档案纪实管理办法

档案纪实管理办法一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案的纪实管理，确保档案的真实性、完整性和准确性，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内部各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的纪实管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映公司/组织各项工作的实际情况，不得虚构、篡改。2.完整性原则：档案应涵盖公司/组织工作的各个方面，确保重要信息不遗漏。3.准确性原则：档案记录应准确无误，数据、事实等应经过严格核实。4.规范性原则：档案管理应遵循统一的标准和规范，确保档案的质量和管理效率。二、档案纪实管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案纪实管理制度、流程和标准。2.指导、监督各部门的档案纪实工作，定期开展检查和评估。3.负责公司/组织档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。4.对档案进行分类、编号、编目等，建立档案检索系统，方便查询和使用。5.负责档案的安全保管，采取必要的防护措施，防止档案损坏、丢失和泄密。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案纪实管理的第一责任人，负责组织本部门档案的收集、整理和移交工作。2.明确本部门档案管理人员，负责具体的档案纪实工作，确保档案及时、准确、完整地形成。3.配合档案管理部门开展档案管理工作，接受档案管理部门的指导和监督。（三）员工职责1.员工应按照档案管理要求，及时将工作中形成的各类文件、资料等提交给本部门档案管理人员。2.确保所提交档案的真实性、完整性和准确性，不得故意隐瞒或提供虚假信息。3.遵守档案管理规定，不得擅自查阅、复制、销毁档案。三、档案收集（一）收集范围1.公司/组织各类会议文件、记录、纪要等。2.工作计划、总结、报告、请示、批复等文件。3.合同、协议、订单、招投标文件等业务资料。4.财务报表、审计报告、税务资料等财务档案。5.人事档案，包括员工入职、离职、晋升、奖惩等相关材料。6.技术文件、研发资料、产品说明书等技术档案。7.市场调研、营销策划、客户资料等市场档案。8.其他与公司/组织工作相关的具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应定期对本部门形成的档案进行收集整理，确保档案的及时归档。2.档案应原件收集，如因特殊原因无法提供原件的，应提供清晰、完整的复印件，并注明原件保存处。3.收集的档案应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，纸张应符合档案保存要求。4.对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并按照规定进行存储和备份。（三）收集流程1.各部门档案管理人员定期对本部门的文件资料进行清查，将应归档的档案进行分类整理。2.填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、形成时间等信息，一式两份，一份留存本部门，一份随档案移交档案管理部门。3.档案管理部门对接收的档案进行核对，如发现问题及时与移交部门沟通解决。4.核对无误后，档案管理部门在档案移交清单上签字确认，完成档案的收集工作。四、档案整理（一）分类标准1.行政管理类：包括公司/组织的规章制度、会议文件、行政管理文件等。2.业务管理类：涵盖公司/组织各项业务活动中形成的文件、资料，如合同、订单、业务报表等。3.财务管理类：涉及财务收支、预算、审计等方面的档案。4.人事管理类：员工的人事档案、考勤记录、培训资料等。5.技术管理类：技术研发、产品设计、工艺文件等技术档案。6.市场营销类：市场调研、营销策划、客户关系管理等方面的档案。（二）编号规则1.档案编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。2.编号采用“年度+类别代码+顺序号”的形式，例如：2023XZ001，其中“2023”表示年度，“XZ”表示行政管理类，“001”表示该类别下的顺序号。3.类别代码根据上述分类标准设定，具体如下：行政管理类：XZ业务管理类：YW财务管理类：CW人事管理类：RS技术管理类：JS市场营销类：SC4.顺序号按照档案形成的先后顺序依次编排，从“001”开始。（三）编目要求1.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限、密级等信息。2.档案名称应准确反映档案的主要内容，日期填写档案形成的具体年月日。3.保管期限根据档案的重要程度和保存价值确定，分为永久、长期和短期。4.密级分为绝密、机密、秘密和公开，应严格按照国家有关保密规定和公司/组织保密制度确定。5.档案目录应打印或手写清晰，一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册，便于查询。（四）装订方法1.档案应按照一定的顺序进行装订，确保整齐、牢固。2.对于纸张规格不一致的档案，应进行折叠或裱糊，使其符合统一规格。3.装订时应使用线绳或不锈钢订书钉，避免使用金属夹等易生锈的装订材料。4.装订后的档案应在左侧或上侧整齐排列，便于翻阅和存放。五、档案归档（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案整理归档完毕。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后的一个月内及时归档。（二）归档程序1.档案管理部门根据档案分类标准和编号规则，为归档档案分配编号，并编制档案目录。2.将整理好的档案按照编号顺序装入档案盒，在档案盒上标明档案编号、名称、保管期限等信息。3.将档案盒存放在档案库房的相应位置，并在档案管理系统中录入档案的相关信息，建立电子档案目录。4.填写档案归档登记表，记录档案的归档时间、编号、名称、数量等信息，一式两份，一份留存档案管理部门，一份交档案移交部门备查。（三）归档要求1.归档的档案应完整、准确、系统，符合档案整理和编目的要求。2.档案应按照类别和保管期限分别存放，便于查找和管理。3.对于电子档案，应与纸质档案同时归档，并确保两者内容一致。电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行定期备份。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度测量设备等。（二）保管方式1.档案应分类存放，按照类别、年度、保管期限等顺序排列，便于查找和管理。2.对于纸质档案，应采用档案盒或档案架进行存放，档案盒应标明档案编号、名称、保管期限等信息。3.对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应存放在不同的物理位置，以防止数据丢失。4.建立档案保管台账，记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况，确保档案的安全和完整。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，如公司章程、营业执照、重大决策文件等，应永久保管。长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案，如重要业务合同、财务报表、人事档案等，应长期保管。短期保管的档案：保管期限为1年至15年的档案，如一般性文件、会议记录等，应短期保管。2.档案保管期限应根据档案的重要程度、保存价值和国家有关规定确定，并在档案整理和编目时明确标注。3.定期对档案保管期限进行鉴定，对于已到保管期限且无继续保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、档案管理人员的安全管理。2.档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，确保档案的安全。3.档案管理人员应严格遵守档案安全操作规程，不得擅自将档案带出库房或借给无关人员。4.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。5.加强对档案信息的安全保护，防止档案信息泄露。对于涉及公司/组织机密的档案，应严格按照保密制度进行管理。七、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因业务往来、合作项目等需要查阅公司/组织档案，但须经公司/组织相关领导批准。（二）利用流程1.内部利用员工填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、用途、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门对查阅申请表进行审核，符合条件的予以批准，并安排档案管理人员提供查阅服务。员工在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅室。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取档案材料。查阅完毕后，员工应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在档案查阅申请表上签字确认。2.外部利用外部单位填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、用途、查阅时间等信息，并提交相关证明材料。档案管理部门将查阅申请表及相关证明材料报公司/组织相关领导审批。经领导批准后，档案管理部门与外部单位签订档案查阅协议，明确双方的权利和义务。档案管理部门按照协议要求，为外部单位提供查阅服务，并对查阅过程进行监督。查阅完毕后，外部单位应及时将档案归还档案管理部门，并按照协议约定支付查阅费用。（三）利用要求1.档案利用应遵循保密原则，不得泄露档案内容涉及的公司/组织机密信息。2.档案利用应在规定的范围内进行，不得超出申请用途使用档案。3.档案利用过程中如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并按照规定进行处理。4.档案管理部门应建立档案利用登记制度，记录档案利用的时间、人员、内容等信息，以便于统计和查询。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员和相关业务专家。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、保存价值等因素，对档案进行鉴定。2.对于已到保管期限且无继续保存价值的档案，经鉴定工作小组审核通过后，予以销毁。3.对于保管期限未满但确已失去保存价值的档案，应进行单独鉴定，经公司/组织相关领导批准后，方可销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对档案进行清查，列出拟销毁档案清单。2.将拟销毁档案清单提交档案鉴定工作小组进行鉴定。3.鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐一审核，提出鉴定意见。4.对于审核通过的拟销毁档案，报公司/组织相关领导批准。5.经领导批准后，档案管理部门