挂账款项管理办法

挂账款项管理办法一、总则（一）目的为加强公司挂账款项的管理，规范挂账行为，防范财务风险，确保公司资金安全和正常运营，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司与供应商、客户及其他相关方发生的挂账款项业务。（三）基本原则1.合法性原则：挂账款项的发生、核算和管理必须符合国家法律法规及相关财务制度的规定。2.真实性原则：挂账款项应基于真实的业务交易，确保交易信息准确、完整。3.合理性原则：挂账额度和期限应根据公司业务实际情况合理确定，避免过度挂账增加财务风险。4.及时性原则：业务部门应及时办理挂账手续，财务部门应及时进行账务处理和跟踪管理。二、挂账款项的定义与分类（一）定义挂账款项是指公司因购买商品、接受劳务、提供服务等业务活动，在尚未支付或收取款项时，所形成的应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款等各类往来款项。（二）分类1.应收账款：公司销售商品、提供劳务等应向客户收取的款项。2.应付账款：公司购买商品、接受劳务等应向供应商支付的款项。3.其他应收款：除应收账款以外的其他各种应收及暂付款项，如员工借款、押金、备用金等。4.其他应付款：除应付账款以外的其他各种应付及暂收款项，如暂收客户款项、应付租金等。三、挂账款项的审批流程（一）应收账款挂账审批1.业务部门在与客户签订销售合同或协议时，应明确约定付款方式、付款期限等条款。2.对于需要挂账的销售业务，业务人员应填写《应收账款挂账申请表》，详细注明客户名称、合同编号、销售金额、挂账期限等信息，并提交部门负责人审核。3.部门负责人审核通过后，签字确认并提交财务部门。财务部门对申请挂账的金额、期限等进行合理性审查，重点关注客户信用状况、以往付款记录等。如审核通过，财务负责人签字确认。4.超过一定金额的应收账款挂账申请，还需报公司分管领导审批。分管领导根据公司整体经营策略、客户信用等情况进行审批，审批通过后方可办理挂账手续。（二）应付账款挂账审批1.采购部门在与供应商签订采购合同或协议时，应明确约定付款方式、付款期限等条款。2.对于需要挂账的采购业务，采购人员应填写《应付账款挂账申请表》，详细注明供应商名称、合同编号、采购金额、挂账期限等信息，并提交部门负责人审核。3.部门负责人审核通过后，签字确认并提交财务部门。财务部门对申请挂账的金额、期限等进行合理性审查，重点关注供应商信用状况、采购业务的必要性等。如审核通过，财务负责人签字确认。4.超过一定金额的应付账款挂账申请，还需报公司分管领导审批。分管领导根据公司资金状况、采购需求等情况进行审批，审批通过后方可办理挂账手续。（三）其他应收款挂账审批1.员工因工作需要借款、领用备用金等，应填写《其他应收款挂账申请表》，注明借款事由、金额、预计还款时间等信息，并提交所在部门负责人审核。2.部门负责人根据实际情况进行审核，如认为借款合理，签字确认后提交财务部门。财务部门对借款金额、还款期限等进行审核，确保符合公司财务规定。审核通过后，财务负责人签字确认。3.如借款金额较大或涉及特殊事项，还需报公司分管领导审批。分管领导审批通过后方可办理借款手续。（四）其他应付款挂账审批1.因业务需要暂收客户款项、应付租金等形成其他应付款时，相关业务人员应填写《其他应付款挂账申请表》，注明款项来源、金额、预计支付时间等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，签字确认并提交财务部门。财务部门对挂账金额、支付期限等进行审核，确保符合财务规定。审核通过后，财务负责人签字确认。四、挂账款项的账务处理（一）财务部门应根据审批通过的挂账申请，及时进行账务处理。1.对于应收账款，按照销售业务发生的时间和金额，借记“应收账款”科目，贷记“主营业务收入”、“应交税费——应交增值税（销项税额）”等科目。2.对于应付账款，按照采购业务发生的时间和金额，借记“原材料”、“库存商品”、“应交税费——应交增值税（进项税额）”等科目，贷记“应付账款”科目。3.对于其他应收款，按照借款或其他应收事项发生的时间和金额，借记“其他应收款”科目，贷记“库存现金”、“银行存款”等科目。4.对于其他应付款，按照暂收款项或应付事项发生的时间和金额，借记“库存现金”、“银行存款”等科目，贷记“其他应付款”科目。（二）定期核对账目财务部门应定期与业务部门核对挂账款项的账目，确保账账相符。每月末，财务部门应编制挂账款项余额明细表，发送给相关业务部门进行核对。业务部门核对无误后，签字确认并反馈给财务部门。如发现账目不符，应及时查明原因，进行调整。五、挂账款项的跟踪与催收（一）应收账款跟踪与催收1.业务部门负责对应收账款的日常跟踪管理，及时掌握客户的经营状况、付款能力等信息。在临近付款期限前，业务部门应提醒客户按时付款。2.财务部门定期对应收账款进行账龄分析，对于逾期未收回的款项，及时向业务部门发出预警通知。业务部门应针对逾期账款制定催收计划，明确催收责任人、催收方式和时间节点。3.催收方式可包括电话催收、邮件催收、上门催收等。对于长期拖欠且金额较大的应收账款，必要时可通过法律途径解决。在催收过程中，业务部门和财务部门应密切配合，及时沟通催收进展情况。（二）应付账款跟踪与管理1.财务部门负责对应付账款的到期情况进行跟踪，确保在付款期限内及时支付款项，维护公司良好的商业信用。2.如因特殊原因需要延期付款，财务部门应提前与供应商沟通协商，取得供应商的同意，并办理相关延期付款手续。同时，应将延期付款情况及时告知业务部门，以便业务部门与供应商保持沟通。（三）其他应收款跟踪与收回1.业务部门负责对员工借款、备用金等其他应收款的跟踪管理，督促相关人员按时还款。对于预计无法按时收回的款项，应及时查明原因，并采取相应措施。2.财务部门定期对其他应收款进行清理，对于长期挂账且无合理原因的款项，应及时向相关责任人发出催款通知。如仍无法收回，应按照公司规定进行处理，如从责任人工资中扣除、追究相关责任等。（四）其他应付款跟踪与支付1.财务部门负责对其他应付款的到期情况进行跟踪，确保在规定时间内支付款项。2.如因特殊情况需要调整支付时间或金额，财务部门应提前与相关方沟通协商，取得对方同意后进行相应处理。六、挂账款项的风险评估与控制（一）风险评估1.财务部门定期对挂账款项进行风险评估，分析客户信用状况变化、市场环境波动等因素对挂账款项回收的影响。2.根据风险评估结果，将挂账款项分为高风险、中风险和低风险三类。对于高风险挂账款项，应采取重点监控、加强催收等措施；对于中风险挂账款项，适当关注并采取相应防范措施；对于低风险挂账款项，可按常规管理。（二）风险控制措施1.建立客户信用档案，对客户的信用状况进行动态评估和管理。对于信用状况不佳的客户，严格控制挂账额度和期限，甚至拒绝与其发生挂账业务。2.加强合同管理，在签订销售合同或采购合同时，明确双方的权利义务、付款方式、违约责任等条款，确保合同的合法性和有效性。3.定期对挂账款项进行清理和核对，及时发现和解决潜在风险问题。对于长期挂账且无法收回的款项，按照公司规定进行坏账核销处理，并做好相关账务处理和备查登记。4.加强内部审计和监督，定期对挂账款项的管理情况进行审计检查，发现问题及时整改，确保挂账款项管理规范、风险可控。七、信息披露与报告（一）信息披露1.在公司财务报告中，应按照相关会计准则和法规的要求，准确披露挂账款项的金额、账龄结构、坏账准备计提情况等信息。2.对于重大挂账款项事项，如涉及金额较大、可能对公司财务状况产生重大影响的应收账款或应付账款等，应在财务报告附注中进行详细说明。（二）报告制度1.业务部门每月应向财务部门报送挂账款项的变动情况报告，包括新增挂账款项、收回款项、逾期账款等信息。2.财务部门每月应编制挂账款项分析报告，对挂账款项的总体情况、账龄结构、风险状况等进行分析，并提出相应的管理建议。3.对于挂账款项管理中出现的重大问题或异常情况，业务部门和财务部门应及时向公司管理层报告，以便采取有效措施进行处理。八、监督与检查（一）公司内部审计部门定期