将根据员工工作岗位的实际需求，合理配置新设备，并做好设备交接工作。三、固定电话管理（一）使用规定1.固定电话主要用于公司内部工作联系，不得用于私人事务。2.拨打固定电话时，应直接拨打对方电话号码，不得使用总机转接。3.如需拨打长途电话，应提前填写《长途电话使用申请表》，经部门负责人批准后，方可拨打。申请表应注明拨打时间、对方号码、通话事由等信息。4.禁止利用固定电话拨打声讯台、进行网上聊天或从事其他与工作无关的活动。（二）费用控制1.公司对固定电话费用实行限额管理，各部门应根据实际工作需要，合理控制电话费用支出。2.每月末，公司行政部门将统计各部门固定电话费用支出情况，并进行公示。如发现某部门费用超出限额，将对该部门负责人进行通报批评，并要求其说明原因，提出整改措施。3.对于因工作需要确需增加固定电话费用支出的部门，应提前向公司行政部门提出书面申请，经公司领导批准后，方可调整费用限额。四、移动电话管理（一）使用规定1.移动电话主要用于员工在工作时间内外与公司内部及外部的工作联系，员工应确保手机24小时开机，以便及时接收工作信息和处理工作事务。2.员工在使用移动电话时，应注意语言文明、态度礼貌，不得在电话中使用不文明语言或进行争吵。3.禁止利用移动电话在工作时间内从事与工作无关的活动，如玩游戏、看视频、听音乐等。（二）费用报销1.公司为员工提供移动电话费用补贴，补贴标准根据员工工作岗位和工作性质确定。2.员工应在每月末将当月移动电话费用发票整理好，填写《移动电话费用报销申请表》，经部门负责人审核、财务部门审批后，方可报销。报销金额不得超过公司规定的补贴标准。3.如员工当月移动电话费用超出补贴标准，超出部分由员工个人承担。如因特殊情况需要增加补贴标准的，应提前向公司行政部门提出书面申请，经公司领导批准后，方可调整。（三）安全保密1.员工应妥善保管移动电话，防止丢失或被盗。如发生丢失或被盗情况，应及时向公司行政部门报告，并采取必要的措施，如挂失、报警等，以防止信息泄露。2.禁止在移动电话中存储公司机密信息或敏感数据，如确因工作需要存储的，应采取加密等安全措施，确保信息安全。3.在涉及公司机密事务的场合，员工应关闭移动电话或调至静音状态，避免因电话铃声或震动影响工作。五、通讯费用管理（一）费用核算1.公司行政部门负责每月对固定电话和移动电话费用进行核算，确保费用准确无误。2.核算内容包括通话费用、月租费用、增值业务费用等。对于不符合公司规定的费用支出，行政部门有权予以剔除。（二）费用支付1.公司财务部门根据行政部门核算的结果，按时支付电话费用。2.在支付电话费用前，财务部门将对费用发票进行审核，确保发票真实、合法、有效。如发现发票存在问题，将不予支付，并要求相关人员重新提供合格发票。（三）费用审计1.公司定期对电话费用支出情况进行审计，检查是否存在违规使用电话、虚报费用等问题。2.审计部门将根据审计结果提出处理意见，对于违规行为，将按照公司相关规定进行严肃处理。六、通讯安全管理（一）信息保密1.员工在使用电话进行通讯时，应严格遵守公司信息保密制度，不得泄露公司机密信息和敏感数据。2.禁止在电话中谈论涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等内容。如因工作需要必须提及的，应采取必要的保密措施，确保信息安全。（二）网络安全1.对于使用移动电话接入公司网络的员工，应严格遵守公司网络安全规定，不得利用网络从事违法违规活动。2.禁止在移动电话中安装未经公司批准的软件或应用程序，防止因软件安全漏洞导致公司网络安全事故。（三）应急处理1.如发生电话通讯中断、信息泄露等突发事件，员工应立即向公司行政部门报告，并配合公司采取相应的应急措施，确保通讯尽快恢复正常，信息安全得到保障。2.公司行政部门应建立健全电话通讯应急处理机制，定期组织应急演练，提高应对突发事件的能力。七、监督与考核（一）监督检查1.公司行政部门负责对员工电话使用情况进行日常监督检查，发现问题及时纠正。2.监督检查内容包括电话设备使用情况、通讯费用支出情况、通讯安全情况等。（二）考核评价1.公司将员工电话使用情况纳入绩效考核体系，作为员工绩效评价的重要依据之一。2.考核评价指标包括电话使用规范程度、通讯费用控制情况、通讯安全保障情况等。对于电话使用表现优秀的员工，公司将给予表彰和奖励；对于违反本办法规定的员工，公司将视情节轻重给予批评教育、扣减绩效分数、经济处罚等处理。八、附则（