采购跟单管理办法

采购跟单管理办法总则目的为了规范公司采购跟单工作流程，提高采购效率，确保所采购的物资和服务按时、按质、按量供应，降低采购成本，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本管理办法。适用范围本办法适用于公司内所有采购跟单相关工作，涵盖原材料、设备、办公用品、服务等各类采购业务。定义采购跟单是指在采购业务过程中，采购人员对采购订单从下达至货物验收、付款等一系列环节进行跟踪、协调和监控的工作过程。职责分工1.采购部门：负责采购订单的下达、跟单过程中的沟通协调、问题处理以及与供应商的商务谈判等工作。2.质量控制部门：负责对采购物资的质量进行检验和验收，提供质量反馈。3.仓库管理部门：负责物资的接收、存储和发放，提供物资入库和库存信息。4.财务部门：负责采购款项的支付和相关财务核算，提供资金使用情况。采购跟单流程采购订单下达1.需求确认：采购部门根据各部门提交的采购申请，与需求部门进行沟通，确认采购物资的规格、型号、数量、质量要求、交货时间等信息。2.供应商选择：采购人员根据公司的供应商管理体系，选择合适的供应商，并进行询价、比价、议价等工作，确定最终供应商。3.订单生成：采购人员根据确认的采购信息和选定的供应商，生成采购订单。采购订单应明确采购物资的详细信息、价格、交货地点、交货时间、付款方式等条款。4.订单审批：采购订单需经过相关部门和领导的审批，审批通过后正式下达给供应商。跟单过程监控1.初期跟进：采购订单下达后，采购人员应及时与供应商确认订单的接收情况，并了解供应商的生产计划和交货安排。对于重要物资或紧急订单，采购人员应要求供应商提供详细的生产进度计划。2.生产进度跟踪：采购人员应定期与供应商沟通，了解采购物资的生产进度。对于生产过程中出现的问题，如原材料短缺、设备故障等，采购人员应及时与供应商协商解决方案，并跟踪问题的解决情况。3.交货期监控：在临近交货期时，采购人员应再次与供应商确认交货时间和交货方式。如供应商无法按时交货，采购人员应要求供应商提供延迟交货的原因和预计交货时间，并及时向公司相关部门通报情况，协调解决方案。4.运输跟踪：对于需要运输的物资，采购人员应了解运输方式和运输进度。如选择第三方物流运输，采购人员应与物流公司保持联系，确保物资按时、安全到达交货地点。到货验收1.到货通知：供应商发货后，应及时通知采购人员和仓库管理部门预计到货时间。采购人员应将到货信息及时传达给相关部门。2.验收准备：仓库管理部门在物资到货前，应做好验收准备工作，包括清理验收场地、准备验收工具等。质量控制部门应安排人员对到货物资进行检验。3.验收流程：物资到货后，仓库管理部门应按照采购订单和相关标准对物资的数量、规格、型号等进行初步验收。质量控制部门对物资的质量进行检验，出具检验报告。对于验收合格的物资，仓库管理部门办理入库手续；对于验收不合格的物资，采购人员应及时与供应商协商退货、换货或补货等解决方案。付款结算1.发票核对：采购人员在收到供应商开具的发票后，应核对发票的内容与采购订单和验收报告是否一致。如发现发票有误，应及时与供应商沟通更正。2.付款申请：采购人员根据采购合同和发票信息，填写付款申请单，经相关部门和领导审批后，提交给财务部门。3.付款执行：财务部门按照审批通过的付款申请单，办理付款手续。付款完成后，采购人员应及时与供应商确认款项到账情况。采购跟单文档管理文档内容1.采购申请：各部门提交的采购需求申请，应包含采购物资的详细信息和申请原因。2.采购订单：记录采购业务的详细条款和交易信息。3.供应商报价单：供应商提供的物资报价信息。4.生产进度报告：供应商提供的采购物资生产进度情况。5.运输单据：包括提单、运单等，记录物资的运输情况。6.验收报告：质量控制部门出具的物资验收结果报告。7.发票：供应商开具的采购物资发票。8.付款凭证：财务部门办理付款手续的相关凭证。文档整理与归档1.采购人员：负责收集和整理采购跟单过程中的各类文档，确保文档的完整性和准确性。2.定期归档：采购人员应定期将整理好的文档移交至公司档案管理部门进行归档。归档的文档应按照采购项目进行分类，便于查询和管理。文档查阅与保密1.查阅权限：公司内部人员因工作需要查阅采购跟单文档时，应按照公司的档案管理规定办理查阅手续。2.保密要求：采购跟单文档涉及公司的商业机密和供应商信息，相关人员应严格遵守公司的保密制度，不得泄露文档内容。采购跟单问题处理问题分类1.供应商问题：包括供应商交货延迟、质量不合格、价格变动等。2.内部协调问题：如需求部门需求变更、部门之间沟通不畅等。3.不可抗力问题：如自然灾害、政策法规变化等导致的采购业务受阻。处理原则1.及时沟通：发现问题后，采购人员应及时与相关方进行沟通，了解问题的详细情况。2.积极协商：与供应商或内部相关部门协商解决方案，寻求双方都能接受的处理方式。3.记录备案：对问题的处理过程和结果进行详细记录，以备后续查询和分析。具体处理措施1.供应商交货延迟：采购人员应要求供应商提供延迟交货的原因和预计交货时间，并根据情况要求供应商给予一定的补偿。如延迟交货影响到公司的生产经营，采购人员应及时寻找替代供应商或采取其他应急措施。2.质量不合格：对于验收不合格的物资，采购人员应要求供应商及时退货、换货或补货。如因质量问题给公司造成损失，采购人员应与供应商协商赔偿事宜。3.价格变动：如供应商提出价格变动要求，采购人员应与供应商进行谈判，了解价格变动的原因，并根据市场行情和公司利益进行协商。如价格变动不合理，采购人员应拒绝供应商的要求。4.内部协调问题：采购人员应加强与内部各部门的沟通和协调，及时解决需求变更、信息传递不畅等问题。对于因内部协调问题导致的采购延误，应明确责任并采取相应的改进措施。5.不可抗力问题：如遇到不可抗力事件，采购人员应及时与供应商沟通，了解事件对采购业务的影响，并根据情况协商解决方案。如需要，采购人员应及时向公司领导汇报情况，寻求支持和决策。采购跟单绩效评估评估指标1.交货及时率：实际按时交货的订单数量与应交货订单数量的比例。2.质量合格率：验收合格的物资数量与采购物资总数量的比例。3.成本控制率：实际采购成本与预算采购成本的比例。4.供应商满意度：通过对供应商的调查和评价，了解供应商对公司采购业务的满意度。评估方法1.定期评估：采购部门应定期（如每月、每季度、每年）对采购跟单工作进行绩效评估。2.数据统计：收集和整理采购跟单过程中的相关数据，如交货时间、质量检验结果、采购成本等，作为评估的依据。3.综合评价：结合评估指标和数据统计结果，对采购人员的工作绩效进行综合评价。评估结果应用1.激励措施：对于绩效优秀的采购人员，公司应给予适当的奖励，如奖金、晋升等。