档案管控管理办法

档案管控管理办法一、总则（一）目的为加强公司档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及下属单位的档案管控工作。（三）档案定义本办法所称档案，是指公司在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映公司各项工作活动的实际情况，保证档案的准确性。3.安全保密原则：加强档案的安全防护和保密措施，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责公司档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等日常工作。2.制定档案管理制度和工作流程，并组织实施。3.对档案进行分类、编号、编目等，建立健全档案检索体系。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。5.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。6.为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登记工作。7.参与公司重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和整理。（三）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，并按照规定定期向档案管理部门移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和与档案管理部门的沟通协调。3.配合档案管理部门做好档案的清查、核对、鉴定等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在经营管理、生产技术、基本建设、科研开发等各项工作活动中形成的文件材料。2.公司对外签订的合同、协议、章程、报表等文件材料。3.公司召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议等。4.公司领导的重要讲话、批示、调研报告等文件材料。5.公司获得的各类荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案的相关材料。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备。3.对重要的文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。4.对电子文件，应按照相关标准进行收集和整理，确保电子文件的可读性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、基本建设类、科研开发类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号等信息，以便于快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订应采用线装或胶装等方式，避免使用金属装订物。四、档案的归档（一）归档时间1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案整理完毕，并向档案管理部门移交。2.对重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对整理好的档案进行初步审核，确保档案的质量符合要求。2.填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息。3.将档案移交清单和档案一并提交给档案管理部门。4.档案管理部门对接收的档案进行核对、验收，如发现问题及时与移交部门沟通解决。5.经核对无误后，双方在档案移交清单上签字确认，完成档案的归档工作。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。（二）保管要求1.对不同保管期限、不同类型的档案应分别存放，便于管理和查找。2.建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管等情况进行详细记录。3.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。5.加强对档案库房的安全管理，配备必要的安全防范设施，如监控设备、防盗门窗等，防止档案的损坏、丢失和泄密。六、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案的。2.外单位因工作需要查阅公司档案的，须经公司相关领导批准。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员可直接到档案管理部门查阅档案；外单位人员查阅档案，须填写查阅申请表，经公司相关领导批准后，由档案管理人员提供查阅服务。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，须办理续借手续。3.复制：因工作需要复制档案的，须填写复制申请表，注明复制档案的名称、数量、用途等信息，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制档案应注明“复制件”字样，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录，包括利用时间、利用部门、利用人、档案名称、数量、用途等信息。利用登记记录应妥善保管，以备查考。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案鉴定的标准和规范为依据，结合公司实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、重点突出的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括现实利用价值和历史研究价值。3.档案的保管期限是否合理。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定其保存价值和保管期限。2.分析比较法：通过对同类档案的分析比较，确定档案的保存价值和保管期限。3.专家咨询法：对于一些专业性较强的档案，可咨询相关专家的意见，确定其保存价值和保管期限。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写档案销毁清册，注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息。2.将档案销毁清册报公司主管领导审批。3.经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应在指定地点进行，并由两人以上监销。监销人应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清册归档保存，以备查考。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司现有档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的信息系统，实现档案的在线收集、整理、归档、保管、利用等功能。3.信息安全保障：建立健全档案信息化安全管理制度，采取必要的安全技术措施，保障档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的计算机设备和网络设施，确保档案信息化工作的顺利开展。2.档案管理人员应具备一定的计算机操作技能和档案管理知识，能够熟练使用档案管理信息系统。3.加强对档案电子数据的备份管理，定期对电子档案进行备份，并将备份数据存储在不同的介质上，分别保存。4.严格控制档案信息系统的访问权限，确保档案信息的安全。对档案信息系统的操作应进行记录，以便于审计和追溯。九、监督与检查（一）监督检查主体公司档案管理部门负责对各部门的档案管控工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作情况。3.档案信息化建设情况。（三）监督检查方式1.定期检查：档案管理部门定期对各部门的档案管控工作进行检查，一般每年不少于一次。2.不定期抽查：档案管理部门不定期对各部门的档案管控工作进行抽查，及时发现问题并督促整改。3.专项检查：针对档案管理中的重点问题或重要事项，档案管理部门开展专项检查，确保档案工作的规范有序。（四）检查结果处理1.对监督检查中发现的问题，档