核心资料管理办法

核心资料管理办法一、总则（一）目的为加强公司核心资料的管理，确保核心资料的安全、完整和有效利用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及全体员工在核心资料的产生、收集、整理、存储、使用、共享、保管、销毁等过程中的管理活动。（三）定义1.核心资料：指对公司经营、发展、决策具有关键作用，包含公司战略规划、业务数据、技术秘密、客户信息、财务资料等重要信息的各类文件、数据、记录等。2.密级划分：根据核心资料的重要性和敏感性，分为绝密、机密、秘密三个等级。绝密级资料是最重要且极度敏感的信息，一旦泄露将对公司造成极其严重的损害；机密级资料的重要性较高，泄露可能导致公司较大损失；秘密级资料为一般重要信息，泄露可能对公司产生一定不利影响。（四）管理原则1.保密性原则：严格控制核心资料的知悉范围，采取有效措施确保资料不被泄露。2.完整性原则：保证核心资料的内容完整，不被篡改、丢失。3.可用性原则：确保核心资料在需要时能够及时、准确地提供使用。4.合规性原则：核心资料的管理活动必须符合国家法律法规及行业相关标准要求。二、职责分工（一）公司管理层1.审批核心资料管理的相关制度、流程和重大事项。2.监督核心资料管理工作的执行情况，协调解决管理过程中的重大问题。（二）各部门负责人1.负责本部门核心资料管理工作的组织、实施和监督。2.确保本部门员工了解并遵守核心资料管理规定，对违规行为进行纠正和处理。3.审核本部门产生的核心资料的密级确定、存储方式等，并向公司核心资料管理部门报备。（三）核心资料管理部门1.制定和完善核心资料管理的各项制度、流程和标准。2.负责核心资料的统一收集、整理、存储、保管和维护。3.对核心资料的密级进行审核和调整，监督各部门核心资料管理工作的执行情况。4.组织开展核心资料的安全检查和风险评估，提出改进措施并督促落实。（四）核心资料使用人员1.严格遵守核心资料管理规定，妥善使用和保管所接触到的核心资料。2.对因工作需要查阅、复制的核心资料进行登记，并在使用完毕后及时归还。3.发现核心资料存在安全隐患或违规使用情况时，及时报告。三、核心资料的分类与标识（一）分类1.战略规划类：包括公司长期发展战略、年度经营计划、业务拓展规划等。2.业务数据类：涵盖销售数据、生产数据、财务数据、市场调研数据等各类与业务运营相关的数据。3.技术秘密类：如产品研发技术、工艺流程、技术配方、技术方案等。4.客户信息类：包含客户基本资料、交易记录、需求偏好、联系方式等。5.财务资料类：财务报表、预算决算报告、资金往来记录、税务资料等。6.其他核心资料：如重要合同协议、会议纪要、内部审计报告等。（二）标识1.核心资料应在首页显著位置标注密级标识，如“绝密”“机密”“秘密”字样。2.对于电子文档，文件名中应包含密级信息，如“[密级][资料名称].doc”。3.核心资料的存储介质（如硬盘、光盘、U盘等）应贴上密级标签。四、核心资料的产生与收集（一）产生1.各部门在业务活动中应按照规范要求及时产生核心资料，确保资料的真实性、准确性和完整性。2.核心资料的产生过程应进行记录，包括资料的名称、内容、产生时间、产生部门、责任人等信息。（二）收集1.各部门应定期将本部门产生的核心资料收集整理，并提交至核心资料管理部门。2.对于跨部门产生的核心资料，由牵头部门负责组织收集，并协调相关部门提供资料。3.核心资料管理部门应建立核心资料收集清单，对收集的资料进行核对和登记，确保资料齐全。五、核心资料的整理与存储（一）整理1.核心资料管理部门对收集到的核心资料进行分类整理，按照不同类别和密级进行编号和编目。2.对纸质核心资料，应进行装订、编页，编制目录索引；对电子核心资料，应进行格式统一、命名规范，并建立电子索引。（二）存储1.纸质存储：设立专门的核心资料档案室，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，按照密级分类存放纸质核心资料。2.电子存储：采用安全可靠的存储设备和存储系统，对电子核心资料进行备份存储。存储设备应异地存放，以防止数据丢失。同时，要设置严格的访问权限，确保电子资料的安全。3.对于存储在云端的核心资料，应选择具有良好信誉和安全保障的云服务提供商，并签订安全协议，确保数据的保密性、完整性和可用性。六、核心资料的使用与共享（一）使用1.核心资料使用人员需填写《核心资料使用申请表》，注明使用目的、资料名称、密级、使用期限等信息，经所在部门负责人审批后，到核心资料管理部门办理借阅手续。2.核心资料原则上不得带出公司使用，如因特殊情况确需带出，需经公司管理层批准，并采取严格的保密措施，确保资料安全。3.使用人员应在规定期限内归还核心资料，如需延期使用，应提前办理续借手续。（二）共享1.核心资料的共享应遵循最小化原则，严格控制知悉范围。2.部门间共享核心资料，需填写《核心资料共享申请表》，经共享资料提供部门负责人和接收部门负责人审批后，由核心资料管理部门进行共享操作。3.涉及不同密级核心资料的共享，应按照密级较高的资料的管理要求进行处理，确保资料安全。七、核心资料的保管与维护（一）保管1.核心资料管理部门应指定专人负责核心资料的保管工作，定期对核心资料进行清查盘点，确保账实相符。2.对于存储介质中的核心资料，应定期进行检查和维护，防止存储介质损坏导致数据丢失。3.核心资料档案室应保持清洁、整齐，严禁无关人员进入。（二）维护1.定期对核心资料的存储环境进行评估和维护，确保纸质资料的存放条件符合要求，电子资料的存储系统运行正常。2.对核心资料的内容进行定期审查，对于过期、失效或不再具有保存价值的资料，及时进行清理和销毁。3.根据公司业务发展和管理要求，适时对核心资料的管理流程和方法进行优化和完善。八、核心资料的安全与保密（一）安全措施1.建立核心资料安全监控机制，对核心资料的访问、传输、存储等环节进行实时监控，及时发现和处理安全异常情况。2.安装防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全防护设备，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。3.对核心资料管理部门的工作人员进行定期的安全培训，提高安全意识和应急处理能力。（二）保密措施1.与涉及核心资料管理的工作人员签订保密协议，明确其保密义务和责任。2.在核心资料管理区域设置门禁系统、监控设备等，限制无关人员进入。3.对核心资料的传输采用加密技术，确保数据在传输过程中的保密性。九、核心资料的销毁（一）销毁条件1.核心资料已超过保存期限且不再具有保存价值。2.核心资料因业务调整、变更等原因不再需要。3.核心资料存在安全隐患，无法采取有效措施进行修复或整改。（二）销毁流程1.由核心资料使用部门或管理部门提出核心资料销毁申请，填写《核心资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、数量、密级、销毁原因等信息。2.经所在部门负责人审核，核心资料管理部门负责人复核，公司管理层审批后，方可进行销毁。3.对于纸质核心资料，应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，并由专人负责监督销毁过程，确保资料彻底销毁。对于电子核心资料，应采用数据擦除、格式化等技术手段进行销毁，并保留销毁记录。4.销毁完成后，销毁人员应在《核心资料销毁申请表》上签字确认，并将申请表存档。十、监督与检查（一）内部监督1.核心资料管理部门应定期对各部门核心资料管理工作进行检查，检查内容包括资料的收集、整理、存储、使用、保管等环节。2.公司内部审计部门应定期对核心资料管理情况进行审计，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部检查1.积极配合国家有关部门、行业监管机构等对公司核心资料管理情况的检查，如实提供相关资料和信息。2.根据外部检查意见，及时调整和完善核心资料管理工作，确保公司核心资料管理符合法律法规和行业标准要求。十一、违规处理（一）对于违反本办法规定，有下列行为之一的，视情节轻重，给予警告、罚款、降职、辞退等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.擅自泄露核心资料秘密的。2.故意篡改、伪造核心资料的。3.未按规定保管核心资料，导致资