监狱合同管理办法

监狱合同管理办法一、总则（一）目的为加强监狱合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护监狱合法权益，根据国家相关法律法规，结合监狱实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于监狱对外签订的各类合同，包括但不限于建设工程合同、物资采购合同、服务合同、租赁合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.公平公正原则合同双方应当遵循公平、公正的原则确定各方的权利和义务，不得利用优势地位或对方劣势谋取不当利益。3.诚实守信原则合同双方应当诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。4.风险防范原则加强合同风险评估和防控，确保合同的签订和履行能够有效防范各类风险，保障监狱工作的顺利开展。（四）管理职责1.监狱合同管理部门负责合同的统一归口管理，履行以下职责：-制定和完善合同管理制度；-审查合同的合法性、合规性和可行性；-参与合同的谈判、起草、签订等工作；-监督合同的履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题；-负责合同的登记、归档、保管等工作。2.监狱各业务部门负责本部门合同的起草、申报、履行等工作，并配合合同管理部门做好相关工作。3.监狱财务部门负责合同款项的支付审核，确保支付符合财务规定和合同约定。4.监狱审计部门负责对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行审计监督。二、合同的签订（一）合同签订流程1.业务部门根据工作需要，提出签订合同的申请，填写《监狱合同审批表》，详细说明合同的名称、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点、方式、违约责任等主要内容，并附相关背景资料。2.合同管理部门对业务部门提交的合同申请进行初步审查，重点审查合同的必要性、可行性、合法性等，并提出审查意见。3.合同申请经合同管理部门审查通过后，报监狱分管领导审批。分管领导根据合同的性质和金额等情况，进行审批决策。4.对于重大合同或涉及金额较大的合同，需经监狱党委会议研究决定。5.合同签订前，业务部门应当与对方当事人进行充分沟通和协商，确保合同条款明确、具体、公平合理。合同文本应当由合同管理部门统一审核把关，必要时可征求法律顾问或相关专业机构的意见。6.合同应当由监狱法定代表人或其授权的代理人签订。授权代理人签订合同的，应当出具法定代表人的授权委托书。7.合同签订后，业务部门应当及时将合同副本送合同管理部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。（二）合同文本要求1.合同文本应当使用国家规定的标准格式或行业通用格式，内容完整、准确、清晰，条款齐全，避免出现模糊不清、歧义或漏洞。2.合同应当明确双方的权利和义务，特别是关于标的、数量、质量、价款、履行期限、地点、方式、违约责任等主要条款，应当具体、明确，具有可操作性。3.合同应当约定争议解决方式，优先选择协商解决，协商不成的，可以通过仲裁或诉讼等方式解决。4.合同文本应当由双方当事人签字（盖章）确认，并加盖骑缝章。（三）合同签订注意事项1.审查对方当事人的主体资格和信用状况，确保对方具有签订合同的合法资格和履行合同的能力。2.对于涉及重大利益或风险较大的合同，应当进行充分的市场调研和风险评估，制定相应的风险应对措施。3.合同条款应当符合法律法规和行业标准的要求，不得违反法律法规的强制性规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.合同签订过程中，应当严格遵守审批程序，未经审批不得擅自签订合同。5.签订合同应当使用监狱统一印制的合同文本，特殊情况需要使用自制合同文本的，应当经合同管理部门审核同意。三、合同的履行（一）履行要求1.合同签订后，双方当事人应当按照合同约定全面履行各自的义务。业务部门应当负责跟踪合同的履行情况，及时掌握合同履行进度，确保合同按时、按质、按量履行。2.业务部门在合同履行过程中发现问题或需要变更合同的，应当及时与对方当事人协商解决，并按照合同约定的程序办理相关手续。3.合同履行过程中，应当注意收集和保存与合同履行相关的证据，如发票、送货单、验收报告、会议纪要等，以备不时之需。（二）履行监督1.合同管理部门负责对合同的履行情况进行监督检查，定期或不定期对合同履行情况进行跟踪，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.业务部门应当定期向合同管理部门报送合同履行情况报告，详细说明合同履行进度、存在的问题及解决措施等。3.财务部门应当按照合同约定及时支付合同款项，对合同款项的支付进行审核把关，确保支付符合财务规定和合同约定。4.审计部门应当对合同的履行情况进行审计监督，重点审查合同的履行是否符合法律法规和合同约定，是否存在违规行为等。（三）履行变更1.合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更合同的，双方当事人应当协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同变更协议应当按照合同签订的审批程序进行审批，未经审批不得擅自变更合同。3.合同变更后，业务部门应当及时将变更协议副本送合同管理部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。（四）履行终止1.合同履行完毕或双方当事人协商一致解除合同的，合同终止。合同终止后，双方当事人应当按照合同约定或法律规定办理相关手续，如结算、清理、返还财产等。2.业务部门应当在合同履行完毕或解除合同后及时向合同管理部门报送合同履行情况总结报告，详细说明合同履行情况、存在的问题及改进措施等。3.合同管理部门应当对合同履行情况进行总结分析，总结经验教训，完善合同管理制度，提高合同管理水平。四、合同的变更与解除（一）变更与解除条件1.合同双方当事人协商一致，可以变更或解除合同。2.因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因致使合同无法履行或部分无法履行的，可以变更或解除合同。3.一方当事人严重违反合同约定，致使合同目的无法实现的，另一方当事人可以解除合同。4.法律法规规定的其他可以变更或解除合同的情形。（二）变更与解除程序1.合同变更或解除的，双方当事人应当签订书面协议，并按照合同签订的审批程序进行审批。2.合同变更或解除协议应当明确变更或解除的原因、内容、时间等事项，并由双方当事人签字（盖章）确认。3.合同变更或解除后，业务部门应当及时将变更或解除协议副本送合同管理部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。（三）变更与解除后的处理1.合同变更或解除后，双方当事人应当按照协议约定办理相关手续，如结算、清理、返还财产等。2.因合同变更或解除给对方当事人造成损失的，应当按照合同约定或法律规定承担相应的赔偿责任。五、合同的风险防控（一）风险评估1.合同管理部门应当会同业务部门、财务部门、审计部门等相关部门，对合同的风险进行评估，重点评估合同的合法性、合规性、可行性、风险程度等。2.风险评估应当贯穿合同签订、履行、变更、解除等全过程，及时发现和识别潜在的风险因素，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，如加强合同审查、完善合同条款、加强合同履行监督、建立风险预警机制等。2.对于风险较大的合同，应当实行重点监控，定期跟踪合同履行情况，及时发现和解决问题，确保合同的顺利履行。（三）风险监控1.建立合同风险监控机制，定期对合同的风险状况进行评估和分析，及时发现和预警潜在的风险。2.合同管理部门应当加强与业务部门、财务部门、审计部门等相关部门的沟通协调，及时掌握合同履行情况和风险动态，共同做好合同风险防控工作。六、合同的档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应当及时将合同文本、相关审批文件、补充协议、变更协议、解除协议、履行记录等资料收集齐全，并移交合同管理部门。2.合同管理部门应当对收集到的合同资料进行整理、分类、编号，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.合同管理部门应当按照档案管理的要求，对合同资料进行整理，包括合同文本的排版、装订，审批文件的归档等。2.合同档案应当按照年度、类别、保管期限等进行分类存放，便于查阅和管理。（三）档案保管1.合同管理部门应当建立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案的保管期限应当按照国家有关规定执行，一般分为永久、长期和短期三种。对于重要合同或涉及重大利益的合同，应当永久保管。3.合同档案管理人员应当定期对合同档案进行检查和盘点，确保档案资料的安全完整。（四）档案查阅1.监狱内部人员因工作需要查阅合同档案的，应当填写《监狱合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报合同管理部门审批。2.合同管理部门应当对查阅申请进行审核，符合条件的予以批准，并指定专人负责查阅服务。查阅人员应当在指定地点查阅合同档案，不得擅自将档案带出档案室。3.查阅合同档案应