船舶资料管理办法

船舶资料管理办法一、总则（一）目的为加强公司船舶资料的管理，确保船舶资料的完整性、准确性和安全性，提高船舶运营效率，保障公司的正常生产经营活动，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有船舶相关资料的管理，包括但不限于船舶设计图纸、技术文件、操作手册、维护记录、航行日志、船员证书等各类与船舶运行和管理有关的资料。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保船舶资料管理活动合法合规。2.统一管理原则：对船舶资料实行集中统一管理，明确各部门职责，避免资料分散、重复或缺失。3.安全保密原则：加强船舶资料的安全保护措施，防止资料泄露、丢失或损坏，确保资料的保密性和完整性。4.动态更新原则：随着船舶运行情况和相关法规政策的变化，及时更新船舶资料，保证资料的时效性和准确性。二、管理职责（一）公司管理层职责1.负责审批船舶资料管理的重大决策和重要制度，确保船舶资料管理工作符合公司整体战略和发展需求。2.协调各部门之间在船舶资料管理方面的工作关系，为船舶资料管理工作提供必要的资源支持。（二）船舶管理部门职责1.负责制定和完善船舶资料管理制度，并组织实施。2.统筹规划船舶资料的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等工作流程，确保各项工作有序进行。3.定期对船舶资料管理工作进行检查和评估，及时发现问题并提出改进措施。4.负责与船舶运营部门、技术部门、船员管理部门等相关部门沟通协调，确保船舶资料的及时更新和有效利用。（三）船舶运营部门职责1.负责提供船舶日常运营过程中产生的各类资料，如航行日志、货物记录、设备运行记录等，并确保资料的真实性和完整性。2.根据船舶管理部门的要求，及时提交船舶资料的更新申请，配合完成船舶资料的审核和更新工作。3.在船舶靠港期间，协助船舶管理部门做好船舶资料的检查和整理工作。（四）技术部门职责1.负责提供船舶技术图纸、技术文件、设备说明书等技术资料，并确保资料的准确性和完整性。2.对船舶技术资料进行定期审查和更新，及时反映船舶技术状态的变化情况。3.协助船舶管理部门解决船舶资料管理过程中涉及的技术问题，提供技术支持和指导。（五）船员管理部门职责1.负责管理船员证书资料，确保船员证书的有效性和合规性。2.及时收集和更新船员个人信息、培训记录、考核记录等相关资料，并向船舶管理部门提供必要的支持。3.协助船舶管理部门做好船员证书的审核和换证工作，确保船员持证上岗。（六）档案管理部门职责1.负责船舶资料的归档和保管工作，按照档案管理的规范要求，对船舶资料进行分类存放，确保资料的安全和可查性。2.建立船舶资料档案目录和索引，便于快速查找和利用船舶资料。3.定期对船舶资料档案进行盘点和清查，确保档案的完整性和准确性。三、船舶资料分类与编号（一）船舶资料分类1.船舶基本信息类：包括船舶建造合同、船舶所有权证书、船舶国籍证书、船舶检验证书等。2.船舶技术资料类：涵盖船舶设计图纸、技术文件、设备说明书、操作手册、维护手册等。3.船舶运营资料类：如航行日志、货物记录、设备运行记录、维修记录、保养记录等。4.船员资料类：包含船员证书、船员个人信息、培训记录、考核记录等。5.法律法规与标准规范类：收集与船舶运营相关的国家法律法规、行业标准、国际公约等资料。（二）船舶资料编号为便于船舶资料的管理和查询，对各类船舶资料进行统一编号。编号规则如下：1.采用字母和数字相结合的方式，确保编号具有唯一性。2.编号的前几位表示资料类别，如“CB”表示船舶基本信息类，“JS”表示船舶技术资料类，“YY”表示船舶运营资料类，“CY”表示船员资料类，“FG”表示法律法规与标准规范类。3.编号的中间部分为年份和月份，如“202305”表示2023年5月产生的资料。4.编号的后几位为顺序号，按照资料产生的先后顺序依次编排。例如：“JS202305001”表示2023年5月产生的第1份船舶技术资料。四、船舶资料收集与整理（一）收集渠道1.船舶建造过程中，由船舶建造单位负责提供船舶基本信息和技术资料，并按照合同要求及时移交公司。2.船舶运营过程中，船舶运营部门、技术部门、船员管理部门等相关部门负责定期收集各自业务范围内产生的资料，并及时提交给船舶管理部门。3.外部机构提供的与船舶相关的资料，如法律法规文件、行业标准规范等，由船舶管理部门统一收集。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责船舶资料的收集工作，确保资料收集的及时性和准确性。2.收集的船舶资料应齐全完整，包括原件、复印件、电子文档等多种形式，确保资料的可追溯性。3.对于重要的船舶资料，应要求提供方签字确认，确保资料的真实性和可靠性。（三）整理方法1.船舶管理部门收到船舶资料后，应按照资料分类和编号规则进行初步整理，对资料进行分类、排序和编号。2.对收集到的电子文档资料，应按照统一的命名规则进行命名，并存储在指定的电子存储设备中，建立相应的文件夹结构，便于查找和管理。3.对纸质资料，应进行装订、编目，编制资料清单，注明资料名称、编号、日期、来源等信息，并放入相应的档案盒或文件夹中妥善保管。五、船舶资料归档与保管（一）归档流程1.船舶管理部门在完成船舶资料的整理后，应及时将资料移交档案管理部门进行归档。2.档案管理部门收到船舶资料后，应对资料进行再次审核，确保资料的完整性和准确性。审核无误后，按照档案管理的规范要求进行归档。3.归档后的船舶资料应建立相应的档案目录和索引，便于快速查找和利用。（二）保管方式1.船舶资料应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专门的档案库房中，按照档案保管的要求进行分类存放，确保档案的安全和完好。2.电子档案应存储在安全可靠的电子存储设备中，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的存储环境符合要求。（三）保管期限1.船舶基本信息类资料、法律法规与标准规范类资料应长期保管。2.船舶技术资料类、船员资料类资料应根据其重要性和使用期限确定保管期限，一般不少于船舶的使用年限。3.船舶运营资料类资料应根据其业务需求确定保管期限，一般不少于3年。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对船舶资料档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的完整性和准确性。2.在清查过程中，如发现档案有丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.对清查结果应进行详细记录，并形成清查报告，报公司管理层备案。六、船舶资料查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅船舶资料的，应填写《船舶资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人审核后，报船舶管理部门审批。2.船舶管理部门根据申请内容进行审批，对于涉及重要机密的船舶资料，应严格控制查阅范围，并要求查阅人员签署保密协议。3.经审批同意后，查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅船舶资料，查阅过程中不得擅自涂改、复制、转借资料。（二）借阅流程1.公司内部人员因工作需要借阅船舶资料的，应填写《船舶资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人审核后，报船舶管理部门审批。2.船舶管理部门根据申请内容进行审批，对于重要的船舶资料，应严格控制借阅期限，并要求借阅人员提供有效担保。3.经审批同意后，借阅人员应到档案管理部门办理借阅手续，领取借阅的船舶资料，并在规定的期限内归还。4.借阅人员应妥善保管借阅的船舶资料，不得转借他人或用于其他非工作目的。如因保管不善造成资料丢失、损坏的，应承担相应的赔偿责任。（三）查阅与借阅记录1.档案管理部门应建立船舶资料查阅与借阅记录台账，详细记录查阅和借阅人员的姓名、部门、查阅或借阅资料的名称、编号、日期、期限等信息。2.查阅与借阅记录台账应定期进行整理和归档，作为船舶资料管理工作的重要档案资料保存。七、船舶资料更新与维护（一）更新依据1.船舶技术状态发生变化，如设备更新、改造、维修等，相关部门应及时提供更新后的技术资料。2.船员信息发生变化，如证书更新、人员调动等，船员管理部门应及时更新船员资料。3.国家法律法规、行业标准、国际公约等发生变化，船舶管理部门应及时收集更新后的法律法规与标准规范类资料。4.船舶运营过程中产生新的资料，如航行日志、设备运行记录等，船舶运营部门应按照要求及时提交更新。（二）更新流程1.相关部门发现船舶资料需要更新时，应填写《船舶资料更新申请表》，注明更新资料的名称、编号、更新内容、更新原因等信息，提交给船舶管理部门。2.船舶管理部门收到更新申请后，应组织相关人员进行审核，确保更新内容的准确性和必要性。3.审核通过后，船舶管理部门应安排专人负责资料的更新工作，并按照资料编号规则重新编号。更新后的资料应及时归档，并通知相关部门查阅和使用。（三）维护措施1.定期对船舶资料进行检查和维护，确保资料的完整性和准确性。对于发现的问题，应及时进行整改。2.对电子存储设备中的船舶资料进行定期备份，防止数据丢失。同时，要定期检查电子存储设备的运行状态，确保数据的安全性。3.加强对船舶资料管理人员的培训，提高其业务水平和责任意识，确保船舶资料管理工作的质量。八、船舶资料安全与保密（一）安全措施1.建立健全船舶资料安全管理制度，加强对档案库房、电子存储设备等的安全管理，防止资料被盗、被篡改或丢失。2.档案库房应安装防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，并定期进行检查和维护，确保设施的正常运行。3.对电子存储设备应采取加密存储、访问控制等安全措施，防止数据泄露。同时，要定期对电子存储设备进行病毒查杀和数据备份，确保数据的安全性。（二）保密制度1.加强对船舶资料管理人员的保密教育，提高其保密意识和责任意识，确保在资料管理过程中严格遵守保密规定。2.对涉及公司机密的船舶资料，应严格控制知悉范围，并要求相关人员签署保密协议。保密协议应明确保密内容、保密期限、违约责任等条款。3.在船舶资料查阅、借阅过程中，应严格按照规定的程序进行操作，确保资料的保密