数据档案管理办法

数据档案管理办法一、总则（一）目的为加强公司数据档案的管理，确保数据档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门在业务活动中形成的各类数据档案的管理。（三）定义1.数据档案：指公司在经营管理、业务运作、科研开发等活动中产生的，具有保存价值的各种形式的数据集合，包括但不限于电子数据、纸质文档、图表、音像资料等。2.数据档案管理：对数据档案的收集、整理、存储、检索、利用、保管、销毁等全过程进行的管理活动。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司的数据档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保数据档案的完整性和一致性。2.真实性原则：数据档案应真实反映公司业务活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：数据档案应涵盖公司业务活动的各个方面，确保数据的全面性。4.安全性原则：采取有效措施确保数据档案的安全，防止数据泄露、丢失、损坏等情况发生。5.有效利用原则：促进数据档案的有效利用，为公司的决策、业务发展等提供支持。二、数据档案的收集（一）收集范围1.公司内部各部门在业务活动中产生的各类数据，如合同协议、财务报表、业务报告、客户信息、技术文档等。2.公司对外合作项目中涉及的相关数据，如合作协议、项目成果报告等。3.公司员工在工作中形成的具有保存价值的个人文档，如工作总结、研究报告等。4.公司引进的各类技术资料、标准规范等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责数据档案的收集工作，确保数据的及时、准确收集。2.数据档案应按照规定的格式和内容要求进行收集，确保数据的规范性。3.对于电子数据，应同时收集相关的元数据，如数据产生时间、来源、格式等。4.收集的数据档案应进行初步整理，确保数据的完整性和可读性。（三）收集流程1.各部门数据产生人员在完成业务工作后，应及时将数据整理后提交给本部门的数据档案收集责任人。2.部门数据档案收集责任人对收集的数据进行审核，确保数据的准确性和完整性，审核无误后提交给公司档案管理部门。3.档案管理部门对接收的数据档案进行再次审核，对于不符合要求的数据，退回相关部门进行补充或修正。三、数据档案的整理（一）整理原则1.遵循数据档案的形成规律，保持数据之间的有机联系。2.便于数据档案的保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照数据档案的来源、内容、形式等进行分类，如将合同协议分为采购合同、销售合同等类别。2.编号：为每一类数据档案编制唯一的编号，便于管理和检索。3.编目：对数据档案进行编目，包括数据档案的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。4.装订：对于纸质数据档案，应进行整齐装订，确保档案的牢固和美观。（三）整理流程1.档案管理部门对接收的数据档案进行分类整理，确定数据档案的类别和编号。2.根据分类结果，对数据档案进行编目，编制数据档案目录。3.对纸质数据档案进行装订，将编目后的目录页放在首页。4.将整理好的数据档案按照类别和编号顺序存放，便于保管和检索。四、数据档案的存储（一）存储方式1.电子存储：采用磁盘阵列、磁带库、云存储等方式对电子数据档案进行存储，确保数据的安全性和可靠性。2.纸质存储：设立专门的纸质档案库房，对纸质数据档案进行分类存放，确保档案的防潮、防虫、防火等。（二）存储要求1.电子数据档案应进行定期备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。2.纸质数据档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应符合防火、防潮、防虫等要求。3.数据档案存储环境应保持适宜的温度、湿度，避免数据档案受到损坏。（三）存储管理1.档案管理部门应建立数据档案存储台账，记录数据档案的存储位置、存储时间、备份情况等信息。2.定期对数据档案的存储情况进行检查，确保数据档案的安全存储。3.对于存储期限已满或已失去保存价值的数据档案，应按照规定进行处理。五、数据档案的检索（一）检索方式1.电子检索：利用档案管理系统，通过输入关键词、编号等信息进行数据档案的检索。2.手工检索：对于未录入档案管理系统的纸质数据档案，可通过查阅档案目录进行手工检索。（二）检索要求1.档案管理系统应具备完善的检索功能，能够快速、准确地检索到所需的数据档案。2.档案管理人员应熟练掌握检索方法，能够根据用户需求及时提供数据档案。3.对于检索到的数据档案，应按照规定的程序进行借阅或使用。（三）检索流程1.用户向档案管理部门提出数据档案检索需求，说明检索的关键词、编号等信息。2.档案管理人员根据用户需求，在档案管理系统或档案目录中进行检索。3.将检索到的数据档案提供给用户，并按照规定办理借阅或使用手续。六、数据档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、使用数据档案。2.公司外部单位因合作、审计、调查等需要查阅公司数据档案，但需按照规定办理相关手续。（二）利用要求1.公司内部人员查阅、使用数据档案应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.公司外部单位查阅公司数据档案，应提前向公司提出申请，经公司主管领导批准后，按照规定的程序进行查阅。3.查阅、使用数据档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将数据档案带出指定地点。4.查阅、使用数据档案应遵守保密规定，不得泄露数据档案中的机密信息。（三）利用流程1.公司内部人员填写借阅申请表，注明借阅的数据档案名称、编号、借阅时间等信息，经部门负责人签字批准后提交给档案管理部门。2.档案管理部门对借阅申请表进行审核，审核无误后办理借阅手续，将数据档案提供给借阅人员。3.公司外部单位提出查阅申请，提交申请函及相关证明材料，经公司主管领导批准后，档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。4.借阅或查阅人员使用完毕后，应及时将数据档案归还档案管理部门，档案管理人员对归还的数据档案进行检查，确保档案的完整和无损。七、数据档案的保管（一）保管责任档案管理部门负责数据档案的保管工作，确保数据档案的安全和完整。（二）保管措施1.建立健全数据档案保管制度，明确保管人员的职责和工作流程。2.加强档案库房的安全管理，安装防火、防盗、防潮、防虫等设施。3.定期对数据档案进行检查和清点，及时发现和处理档案保管中存在的问题。4.对电子数据档案的存储介质进行定期维护和更新，确保数据的可读性。（三）保管期限数据档案的保管期限根据国家法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。保管期限届满后，按照规定进行鉴定和销毁。八、数据档案的销毁（一）销毁范围1.存储期限已满且已失去保存价值的数据档案。2.经鉴定确无保存价值的数据档案。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对数据档案进行清理，提出销毁清单，报公司主管领导批准。2.经批准后，档案管理部门组织专人对拟销毁的数据档案进行清点核对，确保销毁数据的准确性。3.对于电子数据档案，应采用安全可靠的方式进行销毁，确保数据无法恢复。对于纸质数据档案，可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。4.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、数据档案名称、编号、数量等信息。5.销毁记录应保存一定期限，以备查阅。九、监督与检查（一）监督部门公司设立数据档案管理监督小组，负责对公司数据档案管理工作进行监督检查。监督小组由公司档案管理部门、审计部门、法务部门等相关人员组成。（二）检查内容1.数据档案管理制度的执行情况。2.数据档案的收集、整理、存储、检索、利用、保管、销毁等环节的工作质量。3.数据档案管理人员的工作责任