校务数据管理办法

校务数据管理办法一、总则（一）目的为加强学校校务数据管理，保障数据的准确性、完整性、安全性和保密性，提高学校管理决策的科学性和信息化水平，依据国家相关法律法规和教育行业标准，结合本校实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于学校各部门、各学院在教学、科研、管理、服务等活动中产生、收集、存储、使用、共享、传输、销毁等涉及校务数据的全过程管理。（三）基本原则1.合法性原则：校务数据管理活动必须遵守国家法律法规，不得侵犯师生员工及其他相关方的合法权益。2.准确性原则：确保数据的真实、准确、可靠，如实反映学校各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理和保存与学校管理相关的数据，避免数据缺失或不完整。4.安全性原则：采取有效措施保障数据的安全，防止数据泄露、篡改、丢失等情况发生。5.保密性原则：对涉及学校机密、师生隐私等敏感数据进行严格保密，防止信息泄露。6.规范性原则：建立规范的数据管理流程和标准，确保数据管理工作的规范化、标准化。（四）数据定义本办法所称校务数据，是指学校在履行教育教学、行政管理、社会服务等职能过程中产生的各类数据，包括但不限于学生信息、教师信息、教学资源信息、科研项目信息、行政管理信息、财务信息、后勤保障信息等。二、管理机构与职责（一）校务数据管理委员会1.组成：由学校分管信息化工作的校领导担任主任，各相关职能部门负责人为成员。2.职责统筹规划学校校务数据管理工作，制定数据管理战略和政策。审议校务数据管理的重大事项，协调解决数据管理中的跨部门问题。监督检查校务数据管理工作的执行情况，对违规行为进行问责。（二）信息化管理部门1.职责负责制定和完善校务数据管理制度、标准和规范。建设和维护学校数据管理平台，保障数据的安全存储和有效利用。组织开展数据质量管理工作，对数据进行清洗、转换、整合等处理。负责数据的备份与恢复工作，制定数据备份策略和计划。协调各部门之间的数据共享与交换，提供数据服务支持。开展数据安全管理工作，落实数据安全防护措施，防范数据安全风险。（三）各部门、各学院1.职责负责本部门、本学院业务数据的收集、整理、录入和维护工作，确保数据的准确性和完整性。按照学校数据管理要求，及时向信息化管理部门报送相关数据。严格遵守数据使用规定，合理使用和共享数据，不得擅自对外提供或泄露数据。配合信息化管理部门开展数据质量管理、安全管理等工作，接受监督检查。三、数据收集与录入（一）数据收集原则1.必要性原则：根据学校管理和业务开展的实际需要，确定数据收集的范围和内容，避免不必要的数据收集。2.合法性原则：数据收集活动必须符合法律法规要求，征得数据主体同意，并履行相关告知义务。3.准确性原则：明确数据收集的标准和方法，确保收集到的数据真实、准确、完整。（二）数据收集渠道1.业务系统自动采集：通过学校已建设的各类业务系统，如教务管理系统、学生管理系统、人事管理系统等，自动采集相关业务数据。2.人工录入：对于无法通过系统自动采集的数据，由相关工作人员按照规定格式和要求进行人工录入。3.数据交换共享：与上级教育主管部门、其他学校及相关机构进行数据交换共享，获取所需数据。（三）数据录入要求1.及时录入：数据产生后，相关责任部门应在规定时间内将数据录入到指定系统或数据库中，确保数据的时效性。2.准确录入：录入人员应认真核对数据，确保录入的数据与原始数据一致，避免录入错误。3.完整录入：按照数据收集范围和要求，完整录入所有必要的数据项，不得遗漏。四、数据存储与管理（一）存储方式1.集中存储：学校建立统一的数据中心，将重要的校务数据集中存储在数据中心的服务器上，便于管理和维护。2.分布式存储：对于部分具有特定需求或存储要求的数据，可以采用分布式存储方式，在不同的服务器或存储设备上进行存储。3.备份存储：建立数据备份机制，定期将数据备份到磁带、光盘、磁盘阵列等存储介质上，并异地存放，以防止数据丢失。（二）存储安全1.物理安全：数据中心应具备完善的物理安全设施，如门禁系统、监控系统、防火防盗设施等，确保服务器等存储设备的安全。2.网络安全：采取防火墙、入侵检测、加密传输等网络安全措施，防止外部网络攻击和数据泄露。3.访问控制：设置严格的用户权限，对不同人员的数据访问权限进行分级管理，只有经过授权的人员才能访问相应的数据。4.数据加密：对敏感数据进行加密存储，确保数据在存储过程中的保密性。（三）数据维护1.定期检查：信息化管理部门定期对存储的数据进行检查，确保数据的完整性和可用性。2.数据更新：根据业务发展和数据变化情况，及时对数据进行更新和维护，保证数据的时效性。3.故障处理：建立数据故障应急处理机制，当数据出现故障时，能够及时进行修复和恢复，减少对学校工作的影响。五、数据使用与共享（一）数据使用权限1.部门内部使用：各部门、各学院工作人员在其工作职责范围内，可使用本部门产生和管理的数据。2.跨部门使用：因工作需要跨部门使用数据的，需经数据提供部门同意，并按照规定办理数据使用审批手续。3.特殊使用：涉及学校机密、师生隐私等敏感数据的使用，必须经过严格的审批流程，由校务数据管理委员会批准后方可使用。（二）数据共享原则1.合法合规原则：数据共享必须遵守国家法律法规和学校相关规定，确保数据共享的合法性和合规性。2.安全可控原则：在数据共享过程中，要采取必要的安全措施，保障数据的安全，防止数据泄露和滥用。3.需求导向原则：根据学校管理和业务开展的实际需求，确定数据共享的范围和内容，避免不必要的共享。4.授权共享原则：数据共享需经数据提供部门和数据使用部门双方授权，并签订数据共享协议，明确双方的权利和义务。（三）数据共享流程1.提出申请：数据使用部门向数据提供部门提出数据共享申请，说明共享数据的用途、范围和期限等。2.审核审批：数据提供部门对申请进行审核，审核通过后报校务数据管理委员会审批。3.签订协议：经审批同意后，数据提供部门和数据使用部门签订数据共享协议，明确双方的权利和义务。4.数据提供：数据提供部门按照协议要求，将共享数据提供给数据使用部门。5.使用管理：数据使用部门按照协议规定使用共享数据，并对数据的使用情况进行记录和管理。六、数据安全管理（一）安全管理制度1.建立健全数据安全管理制度：明确数据安全管理的职责、流程和要求，确保数据安全管理工作有章可循。2.定期开展数据安全培训：对涉及数据管理和使用的人员进行数据安全培训，提高其数据安全意识和操作技能。3.制定数据安全应急预案：针对可能出现的数据安全事件，制定应急预案，明确应急处置流程和责任分工，确保在事件发生时能够及时、有效地进行处理。（二）安全技术措施1.网络安全防护：部署防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等网络安全设备，防范外部网络攻击。2.数据加密：对重要数据进行加密存储和传输，确保数据在传输过程中的保密性。3.访问控制：建立严格的用户认证和授权机制，对数据访问进行细粒度控制，防止非法访问。4.数据备份与恢复：定期进行数据备份，并进行异地存储，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。（三）安全监督与检查1.定期检查：信息化管理部门定期对数据安全管理情况进行检查，发现问题及时整改。2.安全审计：建立数据安全审计机制，对数据访问、操作等行为进行审计，发现异常情况及时进行调查处理。3.应急演练：定期组织数据安全应急演练，检验应急预案的有效性，提高应急处置能力。七、数据质量管理（一）质量目标1.数据准确性：确保数据的准确性达到[X]%以上，减少数据错误率。2.数据完整性：保证数据的完整性，数据缺失率控制在[X]%以内。3.数据一致性：维护数据的一致性，确保不同系统和数据库之间的数据一致率达到[X]%以上。（二）质量控制措施1.数据录入校验：在数据录入环节，对录入的数据进行合法性、完整性和准确性校验，确保录入数据的质量。2.数据清洗与转换：对采集到的数据进行清洗，去除重复、错误和不完整的数据，并进行格式转换和标准化处理。3.数据比对与审核：定期对不同来源的数据进行比对和审核，发现不一致的数据及时进行核实和修正。4.质量监控与反馈：建立数据质量监控机制，对数据质量进行实时监控，发现问题及时反馈给相关部门进行整改。（三）质量评估与改进1.定期评估：信息化管理部门定期对数据质量进行评估，分析数据质量存在的问题和原因。2.持续改进：根据数据质量评估结果，制定改进措施，不断提高数据质量。八、数据生命周期管理（一）数据产生阶段明确数据产生的业务环节和责任人，确保数据的及时、准确产生。（二）数据收集阶段按照规定的渠道和方法收集数据，保证数据的完整性和准确性。（三）数据存储阶段选择合适的存储方式和设备，确保数据的安全存储和有效管理。（四）数据使用阶段严格按照数据使用权限和流程使用数据，确保数据的合法、合规使用。（五）数据共享阶段遵循数据共享原则和流程，进行数据共享，保障数据共享的安全和可控。（六）数据销毁阶段对于不再需要的数据，按照规定的程序进行销毁，确保数据的彻底删除，防止数据泄露。九、数据审计与监督（一）审计机构与职责1.设立数据审计小组：由学校内部审计部门和信息化管理部门相关人员组成，负责对校务数据管理情况进行审计。2.审计职责审查校务数据管理的制度、流程和标准的执行情况。检查数据的准确性、完整性、安全性和保密性。对数据