档案编制管理办法

档案编制管理办法一、总则（一）目的为加强公司档案编制管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，提高档案利用效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及所属单位的档案编制管理工作。（三）编制原则1.遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.坚持统一领导、分级管理的原则，明确各部门在档案编制管理中的职责。3.注重档案的真实性、完整性和准确性，保证档案能够真实反映公司各项工作的历史面貌。4.便于档案的保管、查阅和利用，提高档案管理工作的效率和质量。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案编制管理办法及相关制度。2.指导、监督和检查各部门的档案编制管理工作。3.集中统一管理公司各类档案，负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等工作。4.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理。5.定期对档案管理人员进行业务培训，提高其业务水平和综合素质。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，并接受公司档案管理部门的业务指导。3.按照公司档案管理规定，及时向档案管理部门移交应归档的档案资料。4.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司行政公文、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案等。2.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务预算等。3.业务档案：根据公司业务类型，分为市场营销档案、生产管理档案、技术研发档案、质量管理档案等。4.工程档案：包括工程项目前期文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等。5.其他档案：如合同协议、荣誉证书、资质证书、知识产权档案等。（二）档案编号1.档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”的结构。2.全宗号：公司档案管理部门统一编制，代表公司全宗。3.目录号：根据档案分类设置，如行政档案为1，财务档案为2等。4.案卷号：按照档案整理顺序依次编制。5.件号：在案卷内按照文件排列顺序编制。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应建立档案收集制度，明确档案收集的范围、时间和责任人。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时收集整理，并定期向档案管理部门移交。3.对于重要的文件材料，档案管理部门可提前介入，进行跟踪收集。4.收集的档案应包括纸质文件、电子文件、声像资料等各种载体形式。（二）档案整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.按照档案分类方案，对收集的档案进行分类、组卷、编目等工作。3.纸质档案应进行装订、编页、编目等处理，确保档案的整齐、美观和便于查阅。4.电子档案应按照相关标准进行格式转换、存储和命名，建立电子档案目录数据库。5.声像档案应进行分类整理，标注相关信息，并配以文字说明。五、档案鉴定与保管期限划分（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务部门人员和相关领导组成。2.鉴定小组应根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，对档案进行全面审查和评估。3.鉴定工作应形成鉴定报告，明确档案的存毁意见。（二）保管期限划分1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应列为永久保管。3.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：凡是在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。六、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案库房应设置明显的标识，便于档案的查找和管理。（二）档案保管要求1.档案应按照分类、编号顺序排列存放，便于查阅和管理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.定期对档案进行清点和核对，发现问题及时处理。4.严格执行档案借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄密。七、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要可查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅公司档案的，应按照规定办理相关手续。3.涉及公司商业秘密、知识产权等重要档案的利用，应严格遵守公司保密制度。（二）利用手续1.公司内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅公司档案，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经公司分管领导签字同意后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.借阅档案应明确借阅期限，到期归还。如需延期，应办理续借手续。4.查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出公司或转借他人。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。2.登记内容包括查阅、借阅日期、查阅人或借阅人姓名、部门、查阅或借阅档案名称、用途、归还日期等。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。2.提高档案管理工作的效率和质量，为公司各项工作提供及时、准确的档案信息支持。（二）数字化处理1.对公司存量档案进行数字化扫描，确保档案内容的完整和清晰。2.按照档案管理标准，对数字化档案进行分类、命名、标注等处理，建立电子档案目录数据库。3.对电子档案进行备份，确保档案数据的安全。（三）信息系统应用1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作，及时录入和更新档案信息。2.公司内部人员可通过档案信息管理系统查阅、借阅档案，提高档案利用效率。3.定期对档案信息管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。九、档案统计与统计报表（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的数量、新增档案数量、销毁档案数量等。2.档案利用情况统计：包括查阅、借阅档案的人次、卷次、文件数量等。3.档案保管状况统计：包括档案库房面积、设备设施运行情况等。（二）统计报表1.档案管理部门应定期编制档案统计报表，向上级主管部门和公司领导报送。2.统计报表应内容真实、数据准确、格式规范，能够反映公司档案管理工作的实际情况。3.对档案统计数据进行分析和研究，为公司档案管理决策提供依据。十、档案移交与接收（一）移交范围1.公司各部门因机构调整、撤销等原因，应将本部门保管的档案及时移交档案管理部门。2.公司所属单位应按照规定定期向公司档案管理部门移交档案。（二）移交手续1.档案移交部门应编制《档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、保管期限等信息。2.档案管理部门应对移交的档案进行清点和核对，确认无误后办理接收手续。3.双方在《档案移交清单》上签字盖章，各执一份存档。十一、档案销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案。2.经鉴定小组鉴定确认应销毁的档案。（二）销毁手续1.档案管理部门应编制《档案销毁清单》，经公司分管领导批准