苗木采供管理办法

苗木采供管理办法一、总则（一）目的为加强公司苗木采供管理，规范采供流程，确保苗木质量，降低采购成本，提高采购效率，满足公司绿化工程及相关业务需求，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有涉及苗木采购、供应的部门及相关业务活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保苗木采供活动合法合规。2.质量优先原则：优先采购质量优良、品种纯正、无病虫害的苗木，保障公司绿化工程及相关业务的质量要求。3.成本效益原则：在保证苗木质量的前提下，通过合理的采购策略和供应商管理，降低采购成本，提高经济效益。4.公开公正原则：采购过程应公开透明，遵循公正、公平的竞争机制，确保所有符合条件的供应商都有机会参与。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定苗木采购计划，根据公司绿化工程及相关业务需求，结合库存情况，合理安排采购数量和时间。2.组织开展供应商筛选、评估和采购谈判工作，选择优质供应商，签订采购合同。3.负责采购订单的下达、跟踪和协调，确保苗木按时、按质、按量供应。4.建立采购档案，记录采购过程中的相关信息，包括供应商资料、采购合同、采购订单、验收报告等。（二）质量检验部门1.制定苗木质量检验标准和流程，对采购的苗木进行严格检验。2.在苗木到货前，提前做好检验准备工作，包括检验工具、场地等。3.对苗木的品种、规格、数量、质量等进行全面检验，出具检验报告。4.对不合格苗木，及时通知采购部门进行处理，确保进入公司的苗木符合质量要求。（三）需求部门1.根据公司绿化工程及相关业务实际需求，提前向采购部门提交苗木需求计划，明确苗木的品种、规格、数量、质量要求、到货时间等。2.参与苗木采购过程中的技术交流和质量验收工作，提供专业意见和建议。3.负责对采购的苗木进行现场接收和使用安排，如发现问题及时反馈给采购部门和质量检验部门。（四）财务管理部门1.参与苗木采购预算的编制和审核工作，提供财务方面的专业意见和建议。2.负责采购资金的筹集、支付和核算工作，确保资金安全、合理使用。3.对采购成本进行核算和分析，为公司采购决策提供财务数据支持。三、采购流程（一）需求计划提报1.各需求部门应于每年[具体时间]前，根据公司下一年度绿化工程及相关业务规划，向采购部门提交苗木需求计划。需求计划应详细注明苗木的品种、规格、数量、质量要求、预计到货时间等信息。2.对于临时性或紧急性的苗木需求，需求部门应提前[X]个工作日向采购部门提交书面申请，说明需求原因、苗木详情及到货时间要求等。（二）采购计划制定1.采购部门收到需求部门的苗木需求计划后，结合公司库存情况进行综合分析。如库存能够满足需求，则优先安排内部调配；如库存不足，则制定采购计划。2.采购计划应明确采购苗木的品种、规格、数量、预计采购时间、采购预算等内容，并报部门负责人审核批准。（三）供应商选择与评估1.采购部门通过多种渠道收集苗木供应商信息，建立供应商数据库。供应商信息应包括企业基本情况、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.根据采购计划，从供应商数据库中筛选出符合要求的潜在供应商，并向其发送询价函，要求提供苗木品种、规格、价格、交货期、质量标准等方面的报价信息。3.采购部门组织相关人员对供应商的报价进行评审，综合考虑苗木质量、价格、交货期、售后服务等因素，选择至少[X]家供应商进行进一步洽谈。4.与选定的供应商进行面对面洽谈，深入了解其生产经营状况、苗木质量控制措施、价格优惠政策、交货期保障能力等方面情况。同时，要求供应商提供样品进行质量检测，确保其苗木质量符合公司要求。5.采购部门会同质量检验部门、需求部门等相关人员，对供应商进行实地考察评估。考察内容包括供应商的生产基地、加工车间、仓储设施、质量检测设备等方面情况，以及供应商的管理水平、人员素质、信誉状况等。6.根据供应商的报价、洽谈情况、实地考察评估结果等，对供应商进行综合评分。评分标准可包括苗木质量（[X]分）、价格（[X]分）、交货期（[X]分）、售后服务（[X]分）、企业信誉（[X]分）等方面。7.选择综合评分最高的供应商作为中标供应商。如出现综合评分相同的情况，则根据价格因素优先选择价格较低的供应商；如价格也相同，则根据交货期因素优先选择交货期较短的供应商。（四）采购合同签订1.采购部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括苗木品种、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应提交公司法律顾问进行审核，确保合同内容合法合规。审核通过后，由采购部门负责人签字盖章，并加盖公司公章。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确苗木的具体规格、数量、交货时间、交货地点等信息，并要求供应商签字确认。2.在采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量生产和供应苗木。（六）苗木验收1.在苗木到货前，采购部门应提前通知质量检验部门和需求部门做好验收准备工作。2.质量检验部门按照制定的苗木质量检验标准和流程，对到货苗木进行严格检验。检验内容包括苗木的品种、规格、数量、外观质量、病虫害情况等方面。3.对于规格较大或数量较多的苗木，质量检验部门可采用抽样检验的方式进行，但抽样比例应符合相关标准要求。4.检验合格的苗木，质量检验部门出具检验报告，并在苗木上粘贴合格标识；检验不合格的苗木，质量检验部门应及时出具不合格报告，并通知采购部门与供应商协商处理。5.需求部门在收到质量检验部门出具的检验报告后，对苗木进行现场接收。如发现问题，应及时反馈给采购部门和质量检验部门，共同协商解决。（七）付款结算1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，提交财务管理部门审核。2.财务管理部门对付款申请单进行审核，审核内容包括采购合同条款、验收报告、发票等相关凭证。审核通过后，按照公司财务管理制度办理付款手续。3.对于符合预付款条件的采购项目，采购部门应在签订采购合同后，按照合同约定向供应商支付预付款。预付款比例一般不超过合同总金额的[X]%。4.苗木到货验收合格后，采购部门应及时与供应商办理结算手续。结算金额以实际验收合格的苗木数量和合同约定价格为准。四、质量控制（一）质量标准制定1.质量检验部门应根据国家相关标准、行业规范以及公司实际需求，制定详细的苗木质量标准。苗木质量标准应包括苗木的品种特征、规格要求、外观质量、病虫害防治、根系发育等方面内容。2.苗木质量标准应明确具体的量化指标和检验方法，确保质量检验工作具有可操作性和准确性。（二）检验流程与方法1.苗木到货前，质量检验部门应提前了解苗木的产地、运输方式、预计到货时间等信息，做好检验准备工作。2.苗木到货时，质量检验部门按照既定的检验流程和方法，对苗木进行逐批检验。检验方法可包括现场观察、测量、抽样检测、实验室分析等多种方式。3.对于苗木的品种、规格、数量等信息，质量检验人员应与采购订单和送货清单进行仔细核对，确保准确无误。4.对苗木的外观质量进行检查，查看苗木是否有损伤、病虫害、畸形等情况。同时，检查苗木的根系发育情况，确保根系完整、无病虫害。5.按照相关标准要求，对苗木进行抽样检测，检测项目可包括苗木的含水量、营养成分、有害物质含量等方面。抽样检测应委托具有资质的专业检测机构进行。（三）不合格苗木处理1.经检验不合格的苗木，质量检验部门应及时出具不合格报告，并通知采购部门。2.采购部门负责与供应商协商处理不合格苗木事宜。处理方式可包括退货、换货、降价处理等，具体处理方式应根据采购合同约定和实际情况确定。3.对于退货的不合格苗木，采购部门应要求供应商及时将苗木运回，并承担相应的运输费用。4.对于换货的不合格苗木，采购部门应要求供应商在规定时间内提供合格的苗木，并确保换货后的苗木质量符合要求。5.对于降价处理的不合格苗木，采购部门应与供应商协商确定降价幅度，并办理相关手续。降价后的苗木应按照公司内部规定进行妥善处理。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件。准入条件可包括企业资质、生产能力、产品质量、信誉状况、价格水平、售后服务等方面。2.供应商应具备合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证书，并具有与所供应苗木品种、规模相适应的生产经营能力。3.供应商应提供所供应苗木的质量检测报告、产地证明等相关资料，确保苗木质量符合国家相关标准和公司要求。4.采购部门对申请准入的供应商进行实地考察评估，符合准入条件的供应商方可进入公司供应商数据库。（二）供应商评价与考核1.采购部门会同质量检验部门、需求部门等相关人员，定期对供应商进行评价与考核。评价与考核周期一般为每年一次。2.供应商评价与考核内容包括苗木质量、交货期、价格水平、售后服务、企业信誉等方面。评价与考核指标应根据公司实际需求和供应商管理要求进行设定。3.采购部门根据供应商的日常表现和评价与考核结果，对供应商进行分类管理。分类标准可分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。4.对于优秀供应商，公司可给予一定的奖励政策，如优先合作、增加采购量、提供预付款等；对于不合格供应商，公司应及时采取警告、暂停合作、取消合作等措施，直至其整改合格。（三）供应商淘汰与更换1.如供应商出现以下情况之一，采购部门应及时将其淘汰：连续两次评价与考核结果为不合格的；提供的苗木质量严重不符合要求，给公司造成重大损失的；违反采购合同约定，多次出现交货期延误、售后服务不到位等情况的；企业信誉严重受损，存在违法违规行为的。2.对于被淘汰的供应商，采购部门应及时从公司供应商数据库中删除其相关信息，并停止与其合作。3.因供应商淘汰或其他原因需要更换供应商时，采购部门应按照本办法规定的供应商选择与评估流程，重新选择合适的供应商。六、档案管理（一）档案内容1.采购部门应建立完善的苗木采供档案管理制度，明确档案管理的责任部门和人员。2.苗木采供档案应包括以下内容：供应商资料，包括企业营业执照、资质证书、生产经营情况、信誉状况等；采购合同，包括采购合同文本、补充协议、变更记录等；采购订单，包括采购订单下达记录、跟踪记录、变更记录等；苗木验收报告，包括验收标准、检验方法、检验结果等；付款记录，包括付款申请单、付款凭证、结算清单等；其他与苗木采供相关的文件和资料，如询价函、报价单、谈判记录、考察报告等。（二）档案整理与保管1.采购部门应指定专人负责苗木采供档案的整理和保管工作。档案管理人员应定期对档案进行整理、分类、编号，确保档案资料的完整性和规范性。2.苗木采供档案应按照年度、类别进行分类存放，并建立电子档案和纸质档案。电子档案应进行备份，确保数据安全。3.档案保管期限应符合国家相关法律法规和公司内部规定要求。一般情况下，苗木采供档案的保管期限为[X]年。（三）档案查阅与使用1.因工作需要查阅苗木采供档案的，查阅人员应填写档案查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，并经部门负责人批准。2.档案管理人员应按照查阅申请表的要求，提供相应的档案资料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅人员姓名、查阅时间、查阅内容、查阅用途等信息。3.查阅人员不得擅自复印、拍照、涂改、销毁档案资料。如需复印、拍照等，应经档案管理人员同意，并按照公司相关规定办理手续。4.档案资料使用完毕后，查阅人员应及时归还档案管理人员，由档案管理人员进行核对和整理。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对苗木采供管理情况进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、供应商管理是否有效、档案管理是否规范等方面情况。2.审计部门应制定详细的审计计划和审计方案，明确审计内容、审计方法、审计时间等要求。审计过程中，应收集充分的审计证据，确保审计结论的准确性和可靠性。3.对于审计发现的问题，审