森林档案管理办法

森林档案管理办法一、总则（一）目的为加强森林档案的科学管理，充分发挥森林档案在林业生产、经营、管理和科学研究中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国森林法》及相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织内涉及森林资源调查、规划、经营、保护等活动中形成的各类森林档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则森林档案由专门的档案管理机构或指定专人负责集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.维护档案的真实性和安全性原则对森林档案的形成、收集、整理、保管、利用等各个环节，都要严格遵守法律法规，保证档案内容真实可靠，同时采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全。3.便于利用原则建立科学合理的档案管理体系，优化档案分类和检索方法，方便公司/组织内部及相关部门对森林档案的查询、使用，充分发挥档案的作用。二、森林档案的形成与收集（一）形成范围1.森林资源调查材料包括森林资源二类调查、三类调查等形成的各类数据、图表、文字报告等。2.森林规划材料如林业发展规划、造林规划、森林经营方案等相关文件。3.森林经营管理材料涵盖森林培育、采伐利用、森林保护等日常经营活动中产生的记录，如造林作业设计、采伐许可证、病虫害防治记录等。4.林权管理材料涉及林权登记、变更、流转等过程中形成的文件、合同等。5.科学研究材料关于森林生态、林业技术等方面的研究报告、实验数据等。6.其他相关材料与森林资源管理有关的会议记录、统计报表、声像资料等。（二）收集要求1.明确责任主体各部门在开展涉及森林资源的各项工作时，应明确专人负责相关档案材料的收集工作，确保档案形成过程中的原始记录完整收集。2.及时收集在工作完成或阶段性工作结束后，相关责任人应及时将形成的档案材料收集齐全，避免遗漏或丢失。对于重要的临时性任务或突发事件产生的档案材料，要在任务结束或事件处理完毕后立即收集。3.确保质量收集的档案材料应字迹清晰、图表准确、手续完备，内容真实反映森林资源管理活动的实际情况。对于不符合质量要求的材料，应及时补充、修正或重新整理。三、森林档案的整理（一）分类标准1.按照森林资源管理业务分类可分为森林资源调查档案、森林规划档案、森林经营档案、林权管理档案、科研档案等类别。2.按照时间顺序分类在每个业务类别下，再按照档案形成的时间先后顺序进行排列，便于反映森林资源管理工作的发展历程。3.按照载体形式分类将纸质档案、电子档案、声像档案等不同载体形式的档案分别整理，确保同类载体档案的一致性和系统性。（二）整理方法1.纸质档案整理装订：去除文件上的金属物，对纸张破损或大小不一的进行修补、裱糊或折叠，采用线装或胶装等方式进行装订，保证文件的整齐牢固。编页号：在每份文件的右上角或右下角编写页号，以便于统计和查找。编目：填写卷内文件目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号等项目，确保目录清晰准确。装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写全宗号、年度、保管期限、起止卷号等信息。2.电子档案整理分类存储：按照纸质档案的分类标准，在计算机存储设备上建立相应的文件夹结构，将电子文件分类存储。命名规范：电子文件的命名应遵循简洁明了、准确反映文件内容的原则，一般采用“年度+业务类别+文件题名”的格式，如“2023年森林资源调查数据报告”。元数据录入：为电子文件添加必要的元数据，如文件格式、大小、创建时间、修改时间、责任者等，以便于检索和管理。备份管理：定期对电子档案进行备份，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，分别存储在不同的地点，确保数据的安全性和完整性。3.声像档案整理分类编号：按照内容主题或形成时间对声像档案进行分类，并赋予唯一的编号。编目说明：填写声像档案目录，包括编号、题名、拍摄时间、拍摄地点、拍摄人、内容摘要等信息。存储介质标注：在存储介质上标明档案编号、题名、录制时间等内容，便于识别和查找。四、森林档案的保管（一）保管场所1.档案库房建设应选择地势较高、干燥通风、防火防盗的地点建设专门的档案库房。库房应具备良好的保温、隔热、防潮、防虫、防鼠等功能，配备必要的消防器材和安全设施。2.库房布局库房内要合理划分档案存放区域，按照档案类别、保管期限等进行有序排列。设置专门的办公区域，用于档案管理人员的日常工作。同时，要预留一定的空间用于档案的临时存放和整理。（二）保管设备1.档案装具根据档案的类型和数量，配备合适的档案柜、档案架、档案盒等装具。装具应符合档案保管要求，具有较好的耐久性和稳定性。2.温湿度控制设备安装温湿度调节设备，将库房温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。定期对库房温湿度进行监测和记录，确保温湿度符合档案保管标准。3.防火防盗防虫设备配备火灾自动报警系统、灭火器材等防火设备，安装防盗门窗、监控摄像头等防盗设施，放置防虫药品、驱虫设备等防虫用品，保障档案的安全。（三）保管期限划分1.短期保管档案保管期限为10年以下的森林档案，主要包括一些时效性较强、使用频率较低的临时性文件，如短期的森林资源监测报表、临时性的工作计划等。2.中期保管档案保管期限为10年至30年的档案，如一般性的森林经营活动记录、阶段性的森林规划文件等，这些档案在一定时期内具有参考价值。3.长期保管档案保管期限为30年以上的档案，包括重要的森林资源调查成果、长期的森林经营方案、林权历史档案等，是森林资源管理的重要历史资料，需要长期保存。（四）档案保管制度1.定期检查制度档案管理人员应定期对档案进行检查，一般每年至少进行一次全面检查。检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题及时采取措施进行处理。2.清点核对制度在档案的接收、移交、借阅等环节，要认真进行清点核对，确保档案的数量准确无误。同时，定期对库存档案进行清点，保证账物相符。3.安全保密制度严格遵守档案安全保密规定，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止档案丢失、损坏、泄密等事故的发生。五、森林档案的利用（一）利用范围1.内部利用本公司/组织内部各部门在开展森林资源管理、林业生产经营、决策制定等工作时，可以查阅、借阅相关的森林档案，为工作提供参考依据。2.外部利用根据法律法规和相关规定，经批准后，可向有关部门、单位或个人提供森林档案的查阅、复制服务，用于森林资源保护、科研合作、生态环境评估等目的。（二）利用流程1.申请内部利用部门或外部单位/个人需要利用森林档案时，应填写《森林档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、利用期限等内容，并提交相关证明材料。2.审批档案管理机构对申请表及证明材料进行审核，根据利用范围和档案保管规定进行审批。对于涉及重要档案或敏感信息的利用申请，需经公司/组织相关领导批准。3.查阅经审批同意后，档案管理人员按照规定为利用者提供档案查阅服务。利用者应在指定的地点查阅档案，不得擅自涂改、抽取、污损档案。如需复制档案，应按照规定办理复制手续。4.归还利用完毕后，利用者应及时将档案归还档案管理机构，并办理归还手续。档案管理人员要对归还的档案进行认真检查，确保档案的完整性和准确性。（三）利用登记与统计1.利用登记建立《森林档案利用登记簿》，详细记录利用者姓名、单位、利用时间、档案名称、利用目的、审批情况、归还时间等信息，以便对档案利用情况进行跟踪和管理。2.利用统计定期对森林档案的利用情况进行统计分析，包括利用档案的种类、数量、利用部门、利用目的等方面的统计。通过统计分析，了解档案利用需求和规律，为档案管理工作的优化提供依据。六、森林档案的信息化建设（一）信息化目标1.建立森林档案数据库整合各类森林档案信息，建立涵盖森林资源调查、规划、经营、保护等全业务流程的数据库，实现档案信息的集中存储和共享。2.实现档案管理信息化利用先进的信息技术手段，开发档案管理信息系统，实现森林档案的收集、整理、保管、利用等业务环节的信息化管理，提高档案管理工作效率和质量。3.提升档案利用服务水平通过信息化平台，为公司/组织内部及外部利用者提供便捷、高效的档案查询、借阅、在线浏览等服务，满足不同用户的档案利用需求。（二）信息化建设内容1.档案数据录入与整合组织专人对纸质档案、电子档案等进行数字化处理，将档案内容录入数据库，并进行数据整合和关联，确保档案信息的准确性和完整性。2.档案管理信息系统开发根据森林档案管理业务需求，开发功能完善的档案管理信息系统，包括档案著录、分类检索、借阅管理、统计分析、安全保密等模块，实现档案管理工作的自动化和规范化。3.信息化安全保障体系建设建立健全信息化安全保障体系，采取数据加密、用户认证、访问控制、防火墙、入侵检测等技术措施，确保森林档案信息在网络传输和存储过程中的安全。（三）信息化培训与维护1.信息化培训对档案管理人员及相关业务人员进行信息化培训，使其熟悉档案管理信息系统的操作流程和功能使用，提高信息化应用水平。2.系统维护与升级安排专人负责档案管理信息系统的日常维护和管理，及时处理系统运行过程中出现的问题。根据业务发展和技术进步的需要，定期对系统进行升级优化，确保系统的稳定性和先进性。七、监督与检查（一）监督检查主体公司/组织内部设立专门的档案监督检查机构或指定专人负责对森林档案管理工作进行监督检查。同时，接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督指导。（二）监督检查内容1.档案管理制度执行情况检查森林档案管理办法、各项工作制度等的贯彻落实情况，包括档案的形成、收集、整理、保管、利用等环节是否符合规定要求。2.档案业务工作质量对档案的分类、编目、装订、存储等整理工作质量进行检查，查看档案是否齐全完整、整理规范有序；检查电子档案和信息化建设工作是否符合技术标准和安全要求。3.档案安全管理情况检查档案库房的安全设施配备、温湿度控制、防火防盗防虫等措施的落实情况，以及档案管理人员的安全保密意识和操作规