经费报销管理办法

经费报销管理办法一、总则（一）目的为了加强公司经费报销管理，规范报销流程，合理控制费用支出，提高资金使用效益，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司全体员工在开展业务活动过程中发生的各类经费报销事项。（三）基本原则1.真实性原则：报销的费用必须是实际发生的，相关票据和凭证应真实、合法、有效。2.合理性原则：费用支出应符合公司业务需要和相关规定，具有合理的商业目的，杜绝铺张浪费。3.合规性原则：严格遵守国家法律法规、财务制度以及公司的各项规定，确保报销行为合规。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，避免逾期影响财务核算和资金流转。二、经费报销范围（一）差旅费1.交通费用：包括飞机票、火车票、汽车票、轮船票等公共交通工具的票价及相关保险费用。因工作需要乘坐飞机经济舱、高铁二等座及以下等级座位的，需经上级领导批准。2.住宿费用：员工因出差需要在外地住宿的，按照公司规定的标准报销住宿费。住宿费应提供正规发票，发票上的姓名、日期、金额等信息应与实际情况相符。3.伙食补助费：根据出差地区的不同，按照相应标准给予伙食补助。伙食补助包含在出差期间的餐饮费用支出内，不再另行报销餐饮发票。4.市内交通费：在出差地市内因工作需要乘坐出租车、公交车等交通工具所发生的费用，按照实际发生额报销，但需提供有效票据。（二）业务招待费1.招待客户用餐费用：因业务需要招待客户发生的餐饮费用，应严格控制标准，并在发票上注明招待对象、事由等信息。2.招待客户礼品费用：赠送客户礼品的费用，应符合公司规定的礼品赠送标准和审批程序。礼品费用需提供购买发票及礼品清单，清单上应注明礼品名称、数量、单价等信息。（三）办公费1.办公用品：包括文具、纸张、文件夹、笔记本、打印机墨盒、硒鼓等办公所需用品。办公用品应从公司指定的供应商处采购，并取得正规发票。2.办公设备：如电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的购置、维修、保养费用。办公设备的购置需按照公司固定资产管理规定进行审批和采购，维修保养费用应提供维修发票及维修清单。3.通讯费：员工因工作需要发生的手机通讯费用，按照公司规定的标准报销。通讯费报销需提供运营商开具的正规发票，发票上应注明手机号码、费用所属期间等信息。（四）差旅费1.培训费用：员工参加公司组织或经公司批准参加的各类培训所发生的费用，包括培训学费、教材费、住宿费、交通费等。培训费用需提供培训通知、培训发票及相关费用明细清单。2.会议费用：因参加公司组织或经公司批准参加的会议所发生的费用，包括会议注册费、场地费、住宿费、交通费等。会议费用需提供会议通知、会议发票及相关费用明细清单。（五）其他费用1.邮寄费：因工作需要邮寄文件、资料等所发生的费用，应提供邮政部门或快递公司开具的正规发票。2.运输费：公司产品或物资运输过程中发生的费用，包括运输费、装卸费、搬运费等。运输费用需提供运输发票及运输清单，清单上应注明运输货物名称、数量、起运地、目的地等信息。3.咨询费：公司因业务需要向外部咨询机构或个人支付的咨询费用，应签订咨询服务合同，并取得正规发票。咨询费用需提供咨询服务合同、发票及咨询报告等相关资料。三、经费报销流程（一）费用发生员工在开展业务活动过程中发生费用支出时，应按照公司规定的标准和要求进行操作，并妥善保存相关票据和凭证。票据应真实、合法、有效，内容完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等信息。（二）填写报销单员工应在费用发生后及时填写报销单，报销单应按照公司规定的格式填写，内容包括报销日期、报销人姓名、部门、报销事由、费用明细、金额等信息。报销单上的金额应与所附票据金额一致，如有多张票据，应分别填写费用明细并注明合计金额。（三）部门负责人审批报销人将填写好的报销单提交给所在部门负责人进行审批。部门负责人应根据公司规定和业务实际情况，对报销事项的真实性、合理性、合规性进行审核，并签署审批意见。如发现报销事项不符合规定，部门负责人应拒绝审批，并要求报销人补充或更正相关资料。（四）财务审核报销单经部门负责人审批后，提交给财务部门进行审核。财务人员应按照国家法律法规、财务制度以及公司的各项规定，对报销单及所附票据进行审核，重点审核票据的真实性、合法性、有效性，报销金额是否符合规定标准，报销事由是否合理等。如发现问题，财务人员应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关资料。（五）分管领导审批财务审核通过后的报销单，提交给分管领导进行审批。分管领导应根据公司的财务状况和业务发展需要，对报销事项进行综合考虑，并签署审批意见。如报销金额较大或涉及重要业务事项，分管领导应报总经理审批。（六）总经理审批对于重大费用支出或特殊报销事项，需报总经理审批。总经理应根据公司的战略规划、财务预算和实际情况，对报销事项进行最终决策，并签署审批意见。（七）报销支付经总经理审批通过后的报销单，由财务部门按照公司的财务制度和资金支付流程进行报销支付。报销款项原则上应通过银行转账方式支付到报销人指定的银行账户，如因特殊情况需要现金支付的，需经财务负责人批准。四、经费报销标准（一）差旅费标准1.国内出差交通标准：根据出差地区的远近和业务需要，分为不同等级的城市。一线城市（如北京、上海、广州、深圳），乘坐飞机经济舱、高铁二等座及以下等级座位；二线城市，乘坐飞机经济舱、高铁二等座及以下等级座位，特殊情况需乘坐飞机头等舱或高铁一等座的，需经上级领导批准；三线及以下城市，乘坐火车硬卧及以下等级座位，特殊情况需乘坐飞机经济舱或高铁二等座的，需经上级领导批准。住宿标准：一线城市每人每天不超过[X]元；二线城市每人每天不超过[X]元；三线及以下城市每人每天不超过[X]元。住宿费用应在规定标准内凭正规发票报销，实际发生额低于标准的，按实际发生额报销；高于标准的，按标准报销。伙食补助费标准：一线城市每人每天[X]元；二线城市每人每天[X]元；三线及以下城市每人每天[X]元。伙食补助费包含在出差期间的餐饮费用支出内，不再另行报销餐饮发票。市内交通费标准：在出差地市内因工作需要乘坐出租车、公交车等交通工具所发生的费用，按照实际发生额报销，但每人每天最高不超过[X]元。2.国外出差交通标准：根据公司业务需要和实际情况，经上级领导批准后选择合适的交通工具。住宿标准：根据出差国家或地区的经济水平和公司规定，确定相应的住宿标准。伙食补助费标准：根据出差国家或地区的实际情况，制定相应的伙食补助标准。市内交通费标准：在国外出差地市内因工作需要乘坐公共交通工具所发生的费用，按照实际发生额报销，但每人每天最高不超过[X]元。（二）业务招待费标准1.招待客户用餐费用：根据招待对象的级别和业务重要程度，分为不同标准。一般客户，每人每次不超过[X]元；重要客户，每人每次不超过[X]元。招待客户用餐费用应严格控制在标准内，并在发票上注明招待对象、事由等信息。2.招待客户礼品费用：根据公司规定，每次招待客户礼品费用不超过[X]元。礼品费用需提供购买发票及礼品清单，清单上应注明礼品名称、数量、单价等信息。（三）办公费标准1.办公用品：根据公司实际需求和预算安排，制定办公用品的采购标准和审批流程。办公用品应从公司指定的供应商处采购，以确保质量和价格合理。2.办公设备：办公设备的购置需按照公司固定资产管理规定进行审批和采购。购置金额较大的办公设备，需进行可行性研究和成本效益分析，确保投资合理。办公设备的维修保养费用应在预算范围内，按照实际发生额报销。3.通讯费：员工因工作需要发生的手机通讯费用，按照公司规定的标准报销。公司根据员工的岗位性质和工作需求，制定不同的通讯费报销标准。通讯费报销需提供运营商开具的正规发票，发票上应注明手机号码、费用所属期间等信息。（四）培训费标准1.培训学费：根据培训课程的性质、内容和培训机构的资质，确定培训学费的报销标准。培训学费需提供培训通知、培训发票及相关费用明细清单。2.教材费：培训教材费应根据培训课程的实际需要，按照合理的标准报销。教材费需提供购买发票及教材清单，清单上应注明教材名称、数量、单价等信息。3.住宿费、交通费等：培训期间发生的住宿费、交通费等费用，按照差旅费的相关标准报销。（五）会议费标准1.会议注册费：根据会议的性质、规模和重要程度，确定会议注册费的报销标准。会议注册费需提供会议通知、会议发票及相关费用明细清单。2.场地费、住宿费、交通费等：会议期间发生的场地费、住宿费、交通费等费用，按照相关标准报销。场地费需提供场地租赁发票及场地使用明细清单；住宿费需提供住宿发票及住宿人员名单；交通费需提供交通发票及行程明细清单。（六）其他费用标准1.邮寄费：根据邮寄的物品类型、重量和邮寄距离，确定邮寄费的报销标准。邮寄费需提供邮政部门或快递公司开具的正规发票。2.运输费：运输费用应根据运输货物的性质、数量和运输距离，按照合理的标准报销。运输费用需提供运输发票及运输清单，清单上应注明运输货物名称、数量、起运地、目的地等信息。3.咨询费：咨询费用应根据咨询服务的内容、难度和咨询机构的资质，按照合理的标准报销。咨询费用需提供咨询服务合同、发票及咨询报告等相关资料。五、经费报销审批权限（一）一般费用报销1.报销金额在[X]元以下的：由部门负责人审批后，提交财务部门审核报销。2.报销金额在[X]元至[X]元之间的：经部门负责人审批后，提交分管领导审批，再提交财务部门审核报销。3.报销金额在[X]元以上的：经部门负责人、分管领导审批后，报总经理审批，最后提交财务部门审核报销。（二）重大费用报销对于涉及金额较大、影响公司重大决策或重要业务事项的费用报销，如重大项目投资、大额采购支出等，需经公司领导班子集体研究决定，并报总经理审批后，提交财务部门审核报销。六、经费报销票据要求（一）发票要求1.真实性：发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票上应加盖发票专用章。发票内容应真实、完整，不得虚开、伪造发票。2.合法性：发票应符合国家税收法律法规的规定，不得使用过期发票、作废发票或不符合规定的发票报销。3.有效性：发票上的各项信息应清晰、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等信息。发票上的金额大小写应一致，如有涂改、刮擦等情况，发票无效。（二）其他票据要求1.火车票、汽车票、轮船票等：应是国家铁路、公路、水路运输部门统一印制的正规票据，票据上应注明乘车日期、出发地、目的地、票价等信息。2.住宿费发票：应是住宿酒店或宾馆开具的正规发票，发票上应注明住宿日期、房间号、住宿费金额等信息。3.办公用品发票：应是办公用品销售单位开具的正规发票，发票上应注明办公用品名称、数量、单价、金额等信息，并附办公用品清单。4.会议费发票：应是会议举办单位开具的正规发票，发票上应注明会议名称、会议日期、参会人数、会议费用金额等信息，并附会议通知、会议议程、参会人员名单等相关资料。5.培训费发票：应是培训单位开具的正规发票，发票上应注明培训课程名称、培训日期、培训人数、培训费用金额等信息，并附培训通知、培训教材、培训签到表等相关资料。七、经费报销的其他规定（一）报销期限员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续，特殊情况需延期报销的，应提前向财务部门说明原因，并经批准后方可延期。逾期未办理报销手续的，财务部门有权拒绝报销。（二）报销凭证的粘贴报销人应将报销凭证按照类别和时间顺序整齐粘贴在报销单背面，粘贴应牢固、平整，便于审核和查阅。票据较多时，可使用票据粘贴单进行粘贴。（三）报销金额的计算报销金额应按照实际发生额计算，如有小数部分，按照四舍五入的原则保留到小数点后两位。（四）报销支付方式报销款项原则上应通过银行转账方式支付到报销人指定的银行账户，如因特