浙江合同管理办法

浙江合同管理办法一、总则（一）目的本办法旨在加强浙江地区公司/组织的合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司/组织的合法权益，促进公司/组织的健康发展。（二）适用范围本办法适用于浙江地区公司/组织及其所属各部门、分支机构签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规和相关政策的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则合同双方应当在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则合同的内容应当公平合理，不得显失公平，双方的权利和义务应当对等。4.诚实守信原则合同双方应当诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或者解除合同。（四）职责分工1.合同管理部门负责制定和完善合同管理制度，指导和监督各部门的合同管理工作，审查合同文本，参与重大合同的谈判和签订，处理合同纠纷等。2.业务部门负责合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作，及时向合同管理部门报送合同签订、履行情况等相关信息。3.法务部门负责对合同的合法性进行审查，提供法律咨询和建议，处理合同纠纷的法律事务。4.财务部门负责对合同的财务条款进行审查，监督合同的履行情况，办理合同款项的收付等。二、合同的签订（一）合同的起草1.业务部门根据合同内容和要求，负责起草合同文本。合同文本应当内容完整、条款清晰、权利义务明确，符合法律法规和公司/组织的相关规定。2.合同文本应当使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义、容易引起争议的表述。（二）合同的审查1.业务部门起草的合同文本应当提交合同管理部门进行审查。合同管理部门应当对合同的合法性、合规性、完整性、可行性等进行全面审查，并提出审查意见。2.合同管理部门审查通过的合同文本，应当提交法务部门进行合法性审查。法务部门应当对合同的法律条款进行审查，确保合同的签订和履行符合法律法规的要求。3.合同管理部门和法务部门审查通过的合同文本，应当提交财务部门进行财务条款审查。财务部门应当对合同的财务条款进行审查，确保合同的签订和履行符合公司/组织的财务管理制度。（三）合同的签订1.合同经审查通过后，由业务部门负责与对方当事人进行谈判，达成一致意见后签订合同。2.签订合同应当使用公司/组织统一印制的合同文本，并加盖公司/组织的合同专用章或者公章。合同专用章或者公章的使用应当按照公司/组织的印章管理制度执行。3.合同签订后，业务部门应当及时将合同副本送合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。三、合同的履行（一）合同履行的原则1.全面履行原则合同双方应当按照合同约定全面履行自己的义务，包括履行的主体、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点和方式等。2.协作履行原则合同双方应当相互协作，共同完成合同约定的义务。一方履行义务时，对方应当提供必要的协助和配合。（二）合同履行的跟踪与监督1.业务部门负责合同履行的具体工作，应当建立合同履行台账，及时记录合同的履行情况，包括合同的签订时间、履行期限、履行进度、款项收付等。2.合同管理部门应当定期对合同的履行情况进行跟踪和监督，及时发现合同履行过程中存在的问题，并督促业务部门采取措施加以解决。3.法务部门应当对合同履行过程中涉及的法律问题进行指导和监督，确保合同的履行符合法律法规的要求。4.财务部门应当对合同款项的收付情况进行监督，确保合同款项的收付符合公司/组织的财务管理制度。（三）合同履行中的变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更或者解除合同的，应当经合同双方协商一致，并签订书面协议。2.变更或者解除合同应当按照合同签订的程序进行审查和批准。未经审查和批准，不得擅自变更或者解除合同。3.合同变更或者解除后，业务部门应当及时将变更或者解除的情况通知合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门，并办理相关手续。四、合同的档案管理（一）合同档案的收集与整理1.业务部门应当在合同签订后及时将合同文本及相关资料收集齐全，并送合同管理部门进行整理。2.合同管理部门应当对合同文本及相关资料进行分类整理，建立合同档案。合同档案应当包括合同文本、合同审批表、合同谈判记录、合同变更协议、合同解除协议、合同履行情况记录等。（二）合同档案的保管与查阅1.合同档案应当由合同管理部门指定专人负责保管，确保合同档案的安全、完整。2.因工作需要查阅合同档案的，应当填写查阅申请表，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员应当在指定的地点查阅合同档案，并不得擅自复制、涂改、损毁合同档案。（三）合同档案的销毁1.合同档案保管期限届满后，合同管理部门应当按照公司/组织的档案管理制度进行销毁。2.销毁合同档案应当填写销毁申请表，经合同管理部门负责人、法务部门负责人、财务部门负责人等相关部门负责人批准后，方可销毁。销毁合同档案应当由专人负责监销，并做好销毁记录。五、合同纠纷的处理（一）合同纠纷的预防1.合同管理部门应当加强对合同签订、履行等环节的管理，提高合同管理水平，预防合同纠纷的发生。2.业务部门应当加强对合同对方当事人的资信调查，了解对方当事人的经营状况、财务状况、信用状况等，确保合同的签订和履行具有可靠的基础。3.法务部门应当加强对合同法律风险的防范，为合同的签订和履行提供法律咨询和建议，确保合同的签订和履行符合法律法规的要求。（二）合同纠纷的处理程序1.合同履行过程中发生纠纷的，业务部门应当及时与对方当事人进行沟通协商，寻求解决方案。2.如协商不成，业务部门应当及时向合同管理部门报告，并提交合同纠纷处理申请。合同管理部门应当组织相关部门进行研究分析，制定纠纷处理方案。3.纠纷处理方案经公司/组织领导批准后，业务部门应当按照方案组织实施。在纠纷处理过程中，应当注意收集和保存相关证据，维护公司/组织的合法权益。4.如纠纷涉及法律事务，应当及时委托法务部门处理。法务部门应当按照法律法规的要求，积极参与纠纷的处理，维护公司/组织的合法权益。（三）合同纠纷的诉讼与仲裁1.如合同纠纷无法通过协商、调解等方式解决，需要通过诉讼或者仲裁方式解决的，应当按照公司/组织的相关规定办理审批手续。2.委托诉讼或者仲裁应当签订委托代理合同