档案保存管理办法

档案保存管理办法一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案的科学管理，有效地保护和利用档案，提高公司/组织的工作效率和管理水平，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项工作活动和历史面貌，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则：全面收集和保存公司/组织在各个方面形成的档案，保证档案的门类齐全、内容完整。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密和敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、利用和开发。（四）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。集中统一管理公司/组织的各类档案，进行档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等工作。指导和监督各部门的档案工作，开展档案业务培训和宣传教育。定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全与完整。2.各部门负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期向档案管理部门移交。明确专人负责档案管理工作，确保档案的及时归档和妥善保管。配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。在工作中积极利用档案资源，为公司/组织的决策和业务工作提供支持。二、档案的收集（一）收集范围1.文书档案：包括公司/组织的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要、合同协议等。2.科技档案：涵盖科研项目、工程建设、设备仪器等方面的技术文件、图纸、数据、报告等。3.人事档案：员工的个人基本信息、履历、考核、奖惩、培训、工资待遇等材料。4.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务预决算等资料。5.业务档案：根据公司/组织业务特点，收集与业务活动相关的合同、订单、客户资料、业务报表等档案。6.其他档案：如声像档案（照片、录音、录像等）、实物档案（证书、奖杯、纪念品等）以及电子档案等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照规定的时间和要求，及时将本部门形成的档案收集齐全。2.档案收集应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、损坏或丢失。3.对于重要文件和资料，应实行双套制或多套制保存，确保档案的安全性。4.收集的档案应进行初步整理，分类清晰，便于后续的移交和管理。（三）收集程序1.各部门档案收集责任人定期对本部门的文件资料进行清理和核对，将应归档的档案进行分类整理。2.填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息。3.在规定的时间内，将整理好的档案连同移交清单一并移交至档案管理部门。4.档案管理部门对接收的档案进行认真核对，如发现问题及时与移交部门沟通解决。三、档案的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理的工作效率。（二）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类。对每份文件进行编号、编目，填写文件目录。将文件材料按照顺序排列，装订成册。2.科技档案根据项目、专业等进行分类，如科研项目档案可按项目阶段进行分类。编制档案目录，包括项目名称、文件编号、日期、责任者等信息。对图纸等特殊载体的档案进行折叠、裱糊等处理，确保整齐美观。3.人事档案按照档案内容的类别进行分类，如履历类、考核类、培训类等。对每份材料进行编号、编目，填写档案目录。建立人事档案电子信息库，实现档案信息的数字化管理。4.财务档案按照会计年度进行分类，如凭证类、账簿类、报表类等。编制档案目录，注明档案的名称、年度、保管期限等。对会计凭证进行装订，加封皮并注明相关信息。5.业务档案根据业务类型和流程进行分类，如销售业务档案可按客户、订单等进行分类。建立业务档案索引，方便查询和利用。对业务档案中的合同等重要文件进行单独编号和管理。（三）整理要求1.整理工作应在档案收集后及时进行，确保档案的系统性和完整性。2.整理过程中应严格按照分类标准进行，不得随意打乱档案的内在联系。3.编目信息应准确、完整，便于档案的检索和利用。4.整理后的档案应整齐规范，便于保管和查阅。四、档案的鉴定（一）鉴定原则1.根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，科学合理地确定档案的保管期限。2.坚持全面审查、综合分析的原则，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及档案管理人员组成。负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.审查档案的内容是否重要，是否反映公司/组织的主要工作活动和历史面貌。2.分析档案的现实利用价值，判断其对当前工作的参考作用。3.根据档案的形成时间、保存状况等因素，确定其保管期限。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司/组织、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：主要是指反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对本公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为[X]年。3.短期保管：对于在较短时间内对公司/组织工作有参考价值的档案，保管期限为[X]年。（五）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对清单中的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.填写档案鉴定表，注明档案的名称、编号、形成时间、保管期限、鉴定意见等信息。4.根据鉴定结果，对确定销毁的档案编制销毁清单，报公司/组织领导审批。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在[适宜温度范围]，相对湿度控制在[适宜湿度范围]。3.档案库房应与办公区域、生活区适当分开，确保档案的安全。（二）保管设备1.配备档案密集架、档案柜等存储设备，对档案进行分类存放。2.安装温湿度监测设备、消防设备、防盗报警设备等，确保库房环境安全。3.配备必要的办公设备，如电脑、打印机、复印机等，用于档案的管理和利用。（三）档案上架1.按照档案的分类和编号顺序，将档案整齐上架存放。2.在档案架上标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于查找。3.对特殊载体的档案，如声像档案、电子档案等，应采取相应的保管措施，确保其安全和完整。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的可读性。3.严格执行档案借阅制度，防止档案丢失或损坏。4.定期对档案库房进行清洁和消毒，保持库房环境整洁。六、档案的统计（一）统计内容1.档案的数量统计，包括各类档案的总数、新增数量、销毁数量等。2.档案的整理情况统计，如整理的档案数量、分类情况等。3.档案的利用情况统计，如借阅次数、查阅人数、利用效果等。4.档案保管状况统计，如库房温湿度记录、设备运行情况等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案的各项数据进行记录和汇总。2.利用档案管理软件，对档案信息进行自动化统计分析。3.定期撰写档案统计报告，向上级领导和相关部门汇报档案管理工作情况。（三）统计要求1.统计数据应准确、及时，如实反映档案管理工作的实际情况。2.统计工作应规范化、制度化，确保统计数据的连续性和可比性。3.对统计结果进行分析研究，为档案管理决策提供依据。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规利用原则，严格遵守国家有关法律法规和公司/组织的档案管理制度。2.服务公司/组织发展原则，积极为公司/组织的各项工作提供档案信息支持。3.确保档案安全原则，在利用档案过程中，不得损坏、丢失或泄露档案信息。（二）利用范围1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作联系、合作等需要查阅档案，须经公司/组织相关领导批准。3.司法机关、行政机关等因办案需要查阅档案，应按照法定程序办理相关手续。（三）利用程序1.内部查阅查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、内容、用途等信息。经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。档案管理部门根据申请，提供相应的档案供查阅人使用，并做好查阅登记。2.外部查阅外单位查阅档案，须提前向公司/组织提交查阅申请函，说明查阅目的、范围等。经公司/组织相关领导批准后，档案管理部门与外单位查阅人员签订档案查阅保密协议。查阅人员在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅过程中不得擅自摘抄、复制、拍照等，确需复制的，须经档案管理部门同意。3.司法机关查阅司法机关查阅档案，应出具相关法律文书和工作证件。档案管理部门按照法律程序，提供所需档案，并做好登记。（四）利用反馈1.查阅人利用档案后，应及时将档案归还档案管理部门，并反馈利用效果。2.档案管理部门对利用反馈信息进行整理和分析，不断改进档案管理工作，提高服务质量。八、档案的销毁（一）销毁原则1.严格按照档案鉴定结果进行销毁，确保销毁档案的准确性。2.销毁过程应符合国家有关法律法规和环保要求，防止档案信息泄露和环境污染。（二）销毁程序1.对经鉴定确定需要销毁的档案，编制销毁清单，注明档案的名称、编号、数量、形成时间