机密资产管理办法

机密资产管理办法一、总则（一）目的为了加强公司机密资产的管理，确保公司机密信息的安全，防止机密信息泄露、丢失或被非法使用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有涉及机密资产的部门、岗位及人员，包括但不限于研发、生产、销售、财务、人力资源等部门。（三）定义1.机密资产：指公司拥有的、涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密、客户信息等重要信息的资产，包括但不限于文件、资料、数据、软件、设备、存储介质等。2.商业秘密：指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。3.技术秘密：指公司拥有的未公开的技术方案、工艺流程、技术诀窍等。4.财务秘密：指公司的财务报表、财务数据、财务计划、预算、成本核算等涉及公司财务状况和经营成果的信息。5.客户信息：指公司的客户名单、客户需求、客户交易记录、客户联系方式等涉及公司客户资源的信息。（四）管理原则1.合法性原则：机密资产管理必须符合国家法律法规和行业标准的要求。2.保密性原则：对机密资产采取严格的保密措施，防止机密信息泄露。3.完整性原则：确保机密资产的完整性，防止机密信息被篡改、删除或丢失。4.可用性原则：在确保机密信息安全的前提下，保证机密资产的正常使用，满足公司业务发展的需要。5.责任追究原则：对违反机密资产管理规定的行为，依法追究相关人员的责任。二、机密资产的分类与标识（一）分类1.核心机密资产：涉及公司核心竞争力、重大商业利益、重要技术秘密等关键信息的资产，如公司的核心技术方案、新产品研发资料、重要客户名单等。2.重要机密资产：对公司业务发展有重要影响的信息资产，如公司的财务报表、年度预算、销售策略等。3.一般机密资产：其他涉及公司一定商业秘密或敏感信息的资产，如公司的一般性业务文件、内部规章制度等。（二）标识1.核心机密资产：在资产上加盖“核心机密”印章，并在文件首页左上角标注“核心机密”字样。2.重要机密资产：在资产上加盖“重要机密”印章，并在文件首页左上角标注“重要机密”字样。3.一般机密资产：在资产上加盖“机密”印章，并在文件首页左上角标注“机密”字样。三、机密资产的产生与收集（一）产生1.各部门在业务活动中产生的涉及公司机密信息的文件、资料、数据等，应按照本办法的规定进行管理。2.员工在工作过程中形成的属于公司机密资产的成果，如研发成果、业务报告、项目方案等，应及时提交给公司指定的部门或人员进行管理。（二）收集1.各部门应定期对本部门产生的机密资产进行收集、整理和归档，确保机密资产的完整性和准确性。2.对于跨部门产生的机密资产，由牵头部门负责收集、整理和归档，并及时与相关部门进行沟通和协调。3.公司指定专人负责对各部门提交的机密资产进行审核和登记，确保机密资产的真实性和合规性。四、机密资产的存储与保管（一）存储1.机密资产应存储在专门的存储设备或场所，如加密的服务器、保险柜、文件柜等，并采取必要的安全防护措施，如防火、防潮、防盗、防虫等。2.存储机密资产的存储设备或场所应设置访问权限，只有经过授权的人员才能访问。3.对于存储在电子介质上的机密资产，应进行加密存储，并定期进行备份，确保数据的安全性和可用性。（二）保管1.公司指定专人负责机密资产的保管工作，保管人员应具备良好的职业道德和安全意识，严格遵守保密制度。2.保管人员应定期对机密资产进行盘点和清查，确保机密资产的数量和状态与登记记录一致。3.对于发现的机密资产丢失、损坏或被盗等情况，保管人员应及时报告公司相关部门，并采取必要的措施进行处理。五、机密资产的使用与共享（一）使用1.员工因工作需要使用机密资产时，应填写《机密资产使用申请表》，经部门负责人审批后，到保管人员处领取。2.使用人员应按照审批的用途和范围使用机密资产，不得擅自扩大使用范围或转借他人。3.使用过程中，使用人员应妥善保管机密资产，防止机密信息泄露。使用完毕后，应及时归还保管人员，并办理归还手续。（二）共享1.公司内部部门之间因工作需要共享机密资产时，应填写《机密资产共享申请表》，经双方部门负责人审批后，到保管人员处办理共享手续。2.共享人员应按照审批的共享范围和期限使用机密资产，不得擅自扩大共享范围或延长共享期限。3.共享过程中，共享人员应妥善保管机密资产，防止机密信息泄露。共享完毕后，应及时归还保管人员，并办理归还手续。六、机密资产的传递与交接（一）传递1.机密资产在公司内部传递时，应采用安全可靠的方式，如专人送达、加密邮件、加密存储介质等，并确保传递过程中的安全性。2.传递机密资产时，应填写《机密资产传递登记表》，详细记录传递的资产名称、数量、传递时间、传递人员等信息。（二）交接1.员工离职、岗位调动或工作交接时，应将其所保管的机密资产全部交接给公司指定的人员，并填写《机密资产交接清单》。2.交接双方应在《机密资产交接清单》上签字确认，确保交接的资产数量和状态与登记记录一致。3.对于离职员工，在办理离职手续时，公司应收回其持有的所有机密资产，并进行清查核实。如发现离职员工有未归还的机密资产或机密信息泄露的情况，公司将依法追究其责任。七、机密资产的销毁与处置（一）销毁1.对于不再使用或已过保密期限的机密资产，应按照公司的规定进行销毁。2.销毁机密资产时，应填写《机密资产销毁申请表》，经部门负责人审批后，由专人负责销毁。3.销毁方式应根据机密资产的性质和特点选择合适的方式，如粉碎、焚烧、电子数据擦除等，确保机密信息无法恢复。4.销毁过程中，应进行详细记录，包括销毁的资产名称、数量、销毁时间、销毁方式、销毁人员等信息，并由销毁人员和监督人员签字确认。（二）处置1.对于因业务调整、技术更新等原因不再使用或已过保密期限的机密资产，除进行销毁外，还应按照公司的规定进行其他处置，如出售、捐赠等。2.处置机密资产时，应填写《机密资产处置申请表》，经部门负责人审批后，按照相关规定进行处置。3.在处置过程中，应确保机密信息的安全，防止机密信息泄露。对于出售的机密资产，应与购买方签订保密协议，明确双方的权利和义务。八、监督与检查（一）监督1.公司设立专门的保密管理部门或岗位，负责对公司机密资产管理工作进行监督和检查。2.保密管理部门或岗位应定期对公司各部门的机密资产管理情况进行检查，发现问题及时督促整改。（二）检查1.公司定期组织对机密资产管理工作进行全面检查，检查内容包括机密资产的分类与标识、存储与保管、使用与共享、传递与交接、销毁与处置等方面。2.检查方式可采用现场检查、文件审查、人员访谈等方式进行，确保检查结果的真实性和准确性。3.对于检查中发现的问题，公司应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。九、培训与教育（一）培训1.公司定期组织对员工进行机密资产管理知识培训，提高员工的保密意识和技能。2.培训内容包括国家法律法规和行业标准、公司机密资产管理规定、保密技术和方法等方面。3.培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习等方式进行，确保培训效果。（二）教育1.公司通过内部宣传、会议、邮件等方式，加强对员工的保密教育，营造良好的保密氛围。2.保密教育内容包括保密意识教育、职业道德教育、案例分析等方面，使员工充分认识到保密工作的重要性，自觉遵守保密制度。十、奖励与处罚（一）奖励1.对于在机密资产管理工作中表现突出的部门或个人，公司将给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金等。2.奖励条件包括严格遵守保密制度、及时发现和报告机密信息泄露事件、提出有效的保密建议和措施等方面。（二）处罚1.对于违反机密资产管理规定的部门或个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，如警告、罚款、降职、辞退等。2.处罚条件包括泄露机密信息、丢失机密资产、擅自扩大使用范围或转借