水卡管理暂行办法

水卡管理暂行办法一、总则（一）目的为加强公司水卡管理，规范用水行为，保障公司用水安全，提高水资源利用效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有部门、员工及使用公司水的相关人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家及地方有关水资源管理的法律法规和行业标准。2.统一管理原则：公司对水卡实行统一规划、统一发放、统一充值、统一结算。3.便捷高效原则：确保水卡使用流程简便快捷，满足员工正常用水需求。4.节约使用原则：倡导节约用水，鼓励员工养成良好的用水习惯。二、水卡管理职责分工（一）行政部门1.负责水卡管理办法的制定、修订和解释。2.统筹协调水卡管理工作，与供水单位沟通协调相关事宜。3.负责水卡的制作、发放、回收和挂失补办等工作。4.定期对水卡使用情况进行统计分析，向公司领导汇报。（二）财务部门1.负责水卡充值费用的收取、核算和管理。2.与供水单位进行水费结算，确保费用准确无误。3.对水卡管理相关费用进行财务审计和监督。（三）各部门1.负责本部门员工水卡的日常管理，督促员工正确使用水卡。2.协助行政部门做好水卡的发放、回收等工作。3.发现水卡使用异常情况及时向行政部门报告。（四）员工个人1.妥善保管个人水卡，不得转借他人使用。2.按照规定使用水卡，如有疑问及时向行政部门咨询。3.配合公司做好水卡管理相关工作。三、水卡的办理与发放（一）新员工入职1.新员工入职时，由所在部门统一将新员工信息报送至行政部门。2.行政部门根据报送信息制作水卡，并在[具体时间]内完成发放。3.新员工凭有效身份证件到行政部门领取水卡。（二）水卡补办1.员工水卡如有遗失或损坏，应及时向行政部门挂失。2.挂失后，员工需填写《水卡补办申请表》，说明挂失原因及相关情况。3.行政部门核实情况后，为员工补办水卡，并收取相应的补办费用[X]元。（三）水卡发放记录行政部门应建立水卡发放台账，详细记录水卡发放时间、员工姓名、部门、卡号等信息，以备查询和核对。四、水卡充值（一）充值方式1.公司统一组织水卡充值时，员工可通过现金、银行转账等方式将充值费用交至财务部门。2.财务部门收到充值费用后，及时通知行政部门进行水卡充值操作。3.员工也可根据自身需求，在行政部门规定的充值时间内自行前往指定地点进行充值。（二）充值金额1.水卡充值金额以[具体金额单位]为最小充值单位，员工可根据实际用水需求选择合适的充值金额。2.行政部门应定期公布水卡充值标准及相关信息，方便员工了解。（三）充值记录财务部门应建立水卡充值台账，记录充值时间、员工姓名、部门、充值金额、充值方式等信息，确保充值记录准确无误。五、水卡使用（一）使用范围公司水卡仅限在公司内部指定的用水区域使用，包括办公区域、食堂、宿舍等。（二）使用方法员工在用水时，将水卡放置在指定的读卡设备上，待读卡成功后即可开启相应的用水设备。（三）用水计量1.公司采用[具体计量方式]对用水进行计量，确保用水量准确计量。2.行政部门定期对用水计量设备进行检查和维护，保证设备正常运行。（四）异常处理1.如发现水卡无法正常使用或用水计量异常等情况，员工应及时向行政部门报告。2.行政部门接到报告后，应及时进行排查和处理，如因设备故障等原因导致的问题，应及时联系维修人员进行维修；如因人为原因导致的问题，应根据相关规定进行处理。六、水费结算与管理（一）水费结算周期公司与供水单位的水费结算周期为[具体结算周期]，行政部门应在结算周期结束后及时与供水单位核对用水量及水费金额。（二）水费分摊1.公司根据各部门实际用水量，按照[具体分摊方法]对水费进行分摊。2.行政部门负责计算各部门应分摊的水费金额，并将结果报送财务部门。（三）水费缴纳财务部门根据行政部门报送的水费分摊结果，在规定时间内将公司应缴纳的水费支付给供水单位。同时，从员工水卡余额中扣除相应的水费。（四）水费查询与核对1.员工可通过行政部门提供的查询渠道，查询个人水卡余额及用水记录。2.如员工对水费分摊结果或用水记录有疑问，可在规定时间内向行政部门提出核对申请，行政部门应及时进行核实并给予答复。七、水卡的回收与注销（一）水卡回收1.员工离职或调岗时，所在部门应及时将其水卡收回，并交至行政部门。2.行政部门对回收的水卡进行检查，如无损坏且余额为零，可办理注销手续；如有损坏或余额不为零，应按照相关规定进行处理。（二）水卡注销行政部门定期对回收的水卡进行整理和注销，确保水卡信息不再使用。注销后的水卡应妥善保管，以备后续查询和审计。八、监督与检查（一）内部监督1.行政部门应定期对水卡使用情况进行检查，包括用水区域、用水量、水卡使用记录等。2.财务部门应加强对水卡充值费用和水费结算的监督，确保资金安全和准确结算。3.各部门应配合行政部门和财务部门的监督检查工作，如实提供相关信息。（二）违规处理1.对于发现的违规用水行为，如转借水卡、私自拆卸用水设备等，行政部门应责令当事人立即改正，并根据情节轻重给予相应的处罚，处罚措施包括但不限于警告、罚款、暂停水卡使用等。2.对于因违规用水行为给公司造成经济