核销记账管理办法

核销记账管理办法一、总则（一）目的为规范公司核销记账行为，加强财务管理，确保财务信息的准确性和完整性，提高资金使用效率，防范财务风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、子公司的核销记账管理工作。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财务制度，确保核销记账工作合法合规。2.真实性原则：以实际发生的经济业务为依据，如实记录和反映财务状况和经营成果。3.准确性原则：准确核算各项收支，确保账目清晰、数据准确。4.及时性原则：及时进行核销记账，不得拖延，保证财务信息的时效性。5.完整性原则：涵盖公司所有经济业务的核销记账，不得遗漏。二、核销记账的定义与范围（一）核销记账的定义核销记账是指对公司已经发生的经济业务，在满足一定条件下，进行账务处理，冲减相应的债权债务或资产负债项目的过程。（二）核销记账的范围1.应收账款的核销：包括因销售商品、提供劳务等形成的应收账款，在符合规定条件下的坏账核销。2.应付账款的核销：如对已支付的采购款项、已完成的劳务款项等进行核销。3.其他应收款的核销：如员工借款的归还核销、备用金的核销等。4.其他应付款的核销：如暂收款项的结算核销等。5.资产的核销：包括固定资产、无形资产等资产的报废、毁损等情况下的核销。6.费用的核销：如差旅费、业务招待费、办公费等费用的报销核销。三、核销记账的流程（一）申请与审批1.业务部门根据实际情况，填写核销申请单，详细说明核销事项的内容、金额、原因等。2.申请单经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。3.财务部门对申请单进行初步审核，检查申请内容是否完整、合规，金额计算是否准确等。对于不符合要求的申请，退回业务部门补充或修正。4.财务审核通过后，申请单提交至公司分管领导审批。对于重大核销事项，需提交公司总经理办公会或董事会审议批准。（二）凭证准备1.业务部门按照财务要求，收集与核销事项相关的原始凭证，如发票、收据、合同、审批文件等。2.原始凭证应真实、合法、有效，内容完整，手续齐全。3.财务人员对业务部门提交的原始凭证进行审核，确保其符合财务规定。对于不符合要求的原始凭证，要求业务部门更换或补充。（三）账务处理1.财务人员根据审核通过的核销申请单和原始凭证，按照公司财务制度和会计准则的规定，进行账务处理。2.涉及应收账款、应付账款等往来款项核销的，应及时更新往来账龄分析表，确保账龄信息准确。3.对于资产核销，应按照规定的资产处置流程进行账务处理，同时做好资产台账的登记和调整。4.费用核销应严格按照费用报销制度进行审核，确保费用支出合理合规。（四）记录与归档1.财务人员在完成账务处理后，及时在相关账簿和报表中记录核销信息，保证财务数据的准确性和一致性。2.对核销过程中涉及的申请单、原始凭证、审批文件等资料进行整理、装订，按照档案管理规定进行归档保存，以便日后查阅和审计。四、应收账款核销管理（一）应收账款核销的条件1.债务人破产或死亡，以其破产财产或遗产清偿后，仍无法收回的应收账款。2.债务人逾期三年以上未履行偿债义务，且有确凿证据表明无法收回或收回可能性极小的应收账款。3.因自然灾害、战争等不可抗力因素导致无法收回的应收账款。4.其他符合公司坏账损失认定标准的应收账款。（二）应收账款核销的程序1.业务部门定期对应收账款进行清查，对符合核销条件的应收账款，填写《应收账款核销申请表》，详细说明客户名称、欠款金额、账龄、形成原因、预计核销金额等情况，并提供相关证明材料，如法院判决书、破产清算文件、债务人死亡证明、逾期催收记录等。2.业务部门负责人对申请核销的应收账款进行审核，确认情况属实后签字盖章，提交至财务部门。3.财务部门对应收账款核销申请进行初审，重点审核申请材料的完整性、合规性以及核销金额的准确性。审核通过后，报财务负责人审批。4.财务负责人审批同意后，将应收账款核销申请提交至公司分管领导审批。对于重大应收账款核销事项，需提交公司总经理办公会或董事会审议批准。5.经批准核销的应收账款，财务部门按照规定进行账务处理，同时在应收账款明细账及总账中予以核销，并将相关资料归档保存。（三）应收账款核销后的管理1.已核销的应收账款仍需进行跟踪管理，业务部门应继续关注债务人的财务状况和经营情况，如有可能收回的迹象，应及时报告财务部门并重新进行账务处理。2.财务部门定期对已核销应收账款的管理情况进行检查，确保跟踪管理工作落实到位。3.对于已核销应收账款又收回的情况，财务部门应及时进行账务处理，增加银行存款等资产科目，并冲减坏账准备科目。五、应付账款核销管理（一）应付账款核销的条件1.与供应商核对无误，且双方均同意核销的应付账款。2.因供应商原因导致无法支付的应付账款，如供应商破产、注销等，经公司相关部门审核批准后核销。3.其他符合公司规定的应付账款核销条件的情况。（二）应付账款核销的程序1.采购部门定期与供应商进行对账，核对应付账款余额。如发现双方账目一致且同意核销的，采购部门填写《应付账款核销申请表》，注明供应商名称、应付账款金额、核销原因等，并附上双方对账记录。2.采购部门负责人对申请核销的应付账款进行审核，确认无误后签字盖章，提交至财务部门。3.财务部门对应付账款核销申请进行审核，重点审核申请材料的真实性、合规性以及核销金额的准确性。审核通过后，报财务负责人审批。4.财务负责人审批同意后，应付账款核销申请生效，财务部门按照规定进行账务处理，冲减应付账款科目，并将相关资料归档保存。（三）应付账款核销后的管理1.已核销的应付账款如有后续争议或需要重新支付的情况，由采购部门负责协调处理，并及时通知财务部门进行相应的账务调整。2.财务部门定期对已核销应付账款的管理情况进行检查，确保应付账款核销工作规范有序。六、其他应收款核销管理（一）其他应收款核销的条件1.员工借款已归还且手续齐全的，予以核销。2.备用金使用完毕且报销手续完备的，进行核销。3.因各种原因无法收回的其他应收款，如押金、保证金等，符合公司规定的核销条件的，予以核销。（二）其他应收款核销的程序1.涉及员工借款、备用金等核销的，由借款人或使用部门填写《其他应收款核销申请表》，附上相关还款凭证或报销单据，经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。2.财务部门对其他应收款核销申请进行审核，确认无误后进行账务处理，并将相关资料归档保存。3.对于因各种原因无法收回的其他应收款，如押金、保证金等，业务部门应提供详细的情况说明和相关证明材料，填写《其他应收款核销申请表》，经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。4.财务部门按照规定的审批流程进行审核，报财务负责人、公司分管领导审批。对于重大其他应收款核销事项，需提交公司总经理办公会或董事会审议批准。5.经批准核销的其他应收款，财务部门进行账务处理，冲减其他应收款科目，并将相关资料归档保存。（三）其他应收款核销后的管理1.已核销的其他应收款仍需关注相关事项的后续进展，如押金、保证金等如有收回可能，应及时进行账务调整。2.财务部门定期对已核销其他应收款的管理情况进行检查，确保其他应收款核销工作符合规定。七、其他应付款核销管理（一）其他应付款核销的条件1.与相关单位或个人核对无误，且双方均同意核销的其他应付款。2.因各种原因无需支付的其他应付款，如暂收款项已结算、无法联系到对方等，经公司相关部门审核批准后核销。（二）其他应付款核销的程序1.涉及其他应付款核销的业务部门或相关人员填写《其他应付款核销申请表》，注明对方单位或个人名称、其他应付款金额、核销原因等，并附上相关证明材料，如结算清单、对方确认函等。2.业务部门负责人对申请核销的其他应付款进行审核，确认情况属实后签字盖章，提交至财务部门。3.财务部门对其他应付款核销申请进行审核，重点审核申请材料的真实性、合规性以及核销金额的准确性。审核通过后，报财务负责人审批。4.财务负责人审批同意后，其他应付款核销申请生效，财务部门按照规定进行账务处理，冲减其他应付款科目，并将相关资料归档保存。（三）其他应付款核销后的管理1.已核销的其他应付款如有后续争议或需要重新支付的情况，由相关业务部门负责协调处理，并及时通知财务部门进行相应的账务调整。2.财务部门定期对已核销其他应付款的管理情况进行检查，确保其他应付款核销工作规范有序。八、资产核销管理（一）资产核销的条件1.固定资产达到规定的使用年限且已提足折旧，经技术鉴定和经济评估后确实无法继续使用，需要报废处理的。2.固定资产因自然灾害、意外事故等原因导致毁损、报废，且已无修复价值的。3.无形资产因技术进步、市场环境变化等原因，已无使用价值和转让价值的。4.其他符合公司资产核销规定的情况。（二）资产核销的程序1.资产使用部门对拟核销的资产进行清查核实，填写《资产核销申请表》，详细说明资产名称、规格型号、购置时间、账面价值、已提折旧、资产状况、报废原因等情况，并附上相关证明材料，如技术鉴定报告、资产盘点表、事故报告等。2.资产使用部门负责人对申请核销的资产进行审核，确认情况属实后签字盖章，提交至资产管理部门。3.资产管理部门对资产核销申请进行复核，检查资产的实物状况、使用情况、处置方式等是否符合规定。复核通过后，报公司分管领导审批。4.对于重大资产核销事项，需提交公司总经理办公会或董事会审议批准。5.经批准核销的资产，资产管理部门负责组织资产的处置工作，如报废资产的变卖、无形资产的注销等，并及时将处置结果通知财务部门。6.财务部门根据资产管理部门提供的处置结果，按照规定进行账务处理，冲减资产科目，并将相关资料归档保存。（三）资产核销后的管理1.已核销的资产应妥善保管相关资料，以备审计、检查等需要。2.资产管理部门定期对已核销资产的处置情况进行检查，确保资产处置工作规范、合规。九、费用核销管理（一）费用核销的原则1.严格按照公司费用报销制度规定的标准、范围和审批流程进行核销。2.费用报销凭证应真实、合法、有效，内容完整，手续齐全。3.费用报销应及时，不得拖延，确保财务数据的及时性和准确性。（二）费用核销的程序1.员工按照公司费用报销制度的要求，填写费用报销单，详细注明费用发生的日期、内容、金额、用途等，并附上相关原始凭证。2.费用报销单经部门负责人审核签字，确认费用支出的真实性、合理性和必要性后，提交至财务部门。3.财务部门对费用报销单进行审核，重点审核报销凭证的真实性、合规性、完整性以及费用报销是否符合公司规定的标准和范围。对于不符合要求的报销单，退回员工补充或修正。4.财务审核通过后，费用报销单提交至财务负责人审批。对于金额较大或特殊的费用报销，需报公司分管领导审批。5.经批准报销的费用，财务部门按照规定进行账务处理，支付相应的款项，并将费用报销凭证及审批文件等资料归档保存。（三）费用核销后的管理1.财务部门定期对费用报销情况进行统计分析，检查费用支出是否合理，是否存在异常情况。2.对于发现的费用报销问题，及时与相关部门和人员沟通，查明原因，并采取相应的措施进行处理。十、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对核销记账管理工作进行审计监督，检查核销记账的流程是否合规、手续是否齐全、账务处理是否准确等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务检查财务部门定期对各部门的核销记账情况进行自查，确保核销记账工作符合公司财务制度和相关法律法规的要求。同时，接受公司内部其他部门的监督检查，对提出的疑问及时进行解答和处理。（三）外部审计监督公司按照国家法律法规的要求，定期聘请外部审计机构对公司财务报表进行