校友商会管理办法

校友商会管理办法一、总则（一）目的本管理办法旨在规范校友商会的组织架构、运作流程和会员行为，加强校友之间的联系与合作，促进校友商会的健康发展，实现商会的宗旨和目标。（二）适用范围本办法适用于校友商会的全体会员、理事会成员以及商会开展的各项活动和事务。（三）基本原则1.自愿原则：会员加入和退出校友商会应遵循自愿原则，充分尊重会员的自主意愿。2.平等原则：会员在商会中享有平等的权利和义务，不论其在校期间的身份、职位和成就如何。3.民主原则：商会的决策过程应充分发扬民主，广泛听取会员意见，保障会员的参与权和知情权。4.服务原则：商会以服务会员为宗旨，为会员提供信息交流、资源共享、合作发展等方面的支持和帮助。（四）商会宗旨加强校友之间的联系与沟通，增进校友之间的情谊与合作；整合校友资源，实现优势互补，共同促进校友个人事业的发展和母校的繁荣；积极回馈社会，为社会的进步和发展贡献力量。二、会员管理（一）会员资格1.基本条件曾在本校学习、工作过的校友，包括全日制学生、进修生、访问学者、教职工等。认同校友商会的宗旨和章程，愿意遵守商会的各项规章制度。具有良好的道德品质和社会声誉，关心母校发展，热心参与商会活动。2.特殊情况对母校或校友商会有突出贡献的人士，经商会理事会审议通过，可破格吸收为会员。（二）会员入会程序1.申请：申请人填写《校友商会会员申请表》，提交个人基本信息、在校经历、联系方式等相关资料，并说明申请加入商会的意愿和理由。2.审核：商会秘书处对申请人提交的资料进行初审，核实相关信息的真实性和完整性。初审通过后，提交理事会进行审议。3.批准：理事会根据申请人的情况进行综合评估，以无记名投票的方式决定是否批准其入会。获得三分之二以上理事同意的申请人，方可成为校友商会会员。4.发证：经批准入会的会员，由商会秘书处颁发会员证书，并在商会网站和相关媒体上予以公布。（三）会员权利1.选举权、被选举权和表决权：会员有权参加商会组织的会员大会、理事会等会议，享有选举权、被选举权和表决权。2.知情权：会员有权了解商会的工作动态、财务状况、活动计划等信息，商会应定期向会员通报相关情况。3.参与权：会员有权参与商会组织的各类活动，包括校友聚会、商务交流、公益活动等，并优先获得商会提供的服务和资源。4.建议权和监督权：会员有权对商会的工作提出意见和建议，监督商会的运作和财务管理，对商会工作人员的工作进行评价和监督。5.优惠权：会员在与商会其他会员开展合作或消费时，可享受一定的优惠政策和便利条件。（四）会员义务1.遵守章程：会员应遵守校友商会的章程和各项规章制度，执行商会的决议和决定。2.缴纳会费：会员应按照商会规定的标准和时间缴纳会费，会费用于商会的日常运作、活动开展、服务会员等方面。3.参加活动：会员应积极参加商会组织的各类活动，支持商会的工作，为商会的发展贡献力量。4.维护声誉：会员应维护校友商会的声誉和形象，不得从事有损商会利益和声誉的行为。5.提供信息：会员应积极向商会提供个人或所在单位的相关信息，为商会的资源整合和交流合作提供支持。（五）会员退会1.自愿退会：会员如有退会意愿，应书面通知商会秘书处，并交回会员证书。退会申请经商会理事会批准后，会员资格即行终止。2.自动退会：会员连续两年不缴纳会费或不参加商会活动的，视为自动退会，商会将取消其会员资格，并在商会网站和相关媒体上予以公布。3.除名：会员如有违反国家法律法规、商会章程或损害商会利益的行为，经商会理事会审议通过，可予以除名，并收回会员证书。三、组织架构（一）会员大会1.性质：会员大会是校友商会的最高权力机构，由全体会员组成。2.职责制定和修改商会章程。选举和罢免理事会成员。审议和批准理事会的工作报告和财务报告。决定商会的重大事项，如发展规划、年度工作计划、会费标准等。决定商会的终止事宜。3.召开：会员大会每年至少召开一次，须有三分之二以上的会员出席方能召开。特殊情况下，经商会理事会决定，可临时召开会员大会。（二）理事会1.性质：理事会是会员大会的执行机构，在会员大会闭会期间领导商会开展工作，对会员大会负责。2.组成：理事会由会员大会选举产生，成员人数根据商会实际情况确定，一般为奇数。理事会设会长1名、副会长若干名、秘书长1名、副秘书长若干名。3.职责执行会员大会的决议。筹备召开会员大会。向会员大会报告工作和财务状况。决定会员的吸收和除名。决定设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构。决定副秘书长、各机构主要负责人的聘任。领导商会各机构开展工作。制定内部管理制度。决定商会的其他重大事项。4.召开：理事会会议每季度至少召开一次，须有三分之二以上的理事出席方能召开。特殊情况下，经会长或秘书长决定，可临时召开理事会会议。（三）会长办公会1.性质：会长办公会是理事会的日常决策机构，由会长、副会长、秘书长组成。2.职责：在理事会闭会期间，讨论决定商会的重要事项，如工作计划、活动安排、经费预算等，确保商会工作的顺利开展。3.召开：会长办公会根据工作需要不定期召开。（四）秘书处1.性质：秘书处是校友商会的日常办事机构，负责商会的具体事务性工作。2.职责负责商会的文件起草、收发、归档等工作。组织安排商会的各类会议和活动。联系和服务会员，收集会员意见和建议，反馈商会工作情况。管理商会的财务和资产。负责商会的对外宣传和联络工作。完成理事会交办的其他工作。3.人员配备：秘书处设秘书长1名，副秘书长若干名，工作人员若干名。秘书长由理事会聘任，副秘书长由秘书长提名，理事会批准聘任。（五）分支机构和代表机构1.设立条件：根据商会发展需要，经理事会审议通过，可设立分支机构和代表机构。分支机构和代表机构应在商会授权范围内开展工作，接受商会的统一管理和监督。2.职责：分支机构和代表机构应按照商会的要求，积极开展活动，加强与当地校友的联系与合作，为会员提供服务，促进商会的发展。3.管理：分支机构和代表机构应制定相应的工作制度和活动计划，定期向商会报告工作情况。商会应加强对分支机构和代表机构的指导和监督，确保其规范运作。四、会议制度（一）会员大会会议制度1.会议筹备：会员大会由理事会负责筹备，秘书处具体组织实施。会议筹备工作包括确定会议时间、地点、议程、参会人员名单等，并提前通知会员。2.会议议程：会员大会的议程一般包括工作报告、财务报告、章程修改、选举事项、决议表决等内容。会议议程应提前确定并向会员公布。3.会议记录：会员大会应安排专人负责会议记录，记录会议的时间、地点、参会人员、议程、决议等内容。会议记录应妥善保存，作为商会档案资料。4.决议执行：会员大会作出的决议，由理事会负责组织实施。理事会应将决议执行情况及时向会员大会报告。（二）理事会会议制度1.会议筹备：理事会会议由会长或秘书长负责筹备，秘书处具体组织实施。会议筹备工作包括确定会议时间、地点、议程、参会人员名单等，并提前通知理事。2.会议议程：理事会会议的议程一般包括工作报告、财务报告、工作讨论、决议表决等内容。会议议程应提前确定并向理事公布。3.会议记录：理事会会议应安排专人负责会议记录，记录会议的时间、地点、参会人员、议程、决议等内容。会议记录应妥善保存，作为商会档案资料。4.决议执行：理事会作出的决议，由会长办公会负责组织实施。会长办公会应将决议执行情况及时向理事会报告。（三）会长办公会会议制度1.会议筹备：会长办公会会议由会长负责召集和主持，秘书处负责会议的组织和记录工作。会议筹备工作包括确定会议时间、地点、议程、参会人员名单等，并提前通知参会人员。2.会议议程：会长办公会会议的议程根据工作需要确定，一般包括工作讨论、决策事项、任务分工等内容。会议议程应提前确定并向参会人员公布。3.会议记录：会长办公会会议应安排专人负责会议记录，记录会议的时间、地点、参会人员、议程、决议等内容。会议记录应妥善保存，作为商会档案资料。4.决议执行：会长办公会作出的决议，由秘书处负责组织实施。秘书处应将决议执行情况及时向会长办公会报告。五、活动管理（一）活动计划1.商会应制定年度活动计划，明确活动的主题、时间、地点、形式、参与人员等内容。活动计划应提前征求会员意见，经理事会审议通过后实施。2.活动计划应根据商会的宗旨和目标，结合会员需求和社会热点，合理安排活动内容和形式，确保活动的针对性和实效性。（二）活动组织1.活动组织工作由秘书处负责具体实施，相关部门和人员应密切配合，确保活动的顺利进行。2.活动组织过程中，应做好活动的宣传推广、报名登记、场地布置、物资准备、人员安排等工作，确保活动的质量和效果。3.活动组织过程中，应注重安全管理，制定安全预案，确保参与人员的人身安全和财产安全。（三）活动经费1.活动经费主要来源于会员会费、赞助收入、捐赠收入等。商会应建立健全活动经费管理制度，规范经费的收支管理。2.活动经费应专款专用，严格按照预算安排使用，不得挪作他用。活动结束后，应及时进行财务结算，并向会员公布经费使用情况。3.活动经费的使用应遵循勤俭节约的原则，合理控制费用支出，提高经费使用效益。六、财务管理（一）财务制度1.商会应建立健全财务管理制度，规范财务核算和财务管理行为。财务管理制度应包括财务预算、财务收支、财务审批、财务审计等方面的内容。2.商会应配备专业的财务人员，负责商会的财务管理工作。财务人员应具备相应的专业知识和技能，遵守财务法律法规和职业道德规范。3.商会应按照国家有关法律法规和财务制度的要求，设置会计账簿，进行会计核算，编制财务报表，如实反映商会的财务状况和经营成果。（二）财务预算1.商会应每年编制财务预算，明确预算年度的收入和支出计划。财务预算应根据商会的工作计划和活动安排，结合往年财务收支情况进行编制。2.财务预算应经理事会审议通过后实施。在预算执行过程中，如遇特殊情况需要调整预算，应按照规定程序报理事会批准。（三）财务收支1.商会的收入主要包括会员会费、赞助收入、捐赠收入、服务收入等。商会应按照规定的收费标准收取会员会费，严格管理赞助收入和捐赠收入，确保收入的合法性和真实性。2.商会的支出主要包括人员费用、办公费用、活动费用、宣传费用等。商会应严格控制支出，按照财务审批制度进行审批，确保支出的合理性和合规性。3.商会应定期进行财务收支结算，编制财务报表，向会员公布财务状况。财务报表应包括资产负债表、利润表、现金流量表等内容。（四）财务审批1.商会应建立财务审批制度，明确财务审批的流程和权限。财务审批应按照“分级负责、归口管理”的原则进行，确保财务审批的规范和严格。2.商会的各项支出应按照规定的审批流程进行审批，审批人应在授权范围内进行审批，并对审批结果负责。重大支出项目应经理事会审议通过后实施。（五）财务审计1.商会应定期进行财务审计，确保财务制度的执行和财务信息的真实、准确、完整。财务审计可由内部审计机构或委托外部审计机构进行。2.财务审计应包括财务收支审计、财务预算执行情况审计、内部控制制度审计等方面的内容。审计结束后，应出具审计报告，向理事会报告审计结果。七、信息管理（一）信息收集1.商会应建立信息收集制度，广泛收集会员信息、校友信息、行业信息、社会信息等，为商会的决策和服务提供依据。2.信息收集渠道包括会员登记、问卷调查、实地走访、网络平台、媒体报道等。商会应定期对收集到的信息进行整理和分析，挖掘有价值的信息资源。（二）信息发布1.商会应建立信息发布平台，及时发布商会的工作动态、活动信息、政策法规、行业资讯等内容，为会员提供信息服务。2.信息发布平台包括商会网站、微信公众号、会员通讯、电子邮件等。商会应指定专人负责信息发布工作，确保信息的及时、准确、全