行政订票管理办法

行政订票管理办法一、总则（一）目的为规范公司行政订票管理工作，提高订票效率，确保订票信息准确无误，保障员工出行需求，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司全体员工因公务出行的订票相关事宜，包括但不限于飞机票、火车票、汽车票等。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保订票行为合法合规。2.准确性原则：订票信息必须准确无误，包括姓名、身份证号、出行日期、车次/航班号等，避免因信息错误导致的出行问题。3.高效性原则：优化订票流程，提高订票效率，在规定时间内完成订票任务，满足员工出行需求。4.成本控制原则：在满足出行需求的前提下，合理选择订票渠道和方式，控制订票成本。二、订票流程（一）订票申请1.员工因公务需要出行，应提前填写《行政订票申请表》，详细注明出行日期、出发地、目的地、出行人数、出行事由等信息。2.将填写完整的申请表提交至所在部门负责人审批。部门负责人应根据工作实际情况，对订票申请进行审核，确认出行必要性和合理性后签字批准。（二）订票安排1.行政部门订票专员收到经审批的订票申请表后，根据出行时间和需求，选择合适的订票渠道进行订票。2.优先选择公司与票务供应商签订合作协议的渠道订票，以获取更优惠的价格和更好的服务。3.在订票过程中，订票专员应仔细核对订票信息，确保与申请表一致。如发现信息有误，应及时与申请员工沟通更正。4.对于热门线路或出行高峰期的订票需求，订票专员应提前预订，以确保能够订到合适的票。（三）票证获取与交付1.成功订到票后，订票专员应及时获取票证。对于电子票，应确保员工能够顺利获取电子票信息；对于纸质票，应及时将票证交付给申请员工或按照员工指定的方式送达。2.在交付票证时，订票专员应与员工进行票证信息的核对，确保员工收到的票证信息准确无误。同时，提醒员工妥善保管票证，避免遗失或损坏。3.如因特殊原因导致票证无法按时获取或交付，订票专员应及时向申请员工说明情况，并协助员工采取相应的解决措施，如改签、退票等。（四）退票与改签1.如员工因行程变更需要退票或改签，应提前向行政部门订票专员提出申请，并填写《行政订票退票/改签申请表》。2.订票专员应根据票务供应商的规定，协助员工办理退票或改签手续。退票或改签产生的费用按照相关规定执行，如因员工个人原因导致的退票或改签费用，由员工自行承担。3.在办理退票或改签手续后，订票专员应及时更新订票记录，并将相关情况告知申请员工。三、订票渠道管理（一）合作票务供应商选择1.行政部门应定期对市场上的票务供应商进行调研和评估，选择信誉良好、服务优质、价格合理的供应商作为公司的合作票务供应商。2.在选择合作票务供应商时，应综合考虑供应商的资质、口碑、票务资源、价格优势、售后服务等因素。3.与合作票务供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括订票价格、票证获取方式、退票改签政策、服务标准等内容。（二）订票渠道使用规范1.行政部门订票专员应优先使用公司与合作票务供应商签订的订票渠道进行订票，不得擅自使用其他未经授权的渠道订票。2.在使用合作票务供应商的订票渠道时，应严格按照供应商的操作流程进行订票，确保订票信息准确无误。3.如因特殊情况需要使用其他订票渠道，应提前向行政部门负责人申请，并说明原因。经批准后方可使用，并在订票后及时向行政部门报备订票信息。（三）票务供应商评估与管理1.行政部门应定期对合作票务供应商的服务质量进行评估，包括订票成功率、票证交付及时性、退票改签处理效率、客户投诉处理情况等方面。2.根据评估结果，对表现优秀的票务供应商给予适当的奖励和合作机会；对表现不佳的票务供应商进行警告、整改或终止合作。3.加强与合作票务供应商的沟通与协调，及时解决订票过程中出现的问题，不断优化订票服务质量。四、订票信息管理（一）订票记录保存1.行政部门订票专员应建立完整的订票记录档案，对每次订票的相关信息进行详细记录，包括订票申请表、订票渠道、订票时间、票证信息、退票改签记录等。2.订票记录应妥善保存，保存期限按照公司档案管理规定执行，以便日后查询和核对。3.订票记录档案应定期进行整理和归档，确保档案的完整性和规范性。（二）信息安全管理1.订票专员应严格遵守公司的信息安全管理制度，妥善保管订票过程中涉及的员工个人信息，不得泄露给任何无关人员。2.在使用电子订票系统或与票务供应商进行信息交互时，应采取必要的安全措施，防止信息被窃取或篡改。3.如发现订票信息存在安全隐患或泄露风险，应及时采取措施进行处理，并向行政部门负责人报告。（三）数据统计与分析1.行政部门应定期对订票数据进行统计和分析，包括出行人数、出行目的地、出行时间分布、订票费用等方面。2.通过数据分析，了解员工的出行规律和需求，为公司的行政决策提供参考依据，如优化订票流程、调整合作票务供应商、制定合理的订票预算等。3.根据数据分析结果，提出改进订票管理工作的建议和措施，不断提高订票管理的科学性和合理性。五、监督与检查（一）内部监督1.行政部门负责人应定期对订票管理工作进行检查，包括订票流程执行情况、订票信息准确性、票证获取与交付情况、退票改签处理情况等方面。2.建立内部监督机制，鼓励员工对订票管理工作中的违规行为进行举报。对于举报属实的，给予举报人适当的奖励。3.对检查中发现的问题，应及时责令相关责任人进行整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。（二）外部审计1.公司审计部门应定期对行政订票管理工作进行审计，检查订票管理办法的执行情况、订票费用的合理性、订票信息的真实性等方面。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出审计意见和建议。行政部门应根据审计报告，及时进行整改和完善。（三）违规处理1.对于违反本办法规定的员工，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、通报批评等。2.对于因违规订票行为给公司造成经济损失的，应责令相关责任人承担相应的赔偿责任。3.对于违