请车报销管理办法

请车报销管理办法一、总则（一）目的为了加强公司车辆使用管理，规范请车报销流程，合理控制费用支出，提高车辆使用效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司全体员工因公务需要使用车辆的请车及报销事宜。（三）基本原则1.严格审批原则：请车必须经过严格的审批流程，确保用车需求合理、必要。2.据实报销原则：报销费用应与实际发生的费用相符，不得虚报、多报。3.成本控制原则：在满足公务用车需求的前提下，尽量降低车辆使用成本。二、请车管理（一）请车流程1.用车人提前[X]个工作日填写《请车申请表》，详细说明用车事由、起止时间、地点、预计里程等信息。2.将《请车申请表》提交给部门负责人审批，部门负责人根据工作需要对用车申请进行审核，并签署意见。3.经部门负责人批准后，用车人将《请车申请表》提交给车辆管理部门。车辆管理部门根据车辆使用情况进行调度安排，如遇车辆紧张等特殊情况，有权调整用车计划。4.车辆管理部门将批准的《请车申请表》交给出车司机，司机根据申请表安排出车任务。（二）请车审批权限1.部门内部短途用车（里程在[X]公里以内），由部门负责人审批。2.跨部门用车或长途用车（里程超过[X]公里），需经部门负责人和分管领导审批。3.涉及公司重要活动、紧急公务等特殊情况的用车，需经总经理审批。（三）特殊情况请车1.因突发紧急情况需要临时用车的，用车人可先电话向车辆管理部门说明情况，并在用车后[X]个工作日内补办《请车申请表》审批手续。2.对于临时性、突发性的短途用车需求，车辆管理部门可根据实际情况进行灵活调配，但事后需及时补办相关手续。三、车辆使用管理（一）司机职责1.司机应严格遵守交通法规，安全驾驶，确保行车安全。2.按照《请车申请表》的要求，按时、准确地将用车人送达指定地点。3.出车前，司机应对车辆进行检查，确保车辆性能良好，各项设施齐全有效。4.行车过程中，司机应保持车辆整洁卫生，爱护车内设施。5.完成出车任务后，司机应及时将车辆停放在指定地点，并做好车辆的清洁、保养工作。（二）车辆调度1.车辆管理部门应根据车辆使用情况和各部门用车需求，合理调度车辆，提高车辆使用效率。2.对于多人同时申请用车且目的地相同或相近的情况，车辆管理部门应尽量安排拼车，以减少车辆使用数量。3.在车辆调度过程中，如遇特殊情况需要调整用车计划，车辆管理部门应及时与相关部门和用车人沟通协调，并做好记录。（三）车辆维修与保养1.车辆维修保养由车辆管理部门统一安排，司机发现车辆存在故障或需要保养时，应及时向车辆管理部门报告。2.车辆管理部门根据车辆实际情况，选择正规的维修保养厂家进行维修保养，并对维修保养费用进行审核。3.车辆维修保养费用应按照公司财务制度进行报销，报销时需提供维修保养发票、维修清单等相关凭证。四、报销管理（一）报销范围1.车辆租赁费用：因公司车辆不足或特殊情况需要租赁车辆的，租赁费用可按规定报销。2.燃油费用：车辆在使用过程中消耗的燃油费用。3.过路过桥费用：车辆在行驶过程中产生的过路过桥费用。4.停车费用：车辆在停车场所产生的停车费用。5.车辆维修保养费用：按照规定进行车辆维修保养所发生的费用。（二）报销标准1.燃油费用：根据车辆实际行驶里程和油耗标准进行报销。油耗标准由车辆管理部门根据车型、车况等因素制定，并报公司领导审批后执行。2.过路过桥费用：按照实际发生的费用报销。3.停车费用：按照实际发生的费用报销。4.车辆维修保养费用：按照公司与维修保养厂家签订的合同或协议进行报销。（三）报销流程1.司机在完成出车任务后，应及时整理好相关费用发票，并填写《请车报销单》，详细注明用车日期、起止地点、里程数、费用明细等信息。2.将《请车报销单》和相关费用发票提交给车辆管理部门审核。车辆管理部门对报销内容的真实性、合理性进行审核，并签署意见。3.经车辆管理部门审核通过后，用车人将《请车报销单》和相关费用发票提交给财务部门。财务部门按照公司财务制度进行报销审核，审核无误后予以报销。（四）报销时间1.司机应在每月[X]日前将上月的请车报销凭证整理好并提交给车辆管理部门。2.车辆管理部门应在收到司机报销凭证后的[X]个工作日内完成审核工作，并提交给财务部门。3.财务部门应在收到车辆管理部门审核通过的报销凭证后的[X]个工作日内完成报销支付工作。五、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对请车报销情况进行审计，检查请车流程是否合规、报销费用是否合理、凭证是否齐全等。（二）违规处理1.对于违反本办法规定的请车报销行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、取消用车资格等。2.如发现员工虚报、多报请车费用等违规行为，公司将追回违规报销的费用，并按照公司相关规定进行严肃处理；情节严重的，将依法追究法律责