档案分配管理办法

档案分配管理办法一、总则（一）目的为了加强公司档案分配管理工作，确保档案的安全、完整和有效利用，提高公司运营效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门、分支机构及全体员工在档案分配管理过程中的相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：档案分配管理活动必须严格遵守国家法律法规，确保档案管理工作合法合规。2.完整性原则：保证档案内容的完整，不遗漏重要信息，维护档案的原始性和真实性。3.保密性原则：对涉及公司机密、商业秘密及个人隐私的档案，严格保密，防止信息泄露。4.高效利用原则：优化档案分配流程，提高档案检索、查阅和使用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会决议、董事会决议、公司章程等治理文件，行政公文、会议纪要、工作计划与总结等行政事务文件。2.人事档案：员工入职、离职、调动、晋升、奖惩等人事变动文件，劳动合同、薪酬福利文件、培训记录、绩效考核资料等员工个人资料。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等财务核算与管理文件。4.业务档案：根据公司业务类型进一步细分，如销售业务档案包括客户信息、销售合同、订单记录等；采购业务档案包括供应商资料、采购合同、进货清单等；项目业务档案包括项目立项文件、项目计划、项目进度报告、项目验收文件等。5.技术档案：产品研发资料、技术方案、工艺文件、专利证书、技术标准等与公司技术相关的文件。6.其他档案：除上述类别外的其他各类档案，如企业文化建设资料、对外合作协议、法律事务文件等。（二）编号规则1.采用层级编码方式，由一级代码、二级代码、三级代码及顺序号组成。2.一级代码用大写字母表示，分别对应不同的档案分类类别，如“A”代表行政档案，“B”代表人事档案，“C”代表财务档案，“D”代表业务档案，“E”代表技术档案，“F”代表其他档案。3.二级代码用两位数字表示，对一级代码下的各类别进行进一步细分。例如，“A01”表示行政档案中的公司设立文件，“B02”表示人事档案中的薪酬福利文件。4.三级代码用两位数字表示，对二级代码下的具体文件类型进行细化。如“A0101”表示公司设立时的营业执照副本，“B0203”表示员工工资发放明细。5.顺序号用四位数字表示，按照档案形成时间或进入公司档案管理系统的先后顺序依次编号。例如，某份行政档案的编号为“A01010001”，表示该档案是行政档案中公司设立文件类的第一份档案。三、档案收集与整理（一）收集职责1.各部门负责本部门档案的收集工作，指定专人作为档案收集员，负责定期将本部门形成的各类档案资料收集齐全，并按照档案分类标准进行初步整理。2.档案管理部门负责对各部门提交的档案进行审核、指导和汇总，确保档案收集工作的全面性和准确性。（二）收集范围1.各类文件、合同、协议、报表、记录、证照等纸质和电子文档。2.会议记录、纪要、决议等会议相关资料。3.员工个人提交的工作报告、总结、培训心得等资料。4.项目实施过程中产生的各类文件、数据、图表等资料。5.其他与公司业务活动相关的具有保存价值的资料。（三）整理要求1.对收集到的档案进行分类、排序，确保同一类别的档案集中存放。2.去除重复、无效的文件，对破损、褪色的文件进行修复或复制。3.编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索和查阅。4.对于电子档案，按照电子文件管理规范进行命名、分类存储，并建立相应的索引目录。四、档案存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备档案柜、货架等存储设备，按照档案类别和编号顺序存放，确保档案排列整齐、便于查找。2.电子档案：采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行集中存储，并建立备份机制，定期对电子档案进行备份，备份数据异地存放，防止数据丢失。（二）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案安全。（三）保管期限1.根据国家法律法规和公司实际情况，确定各类档案的保管期限，分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。2.行政档案中的重要文件、公司章程等一般为永久保管；人事档案中的员工入职、离职等基本资料长期保管；财务档案中的会计凭证、账簿等根据会计制度规定确定保管期限。3.业务档案和技术档案根据项目性质、业务特点等确定保管期限，确保在需要时能够提供完整的资料支持。（四）定期清查1.档案管理部门定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，核对档案数量、编号、目录等信息，确保档案的准确性和完整性。2.清查过程中发现档案缺失、损坏等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并记录清查结果。五、档案借阅与使用（一）借阅权限1.公司内部员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.一般档案的借阅由部门负责人审批；涉及重要机密、商业秘密的档案，需经公司分管领导审批；涉及个人隐私的档案，需经档案所有者本人同意。（二）借阅期限1.一般档案的借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.重要档案的借阅期限根据实际情况确定，但最长不得超过[X]个工作日。（三）借阅登记1.档案管理部门对借阅申请进行审核，批准后办理借阅登记手续，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称及编号、借阅日期、预计归还日期等信息。2.借阅人凭有效证件到档案库房领取档案，不得委托他人代领。（四）使用要求1.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、损坏、转借他人。2.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并在规定的范围内使用。3.借阅人使用完毕后，应按时归还档案，档案管理部门对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人的责任。六、档案移交与销毁（一）移交1.公司内部机构调整、人员调动等原因，涉及档案移交的，原部门应在规定时间内将相关档案整理成册，填写《档案移交清单》，办理档案移交手续。2.档案接收部门应对移交的档案进行认真核对，确认无误后签字接收，并将《档案移交清单》存档。（二）销毁1.档案保管期限届满或已失去保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，编制《档案销毁清单》，报公司领导审批。2.经批准销毁的档案，由档案管理部门指定专人负责监督销毁过程，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。3.销毁完毕后，销毁人员和监督人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将《档案销毁清单》存档。七、档案信息化管理（一）系统建设1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化录入、存储、检索、借阅、统计等功能，提高档案管理工作效率和信息化水平。2.档案管理信息系统应具备完善的用户权限管理功能，根据不同人员的工作职责和权限，设置相应的操作权限，确保档案信息安全。（二）数据录入1.对已有的纸质档案进行电子化录入，录入内容应与纸质档案一致，确保数据的准确性和完整性。2.在档案形成过程中，应同步进行电子档案的收集和整理，确保电子档案与纸质档案的对应关系清晰明确。（三）系统维护1.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。2.建立数据备份机制，定期对系统数据进行备份，备份数据异地存放，防止数据丢失。八、监督与检查（一）监督职责1.公司设立档案管理监督小组，由档案管理部门负责人、内部审计人员等组成，负责对公司档案分配管理工作进行定期监督检查。2.监督小组应制定监督检查计划，明确检查内容、方法和频率，确保档案管理工作符合相关法律法规和公司制度要求。（二）检查内容1.档案收集、整理、存储、保管、借阅、使用、移交、销毁等环节的工作执行情况。2.档案管理信息系统的运行情况，包括数据准确性、完整性、安全性等。3.档案管理人员的工作责任心和业务水平。（三）问题整改1.监督检查过程中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定整改措施，明确整改责任人，按时完成整改任务，并将整改情况书面报告监督小