改革采购管理办法

改革采购管理办法一、总则（一）目的为了加强公司采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门涉及的物资采购、服务采购等相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责对重大采购项目进行决策，审议采购战略、政策及重大采购事项。（二）采购执行部门采购部门作为公司采购的执行机构，负责具体采购业务的实施。其主要职责包括：1.制定采购计划和预算。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.收集、整理采购相关信息，进行采购数据分析和报告。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出物资或服务的采购需求，明确规格、数量、质量等要求，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，进行采购成本核算和财务结算。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，确保采购过程合法合规，采购结果真实有效。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《采购需求申请表》经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到《采购需求申请表》后，进行汇总分析。结合公司库存情况、采购预算等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间、采购方式等内容，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量等资料。2.供应商筛选与评估根据采购项目的要求，对潜在供应商进行筛选，确定入围供应商名单。采购部门会同相关部门对入围供应商进行实地考察或评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制能力、价格水平、售后服务等方面。建立供应商评估指标体系，定期对供应商进行评估和排名，对于不符合要求的供应商及时淘汰。3.供应商选择根据评估结果，采购部门选择合适的供应商进行采购谈判。在选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，确保选择最优供应商。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判采购部门与选定的供应商进行采购谈判，明确采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。在谈判过程中，应充分了解供应商的报价构成和成本情况，争取有利的采购条件。谈判结果应形成谈判纪要，双方签字确认。2.合同签订根据谈判结果，采购部门起草采购合同，经法律部门审核后，提交公司授权代表签字盖章。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法有效、完整准确。采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，以便跟踪执行。（五）采购合同执行与验收1.采购合同执行采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。如遇供应商交货延迟、质量问题等情况，采购部门应及时采取措施，要求供应商整改或承担相应责任。2.验收需求部门负责对采购物资或服务进行验收。验收应按照合同约定的质量标准和验收程序进行。验收合格后，需求部门填写《验收报告》，并签字确认。如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决。（六）采购付款1.采购部门根据合同约定和验收情况，填写《付款申请单》，附上相关发票、验收报告等资料，提交财务部门审核。2.财务部门审核通过后，按照公司财务管理制度办理付款手续。四、采购方式（一）公开招标适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标，按照评标标准确定中标供应商。（二）邀请招标对于具有一定特殊性或供应商数量有限的采购项目，采购部门可以邀请若干家符合条件的供应商进行投标。邀请招标应向至少三家供应商发出邀请。（三）竞争性谈判适用于采购项目技术复杂、时间紧迫或无法准确拟定技术规格的情况。采购部门与不少于三家供应商进行谈判，通过比较谈判结果确定成交供应商。（四）单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价对于采购金额较小、规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，采购部门可以向多家供应商发出询价单，比较供应商的报价后确定成交供应商。五、采购风险管理（一）风险识别1.供应商风险：如供应商破产、违约、产品质量问题等。2.市场风险：如市场价格波动、原材料供应短缺等。3.合同风险：如合同条款不完善、合同执行过程中出现纠纷等。4.内部管理风险：如采购流程不规范、采购人员违规操作等。（二）风险评估对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级。（三）风险应对措施1.供应商风险管理加强供应商评估和管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商。与供应商签订详细的合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任。定期对供应商进行跟踪评估，及时发现和解决问题。2.市场风险管理关注市场动态，建立价格预警机制，及时掌握市场价格变化情况。与供应商协商签订价格调整条款，合理分担价格波动风险。适当储备物资，应对原材料供应短缺等情况。3.合同风险管理加强合同审核，确保合同条款合法有效、完整准确。建立合同执行跟踪机制，及时发现和解决合同执行过程中的问题。加强与法律部门的沟通协作，妥善处理合同纠纷。4.内部管理风险管理完善采购管理制度和流程，加强内部监督和控制。加强采购人员培训，提高采购人员的业务素质和法律意识。建立采购绩效评估体系，对采购人员的工作进行考核评价。六、采购信息管理（一）采购信息收集采购部门应收集与采购活动相关的各类信息，包括供应商信息、市场价格信息、采购政策法规信息等。信息收集渠道应多样化，如网络、行业期刊、供应商提供等。（二）采购信息整理与分析采购部门对收集到的采购信息进行整理和分析，形成采购数据分析报告。分析报告应包括采购成本分析、供应商分析、市场趋势分析等内容，为采购决策提供依据。（三）采购信息共享采购部门应将采购信息及时共享给相关部门，实现信息的互联互通。通过建立采购信息管理系统，方便各部门查询和使用采购信息。七、监督与考核（一）监督机制1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.公司内部设立举报邮箱和举报电话，接受员工对采购活动中违规行为的举报。对于举报属实的，给予举报人一定的奖励。（二）考核制度1.建立采购绩效评估体系，对采购部门和采购人员的工作进