民航档案管理办法

民航档案管理办法一、总则（一）目的为加强民航档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在民航事业发展中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合民航行业特点，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于民航系统内各单位及所属机构的档案管理工作，包括但不限于航空公司、机场、空管部门、民航院校、科研机构等。（三）基本原则1.集中统一管理原则民航档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的集中性和规范性。各单位应设立专门的档案管理机构或配备专职档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则档案应如实反映民航各项活动的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。档案形成部门和人员应确保档案材料的原始性和真实性，对归档材料的质量负责。3.完整性原则全面收集和保存与民航业务相关的各类档案，涵盖文件、合同、技术资料、人事档案、财务档案等各个方面，保证档案体系的完整性。4.安全性原则采取必要的安全防护措施，确保档案实体和信息的安全。防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生，保障档案的保密性、完整性和可用性。二、档案管理机构与人员（一）机构设置各单位应根据实际情况设立档案管理机构，明确其职责和权限。档案管理机构应相对独立，具备必要的办公场所和设施设备，以满足档案管理工作的需要。（二）人员配备1.档案管理人员要求档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉民航业务流程，具备较强的责任心和保密意识。一般应具有大专以上学历，并经过档案管理专业培训。2.人员职责档案管理人员职责负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等。对档案的完整性、准确性和系统性进行检查和维护，定期对档案进行盘点和清查。开展档案的开发利用工作，为单位各项工作提供档案信息支持。参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、存储、检索等工作。档案形成部门职责负责本部门档案材料的收集、整理和初步审核，确保归档材料的齐全、完整、准确。按照档案管理部门规定的时间和要求，将整理好的档案移交至档案管理机构。配合档案管理部门开展档案管理工作，提供必要的协助和支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文件材料包括上级机关下发的各类文件、本单位形成的文件、与外单位往来的文件等，涵盖红头文件、通知、报告、请示、批复等各种形式。2.合同协议各类业务合同、租赁合同、服务协议、合作协议等，记录了民航单位在经济活动、业务合作等方面的权利和义务。3.技术资料航空运输业务技术资料、飞行技术资料、机务维修资料、空管技术资料、机场建设与运营技术资料等，是保障民航安全运行和业务发展的重要依据。4.人事档案员工的个人基本信息、履历、考核、奖惩、培训、工资等档案材料，反映了员工的工作经历和综合素质。5.财务档案会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务预决算等档案，是单位财务管理的重要记录。6.其他档案包括照片、录音、录像、电子数据等特殊载体档案，以及具有保存价值的会议记录、活动资料、统计报表等。（二）收集要求1.及时性档案形成部门应及时将办理完毕的档案材料收集整理，按照规定的时间移交档案管理机构。一般应在次年上半年完成上一年度档案的移交工作。2.完整性确保收集的档案材料齐全完整，不遗漏重要信息。对于成套性的文件材料，应保持其内在联系，一并收集归档。3.准确性对收集的档案材料进行认真核对，确保内容准确无误。对于存在疑问或不准确的信息，应及时与相关部门或人员核实。（三）整理方法1.分类标准按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、生产技术类、经营管理类、教育培训类、人事管理类、财务管理类等大类，各大类下再根据具体情况细分小类。2.编号规则为便于档案的管理和查找，应对档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，可采用年度类别顺序号的编号方式。例如：2023XM001，表示2023年度行政管理类第001号档案。3.编目要求编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号、页数、备注等项目。目录应清晰准确，便于检索利用。同时，应建立电子目录，实现档案信息的数字化管理。四、档案的保管与保护（一）保管期限划分1.永久保管凡是反映民航单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，应永久保管。如重要的法规性文件、重大历史事件的档案、本单位的组织沿革、重要的人事任免文件等。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，应根据其重要程度和保存价值确定保管期限。例如，一般性的业务文件、短期的合同协议等可保管10年；较为重要的业务档案、财务档案等可保管30年。（二）保管条件1.库房建设档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。2.装具选择采用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具，确保档案存放安全、整齐、有序。装具应具备防火、防潮、防虫等性能，定期进行检查和维护。3.温湿度控制库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。应安装温湿度监测设备，实时掌握库房温湿度情况，并采取相应的调节措施。（三）档案保护措施1.定期检查档案管理机构应定期对档案进行检查，一般每年至少进行一次全面检查。检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时采取措施进行处理。2.修复与抢救对于破损、褪色、霉变等有损坏的档案，应及时进行修复和抢救。修复工作应遵循保持档案原貌的原则，采用专业的修复技术和材料进行处理。3.数字化备份为防止档案实体损坏或丢失，应进行档案数字化备份。数字化档案应与纸质档案同步更新，确保数据的一致性和完整性。数字化档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行异地备份。五、档案的利用与开发（一）利用范围1.内部利用为本单位各部门开展工作提供档案信息支持，如查阅历史文件、业务资料、人事档案等，用于决策参考、工作查考、项目论证等。2.外部利用根据国家法律法规和有关规定，为上级机关、其他相关单位及社会公众提供档案查阅服务。如司法机关、审计部门等因工作需要查阅档案，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.内部利用本单位工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理机构办理查阅手续。档案管理人员应根据申请表提供的信息，为查阅人员提供相应的档案，并做好查阅登记工作。2.外部利用外单位人员查阅档案，应提前向档案管理机构提交查阅申请函，说明查阅目的、查阅内容、查阅人员身份等信息。档案管理机构应按照规定进行审核，经本单位分管领导批准后，方可办理查阅手续。查阅人员应在档案管理机构指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出或复制。如需复制档案，应按照规定办理复制手续，并注明用途。（三）开发利用1.档案编研档案管理机构应根据工作需要，开展档案编研工作。通过对档案信息的整理、分析和研究，编写档案参考资料、大事记、组织沿革、专题汇编等，为单位提供有价值的信息服务。2.信息共享利用现代信息技术，建立档案信息共享平台，实现档案信息的在线查询和共享。各单位应按照规定的权限和程序，在共享平台上查阅和利用相关档案信息，提高档案利用效率。六、档案的信息化建设（一）建设目标1.实现档案管理数字化将档案实体进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。2.提高档案管理效率利用信息化手段，优化档案管理流程，减少人工操作环节，提高档案管理工作的效率和质量。3.保障档案信息安全采取安全可靠的技术措施，保障档案信息在存储、传输和利用过程中的安全，防止信息泄露和被篡改。（二）建设内容1.档案数字化加工对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化加工，将档案转化为电子文件格式进行存储。数字化加工应遵循相关标准和规范，确保电子档案的质量。2.档案管理系统建设建立功能完善的档案管理系统，涵盖档案的收集、整理、保管、利用、统计等各个环节。系统应具备用户管理、权限控制、流程审批、检索查询、数据备份等功能，实现档案管理的信息化、自动化。3.信息安全保障体系建设建立档案信息安全保障体系，包括网络安全防护、数据加密、访问控制、备份恢复等措施。加强对档案信息系统的安全管理，定期进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。（三）数据管理1.数据录入与审核档案管理人员应按照档案管理系统的要求，准确录入档案数据，并进行认真审核，确保数据的准确性和完整性。2.数据维护与更新定期对档案数据进行维护和更新，及时录入新形成的档案信息，删除已失效或不再需要的档案数据。同时，对档案数据进行备份，防止数据丢失。3.数据安全管理加强对档案数据的安全管理，采取加密存储、访问控制、防火墙等技术措施，防止数据泄露和被篡改。严格控制数据访问权限，确保只有授权人员能够访问和操作档案数据。七、监督与检查（一）监督机制1.内部监督各单位应建立健全档案管理内部监督机制，定期对本单位档案管理工作进行自查自纠。档案管理机构应加强对档案形成部门和人员的业务指导和监督，确保档案管理工作规范有序进行。2.外部监督接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查。上级主管部门应定期对所属单位的档案管理工作进行检查和考核，档案行政管理部门应依法对民航系统档案管理工作进行监督指导。（二）检查内容1.档案管理制度执行情况检查各单位档案管理制度的建立和执行情况，是否符合本办法及相关法律法规的要求。2.档案管理工作开展情况包括档案的收集、整理、保管、利用、信息化建设等工作的开展情况，档案管理机构和人员的配备情况，档案管理设施设备的配备和使用情况等。3.档案质量情况检查档案的完整性、准确性