检验样品管理办法

检验样品管理办法一、总则（一）目的为加强公司检验样品的管理，确保检验工作的准确性、可靠性和公正性，保证检验数据能够真实反映产品质量状况，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有涉及检验样品的接收、流转、存储、处置等环节的管理活动，包括原材料、半成品、成品以及外包加工产品等各类检验样品。（三）职责分工1.质量管理部门负责制定和修订检验样品管理办法，并监督执行。负责检验样品管理流程的整体协调与指导，确保各环节工作有序进行。对检验样品的流转过程进行监控，保证检验工作的及时性和准确性。负责对检验完成后的样品进行最终处置的审核。2.采购部门负责采购样品的相关信息收集与传递，确保采购样品的规格、型号、数量等准确无误，并及时通知质量管理部门。在采购样品到达公司时，配合质量管理部门做好样品的交接工作。3.生产部门负责生产过程中产生的半成品、成品样品的标识、收集与送检，确保样品能够代表生产批次的质量状况。按照质量管理部门的要求，及时提供生产过程中的相关质量信息，协助分析样品检验结果。4.仓库管理部门负责检验样品的存储管理，确保样品存储环境符合要求，防止样品损坏、变质或混淆。按照规定办理检验样品的出入库手续，建立详细的样品出入库台账。5.检验部门负责对各类检验样品进行检验操作，确保检验方法正确、数据准确，并及时出具检验报告。在检验过程中，如发现样品存在异常情况，应及时通知质量管理部门和相关部门进行处理。负责检验完成后样品的临时保管，并配合质量管理部门做好样品的最终处置工作。二、检验样品的接收（一）采购样品的接收1.采购部门在收到供应商提供的样品后，应及时核对样品的规格、型号、数量等信息与采购合同一致，并填写《采购样品接收清单》，详细记录样品的名称、编号、规格、数量、供应商名称等内容。2.在核对无误后，采购部门应在一个工作日内将样品连同《采购样品接收清单》一并移交至质量管理部门。移交过程中，双方需办理交接手续，确保样品的完整性和准确性。3.质量管理部门收到采购样品后，应安排专人对样品进行初步检查，查看样品外观是否有损坏、变形等情况。如发现问题，应及时与采购部门沟通，要求供应商重新提供合格样品。（二）生产样品的接收1.生产部门在生产过程中，如需抽取半成品或成品作为检验样品，应按照规定的抽样方法和数量进行抽取，并确保所抽取的样品能够代表该批次产品的质量状况。2.抽取的样品应立即进行标识，标识内容包括样品名称、编号、生产批次、生产日期、抽样部位等信息。标识应清晰、准确、不易褪色。3.生产部门应在抽取样品后的一个工作日内，将样品连同《生产样品送检单》一并送至检验部门。《生产样品送检单》应详细记录样品的基本信息、生产批次、抽样原因等内容。4.检验部门收到生产样品后，应认真核对样品标识和《生产样品送检单》信息，确认无误后安排检验人员进行检验。（三）外部委托检验样品的接收1.当公司需要将样品委托外部机构进行检验时，相关部门应填写《外部委托检验样品申请表》，详细说明委托检验的目的、样品信息、检验项目、要求完成时间等内容。2.《外部委托检验样品申请表》经部门负责人审核、分管领导批准后，交至质量管理部门。质量管理部门根据申请表内容，安排专人负责样品的包装、标识和寄送工作。3.在寄送样品前，应确保样品包装完好，标识清晰，并填写《外部委托检验样品交接清单》，详细记录样品的名称、编号、数量、寄送日期、接收单位等信息。交接清单一式两份，一份随样品寄送，一份留存公司备查。4.外部委托检验样品到达接收单位后，应要求接收单位在《外部委托检验样品交接清单》上签字确认，以证明样品已安全送达。同时，应及时跟踪检验进度，确保检验报告按时返回公司。三、检验样品的流转（一）样品流转流程1.检验部门收到检验样品后，应根据检验项目的要求，及时安排检验人员进行检验。检验人员在检验过程中，应严格按照规定的检验方法和操作规程进行操作，确保检验数据的准确性和可靠性。2.对于需要进行多项检验的样品，检验人员应按照检验顺序依次进行检验，并在检验记录上详细记录每个检验项目的检验结果和检验时间。3.在检验过程中，如发现样品存在异常情况或检验结果不符合标准要求，检验人员应立即停止检验，并及时通知质量管理部门和相关部门。质量管理部门应组织相关人员对异常情况进行分析和处理，必要时重新抽取样品进行检验。4.检验完成后，检验人员应及时出具检验报告，并将检验报告和检验记录一并提交给质量管理部门。质量管理部门对检验报告进行审核，确认无误后加盖公司检验专用章，并将检验报告分发给相关部门。5.对于检验合格的样品，检验部门应及时通知仓库管理部门办理入库手续；对于检验不合格的样品，质量管理部门应组织相关部门进行评审，确定不合格样品的处置方式，并通知仓库管理部门按照处置意见进行处理。（二）样品流转过程中的标识管理1.检验样品在流转过程中，应始终保持清晰、准确的标识。标识内容应包括样品名称、编号、规格、型号、生产批次、生产日期、检验状态等信息。2.样品标识应采用适宜的方式进行标注，如粘贴标签、挂标识牌等。标签和标识牌应牢固粘贴或悬挂在样品上，不易脱落。3.在样品流转过程中，如标识发生损坏或丢失，应及时进行补标，确保样品标识的完整性。补标后的标识应与原标识内容一致，并注明补标日期和补标人员。（三）样品流转过程中的记录管理1.检验样品在流转过程中，应建立详细的记录，记录内容包括样品的接收时间、流转环节、检验项目、检验结果、检验日期、检验人员等信息。2.记录应采用纸质或电子文档的形式进行保存，保存期限应符合相关法律法规和公司规定的要求。记录应字迹清晰、内容完整、数据准确，不得随意涂改。如需涂改，应在涂改处加盖涂改人员的印章，并注明涂改日期和原因。3.质量管理部门应定期对样品流转记录进行检查和审核，确保记录的真实性和完整性。如发现记录存在问题，应及时进行整改，并追究相关人员的责任。四、检验样品的存储（一）存储环境要求1.仓库管理部门应根据样品的特性和要求，提供适宜的存储环境，确保样品在存储过程中质量不受影响。2.对于一般常温保存的样品，应存放在干燥、通风良好的仓库内，避免阳光直射和潮湿环境。仓库温度应保持在[具体温度范围]之间，相对湿度应保持在[具体湿度范围]之间。3.对于需要冷藏或冷冻保存的样品，应存放在专门的冷藏库或冷冻库内，确保温度符合要求。冷藏库温度应保持在[具体冷藏温度范围]之间，冷冻库温度应保持在[具体冷冻温度范围]之间。4.对于有特殊存储要求的样品，如易燃易爆、有毒有害等样品，应按照相关法律法规和标准的要求进行单独存储，并采取相应的安全防护措施。（二）存储方式1.检验样品应按照类别、规格、型号、批次等进行分类存放，便于查找和管理。不同类别的样品应分开存放，避免相互混淆。2.对于易受潮、易氧化、易挥发等样品，应采取密封包装或特殊防护措施进行存储，防止样品变质或失效。3.样品应存放在货架或货柜上，不得直接放置在地面上。货架或货柜应定期进行清洁和维护，确保存储环境整洁卫生。4.在存储样品时，应注意留出适当的空间，便于通风和搬运操作。同时，应避免样品受到挤压、碰撞等损坏。（三）库存盘点1.仓库管理部门应定期对检验样品进行库存盘点，确保账物相符。盘点周期为[具体盘点周期]，如每月、每季度或每半年进行一次盘点。2.在盘点过程中，应认真核对样品的名称、编号、规格、型号、数量、批次等信息与库存台账一致。如发现账物不符，应及时查明原因，并进行调整。3.对于盘盈或盘亏的样品，应填写《检验样品盘盈盘亏报告表》，详细记录盘盈或盘亏的样品信息、原因分析及处理意见。报告表经仓库管理部门负责人审核后，报质量管理部门和财务部门备案。4.质量管理部门应对库存盘点情况进行监督和检查，确保盘点工作的真实性和准确性。如发现盘点过程中存在问题，应及时要求仓库管理部门进行整改，并追究相关人员的责任。五、检验样品的处置（一）合格样品的处置1.检验合格的样品，仓库管理部门应及时办理入库手续，并按照公司的库存管理规定进行存储。入库后的样品应按照规定的程序进行发放和使用。2.对于一些时效性较强的合格样品，如食品、药品等，应在规定的有效期内进行处理或使用。超过有效期的样品，应按照不合格样品进行处置。（二）不合格样品的处置1.检验不合格的样品，质量管理部门应组织相关部门进行评审，分析不合格原因，确定处置方式。处置方式包括返工、返修、报废、退货等。2.对于需要返工或返修的不合格样品，生产部门应按照质量管理部门的要求制定返工或返修方案，并组织实施。返工或返修后的样品应重新进行检验，确保符合标准要求。3.对于无法返工或返修的不合格样品，应予以报废处理。报废样品应按照公司的相关规定进行标识和隔离，防止其再次流入生产或使用环节。报废样品的处置过程应进行记录，记录内容包括样品名称、编号、规格、型号、生产批次、报废原因、报废日期、处置方式等信息。4.对于因供应商原因导致的不合格样品，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取相应的措施，如退货、换货、补货等。同时，应跟踪供应商的处理情况，确保问题得到妥善解决。（三）留样样品的处置1.为保证产品质量追溯和复查的需要，公司应按照规定对部分检验样品进行留样。留样样品的数量和期限应符合相关法律法规和公司规定的要求。2.留样样品应存放在专门的留样库或留样区域内，并有明显的标识。留样库或留样区域应具备适宜的存储环境，确保留样样品的质量不受影响。3.在留样期限届满后，如无特殊情况，留样样品可按照不合格样品的处置方式进行报废处理。如需延长留样期限，应经质量管理部门批准，并做好相关记录。六、监督与考核（一）监督检查1.质量管理部门应定期对检验样品的管理情况进行监督检查，检查内容包括样品的接收、流转、存储、处置等环节的工作是否符合本办法的要求。2.监督检查可采用现场检查、查阅记录、数据分析等方式进行。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。3.责任部门应按照整改通知书的要求，制定整改措施，明确整改责任人，按时完成整改任务，并将整改情况书面报告质量管理部门。质量管理部门应对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核制度1.公司