物业招标管理办法

物业招标管理办法一、总则（一）目的为规范本公司/组织物业招标活动，保证物业管理服务质量，维护公司/组织及投标人的合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规以及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织进行的各类物业管理服务项目的招标活动，包括但不限于住宅、商业、写字楼等物业类型。（三）基本原则1.公开原则：招标信息应公开透明，确保潜在投标人能够平等获取招标信息，参与公平竞争。2.公平原则：对待所有潜在投标人一视同仁，不偏袒、不歧视任何一方，保障其平等的参与权和竞争权。3.公正原则：评标过程应客观公正，依据事先确定的评标标准和方法进行评审，确保中标结果公正合理。4.诚实信用原则：招标活动各方应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒或提供虚假信息。二、招标组织与职责（一）招标领导小组成立招标领导小组，负责对物业招标活动进行决策和指导。招标领导小组由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责如下：1.审议确定物业招标的总体方案和策略。2.审查招标公告、招标文件等重要文件。3.监督评标过程，对评标结果进行审定。4.协调解决招标过程中出现的重大问题。（二）招标工作小组招标工作小组负责具体实施物业招标活动，其成员包括但不限于物业管理部门、法务部门、财务部门等相关人员，职责如下：1.制定招标工作计划和流程，组织编写招标公告、招标文件等相关文件。2.发布招标信息，接收潜在投标人的报名申请，对报名资格进行审查。3.组织开标、评标活动，负责评标过程的记录和资料整理。4.与中标人签订物业服务合同，并负责合同的履行监督。5.整理归档招标活动相关资料，建立招标档案。（三）各部门职责1.物业管理部门负责提出物业管理服务需求，参与制定招标文件中的服务标准和要求。协助招标工作小组进行投标人资格审查和评标工作，提供物业管理专业意见。负责与中标人进行前期沟通和对接，参与物业服务合同的谈判和签订。2.法务部门审核招标公告、招标文件等相关文件的合法性和合规性，确保招标活动符合法律法规要求。参与评标过程，对评标活动的合法性进行监督，处理招标过程中的法律纠纷。协助起草和审查物业服务合同，保障公司/组织的合法权益。3.财务部门参与制定招标预算，负责审核招标文件中的费用条款和报价要求。对投标人的报价进行分析和比较，协助评标委员会评估投标文件的经济合理性。负责与中标人进行费用结算和支付管理，监督物业服务费用的使用情况。三、招标程序（一）招标前期准备1.需求调研与分析物业管理部门应深入了解公司/组织对物业管理服务的需求，包括服务内容、服务标准、服务期限等，形成详细的需求调研报告。2.制定招标方案招标工作小组根据需求调研报告，结合公司/组织实际情况，制定物业招标方案，明确招标范围、招标方式、评标方法、时间安排等内容。招标方案报招标领导小组审议通过后实施。3.编制招标文件招标工作小组按照招标方案要求，编制招标文件。招标文件应包括以下主要内容：招标公告：包括招标项目名称、招标人名称、项目概况、招标范围、投标人资格要求、报名方式、报名截止时间、开标时间和地点等信息。投标人须知：对投标人的资格条件、投标文件编制要求、投标报价要求、开标评标程序等进行详细说明。物业服务合同主要条款：明确双方的权利义务、服务内容、服务标准、服务费用、合同期限、违约责任等内容。评标标准和方法：制定科学合理的评标标准，明确各项评审因素的权重和评分细则。其他附件：如技术规范、服务承诺等。（二）发布招标公告1.根据招标项目特点和要求，选择合适的媒体发布招标公告。招标公告应在规定的媒体上发布，确保潜在投标人能够及时获取招标信息。2.招标公告应明确招标项目的基本情况、投标人资格要求、报名方式、报名截止时间、开标时间和地点等重要信息，吸引潜在投标人参与投标。（三）报名及资格审查1.潜在投标人应在规定的报名截止时间前，按照招标公告要求提交报名申请文件，包括营业执照副本、资质证书、业绩证明、法定代表人授权书等相关证明材料。2.招标工作小组对报名申请人进行资格审查，审查内容包括投标人的资质条件、业绩情况、信誉状况、人员配备等是否符合招标文件要求。对符合资格要求的投标人，发放招标文件；对不符合资格要求的投标人，通知其报名无效。（四）编制与提交投标文件1.投标人应按照招标文件要求，编制投标文件。投标文件应包括商务部分、技术部分和价格部分，内容应完整、清晰、准确。2.商务部分应包括公司简介、营业执照副本、资质证书、业绩证明、服务承诺、人员配备情况等；技术部分应包括物业管理服务方案、服务质量保障措施、应急预案等；价格部分应包括投标报价明细、费用计算依据等。3.投标人应在规定的投标截止时间前，将投标文件密封送达指定地点。逾期送达或未按要求密封的投标文件，招标人不予受理。（五）开标1.招标人按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。开标会议由招标工作小组主持，邀请所有投标人代表参加。2.开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标报价、服务期限等主要内容。3.开标过程应进行记录，并存档备查。（六）评标1.开标结束后，招标人依法组建评标委员会。评标委员会由招标人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件进行澄清或说明，但不得改变投标文件的实质性内容。3.评标委员会根据评审结果，推荐中标候选人。中标候选人一般为一至三名，招标人根据评标委员会的推荐意见确定中标人。（七）中标通知1.招标人确定中标人后，应向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。2.中标通知书对招标人和中标人具有法律效力。中标通知书发出后，招标人改变中标结果的，或者中标人放弃中标项目的，应当依法承担法律责任。（八）签订物业服务合同1.中标人应在收到中标通知书后的规定时间内，与招标人签订物业服务合同。物业服务合同应明确双方的权利义务、服务内容、服务标准、服务费用、合同期限、违约责任等条款，确保双方的合法权益得到保障。2.签订物业服务合同前，招标人应将合同文本送法务部门进行合法性审查，确保合同内容符合法律法规要求。四、评标标准与方法（一）评标标准1.商务部分资质等级：根据投标人的物业管理资质等级进行评分，资质等级越高得分越高。业绩情况：考察投标人近三年类似项目的业绩，业绩数量越多、规模越大、服务质量越好得分越高。信誉状况：通过信用评级、行业评价等方式评估投标人的信誉状况，信誉良好得分较高。人员配备：审查投标人的人员配备情况，包括管理人员、专业技术人员的数量、资质和经验等，人员配备合理、充足得分较高。2.技术部分物业管理服务方案：评估投标人的物业管理服务方案的合理性、可行性和创新性，方案内容全面、针对性强得分较高。服务质量保障措施：考察投标人的服务质量保障措施，包括质量管理制度、监督检查机制、客户投诉处理流程等，措施完善得分较高。应急预案：审查投标人的应急预案的完整性和可操作性，应急预案科学合理、能够有效应对突发事件得分较高。3.价格部分投标报价：以所有有效投标报价的算术平均值作为评标基准价，投标人的投标报价与评标基准价相比，偏差率越低得分越高。（二）评标方法1.综合评分法评标委员会对投标文件的商务部分、技术部分和价格部分分别进行评审打分，然后按照规定的权重计算各投标人的综合得分，综合得分最高者为中标候选人。2.最低价评标法在满足招标文件实质性要求的前提下，以投标报价最低的投标人作为中标候选人。采用最低价评标法时，招标人应明确价格分的计算方法和其他商务、技术条款的偏离对价格分的影响。五、监督与管理（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门应对物业招标活动进行全过程监督，检查招标程序是否合规、评标过程是否公正、中标结果是否合理等。2.招标领导小组应定期对物业招标活动进行检查和指导，及时发现和解决招标过程中存在的问题。（二）投诉处理1.投标人或其他利害关系人对招标活动有异议的，可以在规定的时间内以书面形式向招标人提出。招标人应在收到异议后及时进行调查核实，并在规定的时间内给予答复。2.投标人或其他利害关系人对招标人的答复不满意或者招标人未在规定的时间内作出答复的，可以依法向有关行政监督部门投诉。有关行政监督部门应按照