采购耗材管理办法

采购耗材管理办法总则目的为加强公司采购耗材的管理，规范采购耗材的采购、使用、库存等环节，提高采购耗材的使用效率，降低公司运营成本，保障公司各项工作的正常开展，根据国家相关法律法规和公司实际情况，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司内部各部门、各分支机构的采购耗材管理活动。本办法所指的采购耗材是指公司在日常办公、生产经营过程中所消耗的各类物资，包括但不限于办公用品、电脑耗材、打印复印纸、清洁用品、劳保用品等。管理原则1.统一管理原则：公司采购耗材实行统一管理，由行政部门或指定的专门部门负责采购耗材的采购、发放、库存管理等工作。2.按需采购原则：采购耗材的采购应根据各部门的实际需求进行，避免盲目采购和浪费。3.节约成本原则：在保证采购耗材质量的前提下，应通过合理采购、优化库存等方式降低采购成本。4.监督检查原则：建立健全采购耗材管理的监督检查机制，加强对采购、使用、库存等环节的监督检查，确保采购耗材管理工作的规范、透明。采购管理采购计划制定1.各部门应在每月末根据本部门的实际需求和工作安排，制定下一个月的采购耗材需求计划，并提交给行政部门。2.行政部门应汇总各部门的采购需求计划，结合库存情况，制定公司的采购计划。采购计划应包括采购耗材的名称、规格、型号、数量、预算等内容。3.采购计划应经公司领导审批后执行。对于紧急采购需求，可由部门负责人提出申请，经公司领导批准后进行采购。供应商选择1.行政部门应建立供应商信息库，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行综合评估，选择合格的供应商。2.对于常用的采购耗材，应与供应商签订长期供货合同，明确双方的权利和义务，确保供货的稳定性和质量。3.在选择供应商时，应遵循公开、公平、公正的原则，避免与关联方进行交易，防止利益输送。采购流程1.采购人员应根据采购计划，向选定的供应商发出采购订单。采购订单应明确采购耗材的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点等内容。2.供应商应按照采购订单的要求及时供货。采购人员应在收到货物后，对货物的数量、质量、规格等进行验收。验收合格的，应办理入库手续；验收不合格的，应及时与供应商协商解决。3.采购人员应根据验收结果，及时与供应商进行结算。结算时，应提供合法有效的发票和相关凭证。采购监督1.公司审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购计划的执行情况、供应商选择的合理性、采购流程的规范性等。2.各部门应加强对采购活动的监督，发现问题及时向行政部门或公司领导反映。对于采购过程中的违规行为，应依法依规进行处理。使用管理使用申请1.各部门员工需要使用采购耗材时，应填写《采购耗材使用申请表》，注明使用耗材的名称、规格、型号、数量、用途等内容，并经部门负责人审批。2.对于贵重或限量使用的采购耗材，应经公司领导审批后使用。发放管理1.行政部门应根据各部门的使用申请，及时发放采购耗材。发放时，应做好登记工作，记录发放的时间、名称、规格、型号、数量、领取人等信息。2.对于一次性使用的采购耗材，应按照实际需求发放；对于可重复使用的采购耗材，应建立领用归还制度，定期进行盘点。使用监督1.各部门应加强对本部门员工使用采购耗材的管理，教育员工节约使用耗材，避免浪费。2.行政部门应定期对各部门的采购耗材使用情况进行检查，发现浪费现象应及时进行纠正。对于违规使用采购耗材的行为，应按照公司相关规定进行处理。库存管理库存盘点1.行政部门应定期对采购耗材的库存进行盘点，一般每月进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点时，应核对库存数量与账目是否相符，检查库存耗材的质量状况。2.对于盘点中发现的盘盈、盘亏、损坏等情况，应查明原因，及时进行处理。对于盘盈的耗材，应办理入库手续；对于盘亏的耗材，应查明责任，进行赔偿；对于损坏的耗材，应及时进行报废处理。库存预警1.行政部门应根据采购耗材的使用情况和采购周期，设定合理的库存预警线。当库存数量低于预警线时，应及时通知采购人员进行采购。2.对于积压的采购耗材，应及时进行处理，可通过内部调剂、降价销售等方式减少库存积压。库存安全1.行政部门应建立库存管理制度，加强对库存耗材的安全管理。库存耗材应分类存放，保持通风、干燥、整洁，防止受潮、发霉、损坏等。2.应设置专人负责库存管理，严格出入库手续，确保库存耗材的安全。对于贵重或易燃易爆的采购耗材，应采取特殊的保管措施。财务管理预算管理1.公司财务部门应根据公司的年度经营计划和采购耗材的使用情况，制定采购耗材的预算。采购耗材预算应纳入公司的年度预算管理体系。2.各部门应严格按照预算使用采购耗材，不得超预算支出。对于超预算的采购需求，应按照公司的预算调整程序进行审批。费用核算1.财务部门应建立采购耗材费用核算制度，对采购耗材的采购成本、使用成本、库存成本等进行核算。采购耗材费用应按照部门进行分摊，计入各部门的成本费用。2.应定期对采购耗材费用进行分析，找出费用控制的关键点，采取有效措施降低采购耗材费用。审计监督1.公司审计部门应定期对采购耗材的财务管理情况进行审计，检查预算的执行情况、费用核算的准确性、资金使用的合规性等。2.对于审计中发现的问题，应及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。对于违规行为，应依法依规进行处理。监督与考核监督机制1.公司应建立健全采购耗材管理的监督机制，加强对采购、使用、库存、财务等环节的监督检查。2.审计部门、纪检部门等应定期对采购耗材管理工作进行专项检查，发现问题及时进行处理。3.各部门应加强对本部门采购耗材管理工作的自我监督，确保各项制度的落实。考核指标1.公司应建立采购耗材管理的考核指标体系，对各部门的采购耗材管理工作进行考核。考核指标应包括采购成本控制、使用效率、库存管理、合规性等方面。2.考