样品管理办法食品

样品管理办法食品一、总则（一）目的为加强公司食品样品的管理，确保样品的真实性、完整性和可追溯性，保证产品质量，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司生产、销售的各类食品样品的管理，包括原材料样品、半成品样品、成品样品以及用于市场推广、质量检测、客户投诉处理等用途的样品。（三）职责分工1.质量管理部门负责制定和修订样品管理相关的质量标准和操作规范。对样品的质量检测结果进行审核和判定，确保样品符合相关质量要求。监督样品的采集、标识、存储、流转、处置等环节的质量管理工作。2.生产部门负责按照规定的程序和要求采集生产过程中的各类样品，确保样品的代表性。协助质量管理部门进行样品的质量检测工作，提供必要的生产信息和技术支持。3.销售部门根据市场推广、客户需求等情况，提出样品申请，并配合相关部门完成样品的提供工作。负责客户退回样品的接收和初步处理，并及时移交质量管理部门。4.仓库管理部门负责样品的存储管理，确保样品存储环境符合要求，防止样品变质、损坏或丢失。按照规定办理样品的出入库手续，建立样品出入库台账。5.其他相关部门根据各自职责，配合做好样品管理的相关工作，如提供样品所需的包装材料、标签等。二、样品的采集（一）采集原则1.代表性原则：所采集的样品应能够代表被检测或评估的食品批次、品种、生产工艺等特征。2.随机性原则：在同一批次产品中，应随机抽取样品，避免人为因素的干扰。3.足够数量原则：采集的样品数量应满足检测、分析、留样等需求，确保检测结果的准确性和可靠性。（二）采集流程1.原材料样品采集采购部门在采购原材料时，应通知质量管理部门。质量管理部门根据原材料质量标准和检验要求，确定采样方案。采购人员或仓库验收人员按照采样方案，在到货的原材料批中随机抽取样品。采样数量应满足检验项目的需求，一般不少于检验用量的3倍，其中1倍用于检验，1倍用于留样，1倍备用。采集的原材料样品应立即贴上标签，注明样品名称、规格、批次、产地、采样日期、采样人等信息，并及时送质量管理部门进行检验。2.半成品样品采集生产过程中，质量管理部门应定期或不定期对半成品进行质量抽检。抽检人员按照规定的采样方法和数量，在半成品生产线上或半成品储存区域随机抽取样品。采样时应注意样品的均匀性和代表性，避免采集到异常或不合格的半成品。采集的半成品样品应及时送质量检测实验室进行检测。3.成品样品采集成品入库前，质量管理部门应按照成品检验标准和抽样方案进行成品抽检。抽检人员从成品批中随机抽取样品，采样数量应符合相关标准要求。对于定量包装的成品，应按照规定的抽样方法确定抽样单元数和每个抽样单元的样品数量。对于非定量包装的成品，应根据产品特性和检验需求确定采样量。采集的成品样品应贴上标签，注明产品名称、规格、批次、生产日期、保质期、采样日期、采样人等信息，然后送质量检测实验室进行全项检验。4.特殊情况样品采集当出现产品质量异常、客户投诉、市场抽检不合格等情况时，质量管理部门应及时组织相关人员进行样品采集。采样范围应包括与问题相关的原材料、半成品、成品以及生产过程中的环境样品等。对于客户投诉样品，销售部门应及时与客户沟通，了解问题发生的情况，并协助质量管理部门采集相关样品。采集的样品应详细记录客户信息、投诉内容、样品状态等情况。（三）采样记录1.每次采样都应填写采样记录，记录内容包括采样日期、采样地点、采样批次、样品名称、规格、数量、采样方法、采样人等信息。2.采样记录应字迹清晰、内容完整、准确无误，并由采样人签字确认。采样记录应妥善保存，保存期限不少于产品保质期后1年。三、样品的标识（一）标识内容1.样品名称：应准确反映样品所代表的食品名称。2.规格：注明样品的规格型号，如重量、体积、包装形式等。3.批次：与被采样的食品批次一致，以便追溯产品的生产过程和质量状况。4.生产日期：记录样品的生产日期。5.保质期：标注样品的保质期。6.采样日期：填写样品采集的具体日期。7.采样人：注明采集样品的人员姓名。8.样品编号：为每个样品赋予唯一的编号，便于样品的识别和管理。（二）标识方法1.对于体积较小、便于粘贴标签的样品，应在样品包装上直接粘贴标签，标签应牢固粘贴，确保不易脱落。2.对于体积较大、不便于粘贴标签的样品，如桶装食品、大型设备包装的食品等，可采用挂牌或其他适当的方式进行标识，确保标识清晰可见。3.对于液体样品，可在样品容器上用不易褪色的笔直接标记标识内容。4.对于冷冻、冷藏样品，标识应采用防水、耐低温的材料制作，确保在低温环境下标识内容清晰可读。（三）标识变更1.当样品的相关信息发生变更时，如样品名称、规格、批次等，应及时对样品标识进行变更。2.标识变更应按照规定的程序进行，由相关部门填写标识变更申请单，经审批后，由专人负责更换样品标识。3.标识变更后，应确保原标识信息可追溯，同时在相关记录中注明标识变更的日期、原因、变更内容等信息。四、样品的存储（一）存储环境要求1.不同类型的食品样品应根据其特性选择合适的存储环境，确保样品质量不受影响。常温保存的样品：应存储在温度适宜、干燥通风的仓库或房间内，避免阳光直射和潮湿环境。冷藏保存的样品：应存储在温度控制在[具体冷藏温度范围]的冷藏库或冰箱中，确保样品始终处于低温状态。冷冻保存的样品：应存储在温度控制在[具体冷冻温度范围]的冷冻库或冰柜中，防止样品解冻和变质。2.对于有特殊存储要求的样品，如对光照敏感、易氧化、易挥发等样品，应采取相应的防护措施，如使用遮光容器、充入惰性气体、密封保存等。（二）存储设施管理1.仓库管理部门应定期对存储样品的设施设备进行检查、维护和保养，确保设施设备正常运行。2.冷藏库、冷冻库应安装温度监控设备，实时监测库内温度，并记录温度数据。温度监控设备应定期校准，确保数据准确可靠。3.存储样品的货架、货柜应保持清洁卫生，定期进行消毒处理，防止样品受到污染。4.对于存储易燃易爆、有毒有害等危险样品的区域，应设置明显的警示标识，并采取相应的安全防护措施，确保人员和环境安全。（三）样品存储期限1.一般情况下，原材料样品、半成品样品的留样期限为自采样之日起不少于产品保质期后1年。2.成品样品的留样期限应符合国家相关法律法规和行业标准的要求，一般不少于产品保质期后1年。对于一些特殊产品，如婴幼儿食品、保健食品等，留样期限可能会更长，应按照相应的规定执行。3.对于用于市场推广、客户投诉处理等用途的样品，其存储期限应根据实际需要确定，但不得超过产品保质期。4.在样品存储期限届满后，仓库管理部门应按照规定的程序对样品进行处置，避免样品长期积压占用存储空间。（四）库存盘点1.仓库管理部门应定期对样品库存进行盘点，确保账实相符。盘点周期一般为每月或每季度进行一次。2.盘点时，应核对样品的名称、规格、批次、数量、存储位置等信息，与样品出入库台账进行逐一核对。3.如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并填写盘点差异报告，报相关部门进行处理。对于盘盈或盘亏的样品，应按照规定的审批程序进行调整账目。五、样品的流转（一）流转原则1.样品流转应遵循快速、准确、安全的原则，确保样品在流转过程中不受损坏、变质或丢失。2.样品流转应按照规定的程序和要求进行，明确各环节的责任人和流转时间，保证样品流转的顺畅和可追溯。（二）流转流程1.样品送检质量管理部门或其他相关部门需要对样品进行检测时，应填写样品送检单，注明样品名称、规格、批次、检测项目、送检部门、送检日期等信息。将样品送检单连同样品一起送至质量检测实验室。质量检测实验室收到样品后，应核对样品信息与送检单是否一致，并在样品流转记录上签字确认。2.样品外委检测当公司自身检测能力不足，需要将样品外委检测时，由质量管理部门负责选择具有资质的检测机构，并签订委托检测合同。质量管理部门填写样品外委检测申请单，注明样品信息、检测项目、外委检测机构等内容，经审批后，将样品和申请单一并送至外委检测机构。外委检测机构收到样品后，应按照合同要求进行检测，并及时将检测报告反馈给公司质量管理部门。质量管理部门应对检测报告进行审核，确保检测结果的准确性和可靠性。3.样品在公司内部流转生产部门、销售部门等因工作需要在公司内部流转样品时，应填写样品流转单，注明样品名称、规格、批次、流转原因、流转部门、流转日期等信息。将样品流转单连同样品一起交至接收部门。接收部门收到样品后，应核对样品信息与流转单是否一致，并在样品流转记录上签字确认。样品在公司内部流转过程中，各部门应做好样品的交接和保管工作，确保样品安全、完整地流转到下一环节。（三）流转记录1.样品在流转过程中，应建立详细的流转记录，记录内容包括样品名称、规格、批次、流转日期、流转原因、流转部门、交接人等信息。2.流转记录应采用纸质或电子文档的形式进行保存，保存期限不少于产品保质期后1年。流转记录应便于查询和追溯，确保样品流转过程的可追溯性。六、样品的处置（一）合格样品处置1.经检测判定为合格的样品，质量管理部门应出具合格报告，并通知相关部门。2.对于用于留样的合格样品，应按照规定的存储期限进行保存，期满后可按照公司的相关规定进行销毁或其他处置。3.对于其他用途的合格样品，如市场推广、客户展示等，相关部门可根据实际需要进行使用或处置，但应确保样品的质量和安全性不受影响。（二）不合格样品处置1.经检测判定为不合格的样品，质量管理部门应立即出具不合格报告，并采取相应的措施，防止不合格样品的进一步流转和使用。2.对于原材料、半成品不合格样品，生产部门应停止使用该批次的原材料或半成品，并对已生产的相关产品进行追溯和处理，如召回、返工、报废等。3.对于成品不合格样品，销售部门应及时通知客户，并按照国家相关法律法规和公司的售后服务政策进行处理，如召回、换货、退款等。4.不合格样品应单独存放，并做好标识，防止与合格样品混淆。对于需要销毁的不合格样品，应按照规定的程序进行销毁处理，确保不合格样品不会对环境和人体健康造成危害。（三）样品处置记录1.样品处置过程中，应填写样品处置记录，记录内容包括样品名称、规格、批次、检测结果、处置原因、处置方式、处置日期、处置人等信息。2.样品处置记录应妥善保存，保存期限不少于产品保质期后1年。样品处置记录应作为产品质量追溯和管理的重要依据，便于查询和分析样品处置情况。七、监督与检查（一）内部监督1.质量管理部门应定期对样品管理工作进行内部监督检查，检查内容包括样品的采集、标识、存储、流转、处置等环节是否符合本办法的规定和相关质量标准要求。2.内部监督检查可采用日常巡查、定期检查、专项检查等方式进行。检查人员应填写检查记录，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。3.对于违反样品管理规定的行为，质量管理部门应按