福建印章管理办法

福建印章管理办法一、总则（一）目的为加强印章管理，维护公司/组织正常运营秩序，保障公司/组织合法权益，依据国家相关法律法规，结合福建地区实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织在福建地区内所使用的各类印章，包括但不限于公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人章、部门章以及其他专用章等。（三）印章管理原则1.依法依规原则：印章的刻制、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规及行业标准，确保印章使用的合法性、规范性。2.专人负责原则：明确专人负责印章的保管与使用，做到责任清晰，防止印章失控。3.审批备案原则：印章使用应经过严格的审批流程，并进行备案登记，以便追溯和查询。4.安全保密原则：加强印章保管的安全措施，防止印章被盗用、冒用或滥用，确保公司/组织信息安全。二、印章的刻制（一）刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人审核签字。2.涉及公司/组织重要事项的印章刻制申请，需经法定代表人批准。（二）刻制流程1.申请部门将《印章刻制申请表》提交至综合管理部门（或指定的印章管理部门）。2.综合管理部门审核申请材料，确认无误后，统一到公安机关指定的具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。3.印章刻制完成后，刻制单位应出具印章刻制证明，并将印章及相关材料移交至综合管理部门。（三）印章备案1.综合管理部门负责将新刻制的印章信息及时报送公安机关进行备案。2.备案内容包括印章名称、式样、规格、启用时间等。三、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于公司/组织对外的正式文件、信函、合同、协议、证明等。2.财务专用章：用于公司/组织的财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。3.合同专用章：用于签订各类经济合同、协议等。4.法定代表人章：用于特定的文件签署或财务业务等。5.部门章：用于本部门内部的文件、通知、报表等。6.其他专用章：根据其特定用途，在相应业务范围内使用。（二）使用审批1.一般事项的印章使用，由使用部门填写《印章使用申请表》，经部门负责人审批后，即可使用。2.重要事项的印章使用，需经部门负责人、分管领导审核，报法定代表人批准。3.涉及财务、合同等关键业务的印章使用，应严格按照公司/组织相关财务制度和合同管理规定进行审批。（三）使用流程1.使用部门填写《印章使用申请表》，注明使用事由、使用对象、使用时间等信息。2.将申请表提交至相应的审批人进行审批。3.审批通过后，持申请表到印章保管部门领取印章，并在印章使用登记簿上进行登记。4.印章使用完毕后，应及时归还印章保管部门，并在登记簿上记录归还时间。（四）禁止事项1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。2.未经批准，不得擅自将印章携带外出使用。确因工作需要外出使用的，须经法定代表人批准，并采取必要的安全措施。3.不得将印章交予非本公司/组织人员使用。四、印章的保管（一）保管人员1.公司/组织应指定专人负责印章的保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。2.印章保管人员不得兼任涉及印章使用审批的相关工作。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.对于重要印章，应实行双人保管制度，分别掌握保险柜钥匙，同时开启保险柜才能使用印章。（三）保管要求1.保管人员应妥善保管印章，不得随意放置或转借他人。2.定期对印章进行检查，确保印章清晰、完好，如发现印章损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。3.印章保管人员因工作变动等原因需要交接印章时，应办理严格的交接手续，填写《印章交接登记表》，由交接双方及监交人签字确认。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.公司/组织名称变更、机构调整等原因导致印章不再使用。2.印章损坏无法正常使用。3.因其他原因需要停用印章。（二）停用流程1.印章保管部门应及时通知相关部门停止使用停用印章，并收回已发放的印章使用申请表等相关材料。2.在公司/组织内部发布印章停用公告，明确停用印章的名称、停用时间等信息。（三）销毁流程1.对于需要销毁的印章，由印章保管部门填写《印章销毁申请表》，详细说明印章停用原因、销毁方式等，并经部门负责人审核签字。2.涉及重要印章的销毁申请，需经法定代表人批准。3.批准后，由综合管理部门（或指定的印章管理部门）会同相关部门，采用粉碎、熔化等方式对印章进行销毁，并填写《印章销毁登记表》，记录销毁时间、地点、参与人员等信息。六、监督与检查（一）内部监督1.综合管理部门定期对印章的使用、保管情况进行检查，确保印章管理符合规定要求。2.审计部门不定期对印章管理进行审计监督，检查印章使用审批流程的执行情况、印章保管的安全性等。（二）违规处理1.对于违反本办法规定使用、保管印章的行为，公司/组织将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、辞退等。2.如因印章管理不善给公司/组织