水运归档管理办法

水运归档管理办法一、总则（一）目的为加强公司水运业务档案的科学管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，有效保护和利用档案资源，为公司水运业务发展提供有力支持，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司在水运业务活动中形成的各类文件材料的归档管理，包括但不限于货物运输、船舶调度、港口作业、物流配送等相关业务环节产生的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司水运业务档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实有效原则：归档的文件材料应真实反映公司水运业务活动的实际情况，具有有效凭证作用。3.便于利用原则：档案管理应便于查询、检索和利用，提高工作效率。（四）管理职责1.公司档案管理部门负责制定和完善水运归档管理办法，并监督实施。指导和督促各部门做好水运业务档案的收集、整理、归档工作。负责水运业务档案的集中保管、鉴定、销毁等工作。提供档案查询、借阅等服务，开发利用档案信息资源。2.各业务部门负责本部门水运业务文件材料的形成、积累和整理工作，并定期向公司档案管理部门移交归档。明确专人负责档案管理工作，确保档案工作与业务工作同步进行。二、归档范围与要求（一）归档范围1.货物运输档案运输合同、协议、委托书等。货物托运单、提单、运单等。运输计划、调度指令、运输记录等。运费结算凭证、发票等。运输过程中的事故记录、处理报告等。2.船舶调度档案船舶动态信息、航行计划、调度指令等。船舶运行记录、油耗记录、维修记录等。船舶船员管理档案，包括船员证书、培训记录、考勤记录等。船舶安全检查记录、事故报告等。3.港口作业档案港口作业合同、协议等。作业计划、调度指令、作业记录等。货物装卸记录、堆存记录、计量记录等。港口设施设备维护保养记录、安全检查记录等。港口环保相关记录，如污染物排放记录等。4.物流配送档案物流配送合同、协议等。配送计划、调度指令、运输路线规划等。货物交接记录、库存管理记录等。物流成本核算记录、效益分析报告等。（二）归档要求1.文件材料齐全完整：各部门应确保归档的文件材料齐全，能够全面反映水运业务活动的全过程。2.内容真实准确：归档的文件材料应与实际业务活动相符，数据准确，签字盖章齐全。3.格式规范统一：文件材料应采用统一的格式，字迹清晰，纸张质量符合要求。4.及时归档：各部门应在业务活动结束后[X]个工作日内，将整理好的文件材料移交公司档案管理部门归档。三、归档文件的整理（一）分类1.按业务类别分类：将水运业务档案分为货物运输、船舶调度、港口作业、物流配送等类别。2.按年度分类：在每个业务类别下，再按年度进行分类。（二）编号1.编制档案编号：为每份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序号等信息。2.编号规则：例如，货物运输档案编号为“HYYYYYXXX”，其中“HY”表示货物运输类别，“YYYY”表示年度，“XXX”表示该年度内的顺序号。（三）装订1.去除金属物：对归档文件材料中的金属物，如订书钉、回形针等进行去除。2.装订顺序：按照文件材料的形成顺序，依次进行装订，确保整齐牢固。3.装订方式：采用线装或胶装方式，避免使用金属装订物。（四）编目1.编制卷内目录：在每卷档案内编制卷内目录，包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等内容。2.编制备考表：在每卷档案末尾编制备考表，记录本卷档案的整理情况、缺损情况等。四、档案的保管（一）保管场所1.档案库房：公司应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房设施：库房内应配备必要的设施设备，如档案架、温湿度调节设备、消防设备、防虫药品等。（二）保管要求1.分类存放：档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和管理。2.定期检查：档案管理部门应定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时处理。3.温湿度控制：库房内的温度应保持在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应保持在[X]%[X]%之间。4.安全管理：加强库房的安全管理，严禁无关人员进入库房，确保档案的安全。五、档案的利用（一）利用方式1.查询：公司内部人员因工作需要，可以到档案管理部门查询水运业务档案。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。3.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可以提供档案的复制服务。（二）利用手续1.查询手续：利用者需填写档案查询登记表，注明查询的档案类别、年度、题名等信息，经档案管理部门工作人员核实后，提供查询服务。2.借阅手续：借阅者需填写借阅申请表，详细说明借阅档案的用途、期限等，经审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制手续：利用者需填写档案复制申请表，注明复制的档案内容、用途等，经审批后，办理复制手续。复制档案应注明“复制件”字样，并加盖档案管理部门印章。（三）利用限制1.保密限制：对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制利用范围。2.损坏赔偿：利用者应爱护档案，不得擅自涂改、污损、丢失档案。如因保管不善造成档案损坏或丢失的，应承担相应的赔偿责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.鉴定组织：公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门等相关人员组成，负责对到期档案进行鉴定。2.鉴定标准：根据档案的保存价值、利用频率等因素，制定档案鉴定标准，确定档案的保管期限。3.鉴定程序：档案鉴定小组定期对到期档案进行逐卷鉴定，提出鉴定意见，填写档案鉴定表。（二）销毁1.销毁审批：经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，报公司领导审批。2.销毁方式：档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚