采购非标管理办法

采购非标管理办法总则目的为规范公司非标采购行为，加强对非标采购的管理与控制，确保采购的非标产品或服务满足公司生产、经营及项目需求，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，根据国家相关法律法规和公司实际情况，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司内所有非标采购活动，包括但不限于非标设备、非标零部件、非标原材料、非标服务等的采购。定义非标采购是指采购的产品或服务在规格、型号、技术参数、质量标准等方面不符合国家或行业通用标准，需要根据公司特定需求进行定制或专门设计的采购行为。采购原则1.需求导向原则：以公司实际生产、经营和项目需求为依据，确保采购的非标产品或服务能够满足使用要求。2.质量优先原则：严格把控采购质量，选择具有良好信誉和质量保障能力的供应商，确保所采购的非标产品或服务符合规定的质量标准。3.成本效益原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。4.合规合法原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司内部规章制度，确保采购行为的合法性和合规性。5.公开透明原则：采购过程应保持公开、公平、公正，接受公司内部和外部的监督，防止暗箱操作和不正当竞争。管理职责采购部门1.负责制定和完善非标采购管理制度和流程。2.组织开展非标采购项目的市场调研，收集供应商信息，建立和维护供应商数据库。3.负责非标采购项目的招标、询价、谈判等采购活动的组织和实施。4.与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况，协调解决合同执行过程中出现的问题。5.负责采购发票的审核和采购款项的支付申请。6.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议。使用部门1.提出非标采购需求，明确采购产品或服务的规格、型号、技术参数、质量标准等要求。2.参与供应商的选择和评价，对采购产品或服务的技术方案进行审核和确认。3.负责采购产品或服务的验收工作，对验收结果负责。4.配合采购部门处理采购过程中出现的技术问题。质量控制部门1.参与非标采购项目的技术方案评审，对采购产品或服务的质量标准和检验方法提出意见和建议。2.对采购产品或服务进行质量检验和监督，确保其符合规定的质量标准。3.对供应商的质量管理体系进行评估和审核，提出改进要求。4.处理采购产品或服务的质量投诉和质量事故。财务部门1.参与非标采购项目的预算编制和审核，对采购资金进行管理和监督。2.审核采购合同中的付款条款，办理采购款项的支付手续。3.对采购成本进行核算和分析，提出成本控制建议。法务部门1.对采购合同进行法律审核，确保合同条款符合法律法规的要求，防范法律风险。2.处理采购过程中出现的法律纠纷。采购流程需求申请1.使用部门根据实际工作需要，填写《非标采购申请表》，详细说明采购产品或服务的名称、规格、型号、技术参数、质量标准、数量、预计金额、使用时间等信息，并附相关技术文件和图纸。2.《非标采购申请表》经使用部门负责人审核签字后，报分管领导审批。对于重大非标采购项目，还需报公司总经理审批。采购计划制定1.采购部门根据审批通过的《非标采购申请表》，结合公司的生产经营计划和资金状况，制定非标采购计划。2.采购计划应包括采购项目名称、采购数量、采购预算、采购时间、采购方式等内容。3.采购计划经采购部门负责人审核签字后，报分管领导审批。供应商选择与评价1.采购部门根据采购项目的特点和要求，通过市场调研、网络搜索、行业推荐等方式，收集潜在供应商信息。2.对潜在供应商进行初步筛选，选择符合基本要求的供应商进行进一步的考察和评价。3.组织使用部门、质量控制部门等相关人员对供应商进行实地考察，了解供应商的生产能力、技术水平、质量管理体系、售后服务等情况。4.根据考察和评价结果，建立合格供应商名录。对于重大非标采购项目，还需组织专家对供应商进行综合评审。采购方式选择1.非标采购可采用招标、询价、竞争性谈判、单一来源采购等方式。2.对于采购金额较大、技术复杂的非标采购项目，应采用招标方式进行采购。3.对于采购金额较小、技术相对简单的非标采购项目，可采用询价、竞争性谈判等方式进行采购。4.对于只能从唯一供应商处采购的非标采购项目，可采用单一来源采购方式。采购实施1.招标采购采购部门根据采购项目的要求，编制招标文件。招标文件应包括招标项目名称、招标范围、技术要求、投标报价要求、评标标准、合同主要条款等内容。发布招标公告，邀请合格供应商参加投标。组织开标、评标和定标工作。评标委员会由采购部门、使用部门、质量控制部门等相关人员组成，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标供应商。与中标供应商签订采购合同。2.询价采购采购部门向合格供应商发出询价单，要求供应商在规定的时间内报价。对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、质量可靠的供应商进行谈判。与选定的供应商签订采购合同。3.竞争性谈判采购采购部门邀请不少于三家合格供应商进行谈判。谈判小组与供应商就采购项目的技术要求、价格、交货期等内容进行谈判。根据谈判结果，确定成交供应商。与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购采购部门与唯一供应商进行谈判，确定采购价格和合同条款。与供应商签订采购合同。合同签订与执行1.采购部门与供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务，包括采购产品或服务的名称、规格、型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.合同签订后，采购部门应及时将合同副本发送给使用部门、质量控制部门、财务部门等相关部门。3.采购部门跟踪合同执行情况，定期与供应商沟通，了解生产进度和交货情况。对于可能影响合同执行的问题，及时采取措施解决。4.使用部门按照合同要求做好接收货物或服务的准备工作。验收与付款1.货物或服务到达后，使用部门组织质量控制部门等相关人员按照合同要求和质量标准进行验收。2.验收合格后，使用部门填写《验收报告》，经使用部门负责人签字确认后，报采购部门和财务部门。3.采购部门根据《验收报告》和采购合同的约定，办理采购款项的支付申请手续。4.财务部门审核采购款项支付申请，按照公司的财务管理制度办理付款手续。质量控制技术方案评审1.在采购项目实施前，采购部门组织使用部门、质量控制部门等相关人员对供应商提供的技术方案进行评审。2.评审内容包括技术方案的可行性、先进性、可靠性、安全性等方面。3.对评审中发现的问题，要求供应商进行修改和完善，直至技术方案通过评审。生产过程监控1.对于重要的非标采购项目，采购部门可要求供应商提供生产进度计划，并定期对生产过程进行监控。2.质量控制部门可根据需要对供应商的生产过程进行质量抽检，确保产品质量符合要求。验收标准制定1.使用部门和质量控制部门根据采购项目的要求和相关标准，制定详细的验收标准。2.验收标准应包括产品的外观、尺寸、性能、功能等方面的要求。验收流程1.货物或服务到达后，使用部门首先进行外观检查和数量核对。2.外观检查和数量核对无误后，进行性能测试和功能检验。3.对于需要进行第三方检测的产品，应委托有资质的检测机构进行检测。4.验收合格后，使用部门出具《验收报告》；验收不合格的，应及时通知供应商进行整改，直至验收合格为止。风险管理风险识别1.采购部门定期对非标采购过程中可能出现的风险进行识别和分析，主要风险包括供应商风险、技术风险、质量风险、合同风险、市场风险等。2.建立风险预警机制，及时发现潜在风险。风险评估1.对识别出的风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分类和排序，确定重点关注的风险。风险应对措施1.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。2.对于供应商风险，可采取增加供应商数量、加强供应商管理等措施。3.对于技术风险，可加强技术方案评审、与供应商签订技术协议等措施。4.对于质量风险，可加强质量控制、严格验收标准等措施。5.对于合同风险，可加强合同管理、聘请法律顾问等措施。6.对于市场风险，可密切关注市场动态、合理安排采购时间等措施。监督与审计内部监督1.公司内部审计部门定期对非标