物料代码管理办法

物料代码管理办法一、总则（一）目的为了规范公司物料代码的管理，提高物料管理的准确性和效率，确保物料信息的一致性和可追溯性，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有物料代码的创建、使用、维护和废止等管理活动。（三）定义1.物料代码：是指公司为了便于物料的识别、管理和信息化处理，为每一种物料赋予的唯一标识符。2.物料：包括原材料、零部件、半成品、成品、包装材料等各类用于生产、经营活动的物品。（四）管理原则1.唯一性原则：每种物料只能有一个唯一的物料代码。2.稳定性原则：物料代码一经确定，在一定时期内保持稳定，避免频繁变更。3.系统性原则：物料代码的编制应符合公司整体的物料分类体系和管理要求，具有系统性和逻辑性。4.实用性原则：物料代码应便于记忆、使用和计算机系统处理，满足实际管理工作的需要。二、职责分工（一）物料管理部门1.负责制定和完善物料代码管理制度，并组织实施。2.负责物料代码的整体规划和设计，确定物料分类体系和编码规则。3.负责物料代码的创建、审核、分配和维护工作。4.定期对物料代码的使用情况进行检查和清理，确保代码的准确性和有效性。（二）各业务部门1.负责本部门物料代码的申请、使用和反馈工作。2.协助物料管理部门进行物料代码的清理和优化工作，提供相关物料信息和使用需求。（三）信息技术部门1.负责在公司信息系统中建立和维护物料代码数据库，确保物料代码与信息系统的有效集成。2.提供技术支持，保障物料代码在信息系统中的准确应用和数据安全。三、物料分类体系（一）分类原则1.根据物料的属性、用途、来源等因素进行分类，确保分类清晰、合理。2.分类应具有扩展性，能够适应公司业务发展和物料种类增加的需要。（二）分类方法1.大类划分：将物料分为原材料、辅助材料、零部件、半成品、成品、包装材料等大类。2.中类细分：在大类基础上，根据物料的具体属性和用途进一步细分中类。例如，原材料可细分为金属材料、非金属材料、化工原料等；零部件可细分为机械零件、电子元件、电器配件等。3.小类及明细：对中类再进行细分形成小类，并根据实际情况列出明细。如金属材料中的钢材，可进一步细分热轧钢、冷轧钢等小类，每个小类下再列出具体的钢材型号、规格等明细。（三）分类示例大类中类小类原材料金属材料钢材非金属材料塑料化工原料溶剂辅助材料润滑油工业润滑油劳保用品防护手套零部件机械零件轴类电子元件电阻电器配件开关半成品机加工件车削件装配组件电机组件成品电子产品手机机械设备机床包装材料纸箱标准纸箱塑料袋塑料包装袋四、编码规则（一）编码结构物料代码采用[X]位数字编码结构，具体如下：1.前[X1]位：表示物料大类代码，对应物料分类体系中的大类。2.次[X2]位：表示物料中类代码，在大类基础上进一步细分。3.再[X3]位：表示物料小类代码，对中类进行更细致的划分。4.最后[X4]位：为顺序码，用于区分同一小类下的不同物料。（二）编码示例以某种型号的热轧钢板为例，其物料代码为：[010101001]1.“01”：代表原材料大类。2.“01”：代表金属材料中类。3.“01”：代表钢材小类。4.“001”：为该型号热轧钢板在钢材小类中的顺序码。（三）编码生成与分配1.物料管理部门根据物料分类体系和编码规则，利用编码系统自动生成物料代码。2.对于新增加的物料，物料管理部门在审核通过后，按照编码规则为其分配唯一的物料代码，并记录相关信息。3.当物料发生变更或废止时，相应的物料代码也应进行调整或注销，确保代码与实际物料状态一致。五、物料代码的创建（一）创建流程1.各业务部门根据业务需求，填写《物料代码申请表》，详细说明物料的基本信息、分类归属、使用要求等。2.将申请表提交至物料管理部门。3.物料管理部门收到申请表后，对申请信息进行审核，包括物料分类的准确性、编码规则的符合性等。4.审核通过后，物料管理部门按照编码规则为物料生成代码，并在系统中录入相关物料信息，同时更新物料代码台账。5.将新创建的物料代码及相关信息反馈给申请部门，并通知信息技术部门在信息系统中进行维护。（二）申请信息要求1.《物料代码申请表》应填写完整、准确，包括物料名称、规格型号、计量单位、用途、预计使用量等详细信息。2.对于特殊物料或有特殊编码要求的物料，需在申请表中注明，并提供相关说明。六、物料代码的使用（一）使用规范1.公司内各部门在进行物料采购、生产、库存管理、销售等业务活动时，必须使用统一的物料代码。2.在物料相关的文件、记录、报表、信息系统等中，应准确填写物料代码，确保物料信息的一致性和准确性。3.严禁随意更改物料代码，如因特殊原因需要变更，必须按照规定的变更流程进行申请和审批。（二）信息系统应用1.信息技术部门负责将物料代码与公司的信息系统进行集成，确保物料代码在采购管理系统、生产管理系统、库存管理系统、销售管理系统等中的准确应用。2.各业务部门在信息系统中进行物料操作时，应严格按照系统要求输入物料代码，系统根据代码自动关联物料的相关信息，如名称、规格、库存等。3.通过信息系统实现物料代码的自动校验功能，在输入代码时，系统自动检查代码的合法性和准确性，如发现错误及时提示用户进行修正。七、物料代码的维护（一）定期维护1.物料管理部门定期对物料代码进行清理和维护，检查代码的使用情况，确保代码与实际物料一一对应。2.每年对物料代码进行一次全面审查，根据公司业务发展、物料变化等情况，对物料分类体系和编码规则进行评估和调整。3.对于停用或不再使用的物料代码，及时进行注销，并在物料代码台账中注明注销原因和时间。（二）变更维护1.当物料的名称、规格、分类等信息发生变更时，相关业务部门应及时填写《物料代码变更申请表》，提交至物料管理部门。2.物料管理部门对变更申请进行审核，审核通过后，按照新的物料信息重新生成或调整物料代码，并更新相关系统和台账信息。3.通知信息技术部门对信息系统中的物料代码及相关信息进行同步更新，确保系统数据的准确性。（三）问题处理1.在物料代码使用过程中，如发现代码重复、错误或其他异常情况，各部门应及时反馈给物料管理部门。2.物料管理部门接到反馈后，立即进行调查核实，根据具体情况进行代码修正、调整或重新分配等处理，并记录问题处理过程和结果。八、物料代码的废止（一）废止条件1.物料已不再使用，如产品停产、物料淘汰等。2.物料的规格、型号等发生重大变化，原物料代码已不适用。3.由于公司业务调整、重组等原因，导致某些物料不再属于公司管理范围。（二）废止流程1.相关业务部门提出物料代码废止申请，填写《物料代码废止申请表》，说明废止原因和涉及的物料代码。2.将申请表提交至物料管理部门。3.物料管理部门对申请进行审核，确认无误后，在系统中对废止的物料代码进行标记，并从物料代码台账中删除相关记录。4.通知信息技术部门在信息系统中停用废止的物料代码，确保系统数据的一致性。九、培训与宣传（一）培训计划1.物料管理部门制定物料代码管理培训计划，定期组织对各业务部门相关人员进行培训。2.培训内容包括物料代码管理办法、分类体系、编码规则、创建流程、使用规范、维护与废止等方面的知识和操作技能。3.根据不同岗位的需求，设置针对性的培训课程，确保培训效果。（二）宣传推广1.通过公司内部文件、公告、会议等形式，宣传物料代码管理的重要性和相关规定，提高员工对物料代码管理的认识。2.在公司内部网站、知识库等平台发布物料代码管理的相关资料和操作指南，方便员工随时查阅和学习。十、监督与考核（一）监督检查1.物料管理部门定期对各业务部门物料代码的使用情况进行监督检查，检查内容包括代码填写的准确性、一致性，变更流程的执行情况等。2.信息技术部门负责对信息系统中物料代码的应用情况进行监控，及时发现和处理系统中出现的问题。3.对于监督检查中发现的问题，及时下达整改通知，要求相关部门限期整改，并跟踪整改结果。（二）考核机制1.将物料代码