样品承认管理办法

样品承认管理办法一、总则（一）目的本管理办法旨在规范公司样品承认流程，确保所承认的样品符合客户需求、公司标准及相关法律法规要求，有效控制产品质量，提高客户满意度，促进公司业务的顺利开展。（二）适用范围本办法适用于公司所有新产品样品、产品变更样品以及客户特殊要求样品的承认管理工作。（三）职责分工1.研发部门负责新产品的设计与开发，根据客户需求或市场调研提出样品制作需求。主导样品的制作，确保样品能够体现产品设计理念和技术要求。对样品进行初步检验和测试，提供样品相关技术资料和测试报告。2.品质部门制定样品检验标准和检验规范。对研发部门提交的样品进行全面检验和测试，判定样品是否符合相关标准和要求。负责组织相关部门对样品进行评审，出具评审意见。3.生产部门根据研发部门提供的样品制作工艺要求，评估生产可行性。参与样品制作过程，提供生产过程中的技术支持和问题反馈。负责样品生产所需设备、工装夹具的准备和调试。4.市场部门负责与客户沟通，了解客户对样品的具体要求和期望。向研发部门传达客户需求信息，确保样品制作方向符合客户意图。参与样品评审，从市场角度提出意见和建议。5.采购部门根据样品制作需求，及时采购所需原材料和零部件。确保所采购的物资符合质量要求，并提供相关质量证明文件。二、样品承认流程（一）需求提出1.市场部门在接到客户新产品需求或产品变更需求后，应及时与客户沟通，明确客户对样品的各项要求，包括但不限于产品规格、性能指标、外观要求、包装要求等，并将客户需求信息整理成《样品需求联络单》。2.《样品需求联络单》应详细描述样品的名称、型号、数量、交付时间等基本信息，同时附上客户提供的相关技术文件、图纸或样件等资料。3.市场部门将填写完整的《样品需求联络单》提交给研发部门，并组织相关部门召开需求沟通会议，确保各部门对客户需求有清晰准确的理解。（二）样品制作1.研发部门根据《样品需求联络单》及需求沟通会议确定的内容，制定样品制作计划，明确样品制作的工艺流程、所需设备、工装夹具、原材料及零部件清单等。2.研发部门按照样品制作计划组织样品制作工作，在制作过程中应严格按照设计要求和工艺规范进行操作，确保样品质量。3.生产部门协助研发部门进行样品制作，提供生产过程中的技术支持和问题反馈。如发现样品制作过程中存在技术难题或质量问题，应及时与研发部门沟通解决。4.采购部门根据样品制作所需原材料及零部件清单，及时采购所需物资，并确保所采购物资的质量符合要求。采购物资到货后，应提交质量证明文件给研发部门。（三）样品检验与测试1.样品制作完成后，研发部门对样品进行初步检验和测试，确保样品能够满足设计要求。研发部门应填写《样品自检报告》，记录样品的检验和测试结果。2.研发部门将样品及《样品自检报告》提交给品质部门。品质部门按照制定的样品检验标准和检验规范，对样品进行全面检验和测试。3.品质部门检验和测试的项目包括但不限于外观、尺寸、性能、可靠性等。检验和测试过程中应做好记录，填写《样品检验报告》。4.对于需要进行特殊测试或试验的样品，品质部门应委托具有资质的第三方检测机构进行检测，并获取检测报告。（四）样品评审1.品质部门组织研发部门、生产部门、市场部门等相关人员召开样品评审会议。评审会议应至少包括以下内容：品质部门介绍样品检验和测试结果，展示《样品检验报告》。研发部门汇报样品制作过程、技术参数及相关技术资料。生产部门评估样品生产可行性，提出生产过程中可能遇到的问题及解决方案。市场部门从客户需求和市场角度对样品进行评价，提出意见和建议。2.参会人员对样品进行充分讨论和评审，根据评审情况填写《样品评审表》。评审结果分为“通过”、“整改后通过”、“不通过”三种。“通过”：表示样品各项指标均符合客户需求、公司标准及相关法律法规要求，可进入下一阶段。“整改后通过”：表示样品存在部分不符合项，但经过整改后能够满足要求。研发部门应针对不符合项制定整改措施，明确整改责任人及整改期限，整改完成后重新提交样品进行评审。“不通过”：表示样品存在严重不符合项，无法满足客户需求或公司标准。研发部门应分析原因，重新进行样品制作和检验测试，直至样品通过评审。（五）样品承认1.若样品评审结果为“通过”，品质部门将《样品评审表》及相关资料提交给公司管理层进行最终审批。公司管理层根据评审意见和公司整体利益，做出样品是否承认的决定。2.经公司管理层批准承认的样品，由品质部门发放《样品承认书》。《样品承认书》应详细记录样品的名称、型号、规格、承认日期、有效期限等信息，并加盖公司公章。3.《样品承认书》发放后，相关部门应按照承认的样品进行批量生产、销售或交付客户。（六）样品变更管理1.在样品承认后的有效期内，如客户提出产品变更要求或公司内部对产品进行优化改进，需要对样品进行变更时，应按照本流程重新进行样品制作、检验与测试、评审及承认等环节。2.变更后的样品评审通过并经公司管理层批准承认后，应及时更新《样品承认书》及相关技术文件，确保所有相关部门获取最新的样品信息。三、样品管理（一）样品标识1.研发部门在样品制作完成后，应在样品上或其包装上粘贴清晰、牢固的标识，标识内容应包括样品名称、型号、规格、批次、制作日期等信息。2.对于有特殊要求或追溯需求的样品，标识内容还应包括客户名称、订单编号等相关信息。（二）样品存储1.品质部门负责建立样品存储区域，对承认的样品进行分类存放。样品应按照不同的产品类别、型号、批次等进行分区存储，确保易于查找和管理。2.样品存储区域应保持干燥、通风、清洁，温度、湿度等环境条件应符合样品存储要求。对于有特殊存储条件要求的样品，如需要冷藏、防潮、防虫等，应采取相应的防护措施。3.品质部门应定期对样品进行盘点，确保样品数量准确、状态良好。如发现样品有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并采取相应的处理措施。（三）样品发放与回收1.因业务需要发放样品时，应填写《样品发放申请表》，注明样品名称、型号、数量、发放对象、发放用途等信息，并经相关部门负责人审批后，到品质部门领取样品。2.领取样品的人员应在《样品发放登记表》上签字确认，确保样品发放记录可追溯。3.对于客户退回的样品或不再使用的样品，相关部门应及时将样品交回品质部门。品质部门对退回的样品进行检查和确认后，按照规定进行处理。四、相关记录管理（一）记录清单1.《样品需求联络单》2.《样品制作计划》3.《样品自检报告》4.《样品检验报告》5.《样品评审表》6.《样品承认书》7.《样品发放申请表》8.《样品发放登记表》（二）记录保存期限1.上述记录应按照相关法律法规及公司规定的期限进行保存，保存期限不得少于[X]年。2.对于涉及产品质量追溯、客户投诉处理等重要事项的记录，应适当延长保存期限，直至该事项处理完毕且无后续风险为止。（三）记录管理要求1.各项记录应真实、准确、完整，填写清晰、规范，不得随意涂改。如有涂改，应在涂改处加盖涂改人印章或签字确认。2.记录应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。记录可采用纸质形式或电子形式保存，电子记录应进行备份，并确保数据的安全性和可读取性。3.各部门应指定专人负责记录的收集、整理、归档和保管工作，定期对记录进行清查和核对，确保记录的完整性和准确性。五、附则（一）解释权本管理办法由公司品质部门负责解释。（二）修订与废止1.本管理办法应根据公司业务发展、法律法规变化及实际执行情况适时进行修订