数据保存管理办法

数据保存管理办法一、总则（一）目的为了加强公司数据保存管理，确保公司数据的完整性、准确性、安全性和可用性，规范数据保存行为，防范数据丢失、损坏、泄露等风险，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有涉及数据产生、使用、存储、传输等环节的部门、人员和信息系统。（三）定义1.数据：指公司在业务活动中产生的各类电子信息，包括但不限于文件、报表、数据库记录、邮件、图像、音频、视频等。2.数据保存：指对数据进行存储、备份、归档等操作，以保证数据在规定的时间内能够被有效访问和使用。3.数据所有者：指对特定数据拥有创建、修改、使用和删除权限的部门或人员。4.数据保管者：指负责具体执行数据保存操作，确保数据安全存储和有效管理的部门或人员。（四）基本原则1.合法性原则：数据保存管理活动必须符合国家法律法规的要求，不得违反法律法规的禁止性规定。2.完整性原则：确保数据的完整性，防止数据在保存过程中出现丢失、损坏或不完整的情况。3.准确性原则：保证数据的准确性，避免因数据错误导致的业务风险和决策失误。4.安全性原则：采取必要的安全措施，保护数据免受未经授权的访问、篡改、泄露等威胁。5.可追溯性原则：建立数据保存记录，以便对数据的来源、处理过程和去向进行追溯。6.合规性原则：严格遵守行业标准和监管要求，确保数据保存管理活动符合相关规定。二、数据分类与分级（一）数据分类根据数据的性质、用途和来源，将公司数据分为以下几类：1.业务数据：与公司核心业务活动直接相关的数据，如销售数据、采购数据、生产数据、财务数据等。2.管理数据：用于公司内部管理的各类数据，如人力资源数据、行政办公数据、质量管理数据等。3.客户数据：关于公司客户的基本信息、交易记录、沟通历史等数据。4.技术数据：公司在技术研发、系统运维等过程中产生的数据，如代码、算法、技术文档等。5.其他数据：不属于以上分类的其他数据。（二）数据分级根据数据的敏感程度和影响范围，将数据分为以下三级：1.一级数据：涉及公司核心业务、商业机密、国家安全或法律法规要求严格保护的数据，如财务报表、客户敏感信息、关键技术文档等。2.二级数据：对公司业务运营有重要影响，但敏感程度低于一级数据的数据，如一般业务合同、市场调研报告、内部管理文件等。3.三级数据：一般性的数据，对公司业务影响较小，如日常办公文档、宣传资料等。三、数据保存策略（一）存储策略1.根据数据的重要性、使用频率和保存期限，选择合适的存储介质和存储方式。对于一级数据，应采用多种存储介质进行备份，并分别存储在不同的地理位置，以防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。对于二级数据，可采用定期备份的方式，存储在本地服务器或外部存储设备上，并根据需要进行异地存储。对于三级数据，可采用简单的存储方式，如本地硬盘存储，保存期限根据实际情况确定。2.建立数据存储的规范化流程，确保数据存储的准确性和一致性。在数据存储前，对数据进行完整性检查和格式转换，确保数据能够被正确存储。按照规定的命名规则和目录结构对数据进行分类存储，便于数据的查找和管理。定期对存储设备进行检查和维护，确保存储设备的正常运行。（二）备份策略1.制定详细的备份计划，明确备份的时间间隔、备份内容、备份方式和备份存储位置。对于一级数据，应采用实时备份或每日备份的方式，备份数据存储在异地的数据中心。对于二级数据，可采用每周备份或每月备份的方式，备份数据存储在本地服务器或外部存储设备上，并定期进行异地存储。对于三级数据，可根据实际情况进行不定期备份，备份数据存储在本地硬盘或其他存储介质上。2.定期对备份数据进行完整性检查和恢复测试，确保备份数据的可用性。建立备份数据验证机制，通过数据比对、文件校验等方式，检查备份数据的完整性。定期进行备份数据的恢复测试，模拟数据丢失场景，验证备份数据能够成功恢复到生产环境。3.对备份数据的存储介质进行妥善管理，防止备份数据丢失或损坏。定期对备份存储介质进行盘点和清查，确保备份数据的存储位置准确无误。按照规定的存储期限对备份存储介质进行更新和替换，防止存储介质老化导致数据丢失。（三）归档策略1.根据数据的保存期限和业务需求，制定数据归档计划，明确归档的数据范围、归档时间、归档格式和归档存储位置。对于已结束业务流程或不再使用的数据，应及时进行归档处理。归档数据应按照规定的格式进行转换和整理，确保归档数据的可读性和可访问性。归档数据存储在专门的归档存储设备上，如磁带库、光盘库等，并建立相应的索引和目录，便于数据的检索和查询。2.定期对归档数据进行清理和维护，确保归档数据的有效性和完整性。按照归档计划，对超过保存期限的数据进行清理和删除，释放存储空间。对归档数据进行定期的完整性检查和修复，确保归档数据能够正常访问和使用。四、数据保存操作流程（一）数据产生与收集1.业务部门在开展业务活动过程中，应按照公司规定的流程和标准，及时、准确地产生和收集相关数据。2.数据产生和收集过程中，应确保数据的真实性、完整性和准确性，避免数据错误或缺失。3.对产生和收集的数据进行初步整理和分类，按照数据的性质和用途进行标识和记录。（二）数据存储与备份1.数据所有者根据数据的分类和分级，确定数据的存储位置和存储方式，并将数据传输至指定的存储设备。2.数据保管者按照备份计划，对存储的数据进行定期备份，并将备份数据存储在指定的备份存储位置。3.在数据存储和备份过程中，应进行数据的完整性检查和验证，确保数据存储和备份的准确性。（三）数据访问与使用1.授权人员根据工作需要，按照规定的权限和流程，访问和使用公司数据。2.在数据访问过程中，应进行身份验证和授权，确保只有授权人员能够访问相应的数据。3.对数据的访问和使用情况进行记录，包括访问时间、访问人员、访问内容等，以便进行审计和追溯。（四）数据修改与删除1.数据所有者根据业务需求，对数据进行修改或删除操作时，应按照规定的流程进行审批和授权。2.在数据修改和删除前，应对数据进行备份，以防止误操作导致数据丢失。3.数据修改和删除操作完成后，应及时更新相关的记录和文档，确保数据的一致性和准确性。（五）数据归档与清理1.数据保管者按照归档计划，对符合归档条件的数据进行归档处理，并将归档数据存储在指定的归档存储位置。2.定期对归档数据进行清理和维护，删除超过保存期限的数据，释放存储空间。3.在数据归档和清理过程中，应进行数据的完整性检查和验证，确保归档数据的有效性和完整性。五、数据安全管理（一）访问控制1.根据数据的分类和分级，制定不同级别的访问权限，确保只有授权人员能够访问相应的数据。2.采用身份认证、授权管理等技术手段，对数据访问进行严格的控制和管理。3.定期对用户的访问权限进行审查和调整，确保用户权限与工作职责相匹配。（二）数据加密1.对涉及敏感信息的数据，如客户信息、商业机密等，采用加密技术进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。2.选择合适的加密算法和密钥管理系统，确保加密数据的保密性、完整性和可用性。3.对加密密钥进行严格的管理，定期更换密钥，防止密钥泄露。（三）安全审计1.建立数据安全审计机制，对数据的访问、操作、修改等行为进行记录和审计。2.定期对审计记录进行分析和审查，及时发现和处理潜在的安全风险。3.根据审计结果，对数据安全管理措施进行优化和改进，提高数据安全防护能力。（四）应急响应1.制定数据安全应急预案，明确数据安全事件的应急处理流程和责任分工。2.定期对应急预案进行演练和评估，确保应急预案的有效性和可操作性。3.当发生数据安全事件时，应立即启动应急预案，采取有效的措施进行处理，减少事件对公司业务的影响。六、数据保存监督与检查（一）监督机制1.公司设立数据保存管理监督小组，负责对公司数据保存管理工作进行监督和检查。2.监督小组定期对公司各部门的数据保存管理情况进行检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。3.建立数据保存管理投诉举报机制，接受公司员工和外部相关方对数据保存管理问题的投诉和举报。（二）检查内容1.数据保存管理制度的执行情况，包括数据分类分级、存储备份、访问控制、安全审计等方面的制度执行情况。2.数据保存管理流程的规范性，包括数据产生、收集、存储、备份、访问、修改、删除、归档、清理等环节的操作流程是否符合规定。3.数据保存管理工作的质量和效果，包括数据的完整性、准确性、安全性和可用性等方面的情况。4.数据保存管理相关人员的职责履行情况，包括数据所有者、保管者、使用者等人员的职责履行情况。（三）检查方式1.定期检查：监督小组按照规定的时间间隔，对公司各部门的数据保存管理情况进行全面检查。2.不定期抽查：监督小组根据工作需要，对公司部分部门的数据保存管理情况进行不定期抽查。3.专项检查：针对公司数据保存管理中的特定问题或风险，开展专项检查，深入查找问题根源，提出针对性的解决方案。（四）整改措施1.对于检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，明确整改要求和整改期限。2.责任部门应按照整改通知书的要求，制定详细的整改计划，明确整改措施、责任人和整改时间节点。3.整改完成后，责任部门应向监督小组提交整改报告，监督小组对整改情况进行复查和验收，确保问题得到彻底解决。七、培训与宣传（一）培训计划1.制定数据保存管理培训计划，定期组织公司员工参加数据保存管理相关知识和技能的培训。2.培训内容包括数据分类分级、存储备份、访问控制、安全审计、应急响应等方面的知识和技能。3.根据员工的岗位需求和工作特点，提供个性化的培训课程，提高培训的针对性和实效性。（二）培训方式1.内部培训：由公司内部的数据保存管理专家或相关部门负责人进行授课，传授数据保存管理的理论知识和实践经验。2.外部培训：邀请专业的培训机构或专家进行培训，分享行业最新的数据保存管理理念和技术。3.在线学习：通过公司内部的学习平台，提供数据保存管理相关的在线课程，供员工自主学习。（三）宣传活动1.开展数据保存管