检验记录管理办法

检验记录管理办法一、总则（一）目的为加强公司检验记录的管理，确保检验记录的真实性、完整性、准确性和可追溯性，规范检验工作流程，依据相关法律法规及行业标准，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有涉及产品检验、过程检验、原材料检验等各类检验活动所产生记录的管理。（三）职责分工1.质量部门负责制定、修订和完善检验记录管理办法。监督、指导各部门正确填写和使用检验记录。定期对检验记录进行审核和归档管理。2.各检验执行部门负责按照规定的格式和要求填写本部门的检验记录。确保检验记录的及时、准确和完整，并妥善保管。配合质量部门进行检验记录的审核和相关查询工作。3.档案管理部门负责检验记录档案的存储、保管和借阅管理。确保检验记录档案的安全和完整性，防止损坏、丢失和泄露。（四）管理原则1.依法依规原则：严格遵守国家相关法律法规和行业标准，确保检验记录管理工作合法合规。2.真实准确原则：检验记录应如实反映检验过程和结果，数据准确可靠，不得伪造、篡改。3.及时完整原则：检验记录应在检验活动完成后及时填写，内容完整无缺项，不得遗漏重要信息。4.可追溯原则：检验记录应具备清晰的标识和索引，便于追溯产品质量历史和相关检验情况。二、检验记录的内容与格式（一）基本信息1.检验记录应包含检验项目名称、检验日期、检验批次、产品型号规格、生产订单号等基本信息，确保能够准确识别检验对象。2.对于原材料检验记录，还应注明原材料供应商名称、批次号、进货日期等信息。（二）检验依据明确本次检验所依据的标准、规范、操作规程等文件编号和名称，确保检验活动有章可循。（三）检验过程记录1.详细记录检验所使用的仪器设备名称、型号、编号及校准状态。2.描述检验的具体操作步骤、方法和环境条件。3.记录检验过程中观察到的现象、数据及测量结果等，应使用法定计量单位，并确保数据的准确性和可读性。4.对于抽样检验，应记录抽样的方法、数量、样本标识等信息。（四）检验结论根据检验过程和结果，明确给出检验结论，如合格、不合格或待判定等，并简要说明判定依据。（五）检验人员签名检验人员应在检验记录上签署姓名，以确认记录的真实性和准确性。（六）审核与批准1.检验记录应由检验部门负责人进行审核，审核内容包括记录的完整性、准确性、检验结论的合理性等，并签署审核意见和姓名。2.对于重要或关键产品的检验记录，还需经质量部门负责人或公司主管领导批准，批准人应签署批准意见和姓名。（七）格式要求1.检验记录应采用统一的格式，可根据不同的检验项目和需求设计相应的表格或电子文档模板。2.记录表格应布局合理，便于填写和查阅，各项内容之间应有明确的逻辑关系。3.电子文档模板应设置必要的格式限制，确保录入数据的规范性和一致性，同时应具备数据备份和安全防护措施。三、检验记录的填写要求（一）字迹清晰检验记录应使用蓝黑墨水、碳素墨水或中性笔填写，字迹应清晰、工整，易于辨认，不得使用铅笔或褪色笔填写。（二）内容完整按照规定的格式和要求，逐项填写检验记录的各项内容，不得有空缺或遗漏。对于无内容可填的项目，应填写“无”或划“/”。（三）及时准确检验人员应在检验活动完成后立即填写检验记录，不得拖延。记录的数据应真实、准确，不得随意涂改、伪造或编造数据。如发现记录有误，应采用规范的更正方法进行修改，即在错误的文字或数据上划一条横线，在其上方填写正确的内容，并由修改人在修改处签名确认。（四）签名规范检验人员、审核人员和批准人员应使用全名签名，并注明日期。签名应清晰可辨，不得代签或冒签。（五）数据记录规范1.所有数据应使用法定计量单位，不得使用非法定或自定的计量单位。2.对于测量数据，应记录到规定的有效位数，不得随意取舍。3.对于定性描述的检验结果，应准确、客观地填写，不得含糊不清或模棱两可。四、检验记录的收集与整理（一）收集时间各检验执行部门应在检验活动完成后的[X]个工作日内，将检验记录整理完毕并提交给质量部门。（二）收集方式1.纸质检验记录应按照顺序整理成册，附上封面和目录，封面应注明检验记录名称、所属部门、时间段等信息。2.电子检验记录应按照规定的文件夹结构和命名规则进行存储，确保文件的完整性和可检索性。电子记录应定期备份，备份介质应妥善保管。3.对于通过自动化检验设备生成的电子记录，应确保数据能够准确导出并与纸质记录或电子文档进行有效关联。（三）整理要求1.检验记录应按照检验项目、批次、时间顺序等进行分类整理，便于查找和查阅。2.对整理好的检验记录进行核对，确保记录的完整性和准确性，如有缺失或错误应及时补充或更正。3.在整理过程中，应剔除无关的附件和资料，确保记录简洁明了。五、检验记录的审核（一）审核流程1.检验部门负责人应在收到检验记录后的[X]个工作日内完成初审，审核内容包括记录的填写是否规范、内容是否完整、检验结论是否准确等。2.质量部门负责人应在收到初审后的检验记录后的[X]个工作日内进行复审，复审重点关注检验依据的正确性、检验过程的合规性以及检验结论与公司质量标准的符合性等。3.对于重大质量问题或关键产品的检验记录，公司主管领导应进行终审，终审意见作为最终的审核结果。（二）审核内容1.基本信息的准确性：检验记录中的产品型号规格、生产订单号、检验日期等信息是否与实际情况一致。2.检验依据的合规性：所依据的标准、规范、操作规程等文件是否现行有效，是否适用于本次检验活动。3.检验过程的完整性和准确性：检验操作步骤是否符合规定，仪器设备的使用和校准是否正确，数据记录是否真实可靠，抽样方法和数量是否符合要求。4.检验结论的合理性：检验结论是否明确，判定依据是否充分，是否与检验结果相符。5.记录填写的规范性：字迹是否清晰，内容是否完整，签名是否规范，数据记录是否符合要求。（三）审核意见反馈1.审核人员如发现检验记录存在问题，应及时填写审核意见反馈表，详细说明问题所在，并要求检验部门进行整改。2.检验部门应在收到审核意见反馈表后的[X]个工作日内完成整改，并将整改后的检验记录重新提交审核。3.审核人员应对整改情况进行跟踪复查，直至问题得到彻底解决。六、检验记录的归档与保管（一）归档要求1.经审核无误的检验记录应由质量部门负责及时归档。归档时应按照档案管理的相关规定，编制档案目录和索引，便于查询和检索。2.纸质检验记录应装订成册，装入档案盒或档案柜进行存放，并在档案盒或档案柜上标明档案名称、年度、保管期限等信息。3.电子检验记录应存储在专用的服务器或存储设备上，并建立相应的数据库或文件管理系统，确保数据的安全存储和有效管理。同时，应定期对电子记录进行备份，备份介质应异地存放，以防止数据丢失。（二）保管期限1.一般产品的检验记录保管期限为[X]年，自产品放行之日起计算。2.对于涉及产品质量追溯、重大质量事故调查、法律法规要求等特殊情况的检验记录，应按照相关规定延长保管期限，直至问题解决或法律法规规定的期限届满。3.超过保管期限的检验记录，应按照档案销毁程序进行销毁，确保记录信息的安全。（三）保管环境1.纸质检验记录应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的环境中，避免记录受到损坏或变质。2.电子检验记录应采取必要的安全防护措施，如设置访问权限、安装杀毒软件、进行数据加密等，防止数据泄露、丢失或被篡改。（四）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅检验记录档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应按照申请表的要求提供相应的检验记录，并做好查阅登记工作，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.因工作需要借阅检验记录档案时，借阅人应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人、质量部门负责人和公司主管领导签字批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。4.借阅人应妥善保管借阅的检验记录档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换页张，确保档案的完整性和安全性。借阅期满后，应及时归还档案管理部门。七、检验记录的保密管理（一）保密责任1.所有接触和使用检验记录的人员均应承担保密义务，严格遵守公司的保密制度，不得泄露检验记录中的任何信息。2.质量部门、各检验执行部门和档案管理部门应明确专人负责检验记录的保密管理工作，确保保密措施的有效实施。（二）保密措施1.对检验记录档案应设置专门的存放场所，采取必要的物理隔离措施，防止无关人员进入。2.电子检验记录应进行加密存储，限制访问权限，只有经过授权的人员才能查阅和使用。3.在对外提供检验记录相关信息时，应按照公司的信息披露管理规定进行审批，确保信息的合法、合规披露，避免泄露公司商业机密和敏感信息。4.对于涉及国家机密、商业秘密或个人隐私的检验记录，应按照国家相关法律法规和公司保密制度的要求进行严格管理，采取特殊的保密措施，防止信息泄露。（三）违规处理1.如发现任何人员违反检验记录保密规定，泄露检验记录信息，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、降职、辞退等。2.对于因违反保密规定给公司造成经济损失或声誉损害的，公司将依法追究其法律责任，并要求其承担相应的赔偿责任。