成本票据管理办法

成本票据管理办法一、总则（一）目的为加强公司成本票据管理，规范成本核算，确保公司财务信息的真实性、准确性和完整性，依据国家相关法律法规及财务会计准则，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门在成本核算过程中涉及的各类票据管理，包括但不限于采购发票、费用报销单、差旅费报销凭证、业务招待费发票等。（三）基本原则1.合法性原则：成本票据的取得和使用必须符合国家法律法规的规定，严禁使用非法票据进行报销。2.真实性原则：票据所反映的经济业务必须真实发生，内容完整、准确，不得弄虚作假。3.完整性原则：所有与成本核算相关的票据应齐全，包括发票联、抵扣联（如有）、报销审批单、附件等，确保票据链的完整性。4.及时性原则：成本票据应在规定的时间内取得并提交财务部门进行核算，避免因票据逾期导致无法入账或影响成本核算的准确性。二、票据的分类及要求（一）采购发票1.定义：采购发票是指公司在购买商品或接受劳务时，由销售方开具的证明交易发生的原始凭证。2.要求发票内容：发票应具备开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、销售方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等基本内容，且各项内容应填写齐全、清晰，不得涂改。发票印章：发票必须加盖销售方发票专用章，印章应清晰可辨，与销售方名称一致。发票类型：根据业务性质，采购发票分为增值税专用发票和增值税普通发票。增值税专用发票用于一般纳税人的进项税额抵扣，增值税普通发票用于小规模纳税人或不能抵扣进项税额的业务。（二）费用报销单1.定义：费用报销单是公司员工因办理公务而发生的差旅费、业务招待费、办公费、通讯费等费用支出的报销凭证。2.要求填写规范：费用报销单应按照规定的格式填写，包括报销日期、报销部门、报销人、费用明细、金额、附件张数等内容。费用明细应详细说明费用发生的事由、时间、地点等信息，确保费用支出的合理性和真实性。审批流程：费用报销单应按照公司规定的审批流程进行签字审批，审批人应认真审核费用的合理性和真实性，签署明确的审批意见。未经审批或审批不通过的费用报销单，财务部门不得予以报销。（三）差旅费报销凭证1.定义：差旅费报销凭证是公司员工因出差而发生的交通、住宿、餐饮等费用支出的报销凭证。2.要求交通票据：包括飞机票、火车票、汽车票、船票等，应注明出差日期、出发地、目的地、票价等信息。交通票据应与出差审批单上的行程一致，如有不符，应说明原因并经审批人同意。住宿发票：住宿发票应注明住宿日期、住宿地点、住宿金额等信息，发票上的住宿人数应与出差人数相符。住宿发票应加盖酒店发票专用章，如为增值税专用发票，还应提供酒店的纳税人识别号等信息。餐饮发票：餐饮发票应注明用餐日期、用餐地点、用餐金额等信息，餐饮发票应与出差行程和人数相符。对于超标准的餐饮费用，应经审批人同意并说明原因。（四）业务招待费发票1.定义：业务招待费发票是公司为业务经营的合理需要而支付的招待费用的报销凭证。2.要求发票内容：业务招待费发票应注明招待日期、招待地点、招待对象、招待事由、招待金额等信息，发票上的招待对象应与业务相关，招待事由应清晰明确。审批流程：业务招待费应严格按照公司规定的审批流程进行审批，审批人应根据业务实际情况审核招待费用的合理性和必要性，签署明确的审批意见。对于超标准的业务招待费，应经公司高层领导批准。三、票据的取得与审核（一）票据的取得1.采购业务：公司在采购商品或接受劳务时，应要求销售方按照规定开具发票。对于增值税专用发票，应在取得发票后及时进行认证，确保进项税额能够及时抵扣。2.费用报销业务：公司员工在办理费用报销业务时，应按照公司规定的报销流程填写费用报销单，并提供真实、合法、有效的票据。对于不符合规定的票据，财务部门有权拒绝报销。（二）票据的审核1.财务部门审核：财务部门收到成本票据后，应按照本办法的要求对票据的真实性、合法性、完整性进行审核。审核内容包括发票内容是否齐全、发票印章是否清晰、发票类型是否正确、费用报销单填写是否规范、审批流程是否完整等。对于审核不通过的票据，财务部门应及时通知报销人进行更正或补充。2.业务部门审核：对于涉及业务事项的成本票据，业务部门应协助财务部门进行审核。业务部门应审核票据所反映的经济业务是否与本部门的业务相关，费用支出是否合理、必要。对于业务部门审核不通过的票据，财务部门应拒绝报销。四、票据的粘贴与整理（一）粘贴要求1.粘贴顺序：成本票据应按照费用报销单上的费用明细顺序进行粘贴，先粘贴大额票据，后粘贴小额票据。2.粘贴方法：票据应使用胶水或胶棒粘贴在粘贴单上，不得使用订书钉、回形针等装订。粘贴时应将票据的左上角对齐，确保票据平整、牢固，便于翻阅和审核。3.粘贴范围：票据应粘贴在粘贴单的范围内，不得超出粘贴单的边缘。对于超出粘贴单范围的票据，应进行裁剪或折叠，使其符合粘贴要求。（二）整理要求1.分类整理：成本票据应按照费用类别进行分类整理，如采购发票、费用报销单、差旅费报销凭证、业务招待费发票等。同一类别的票据应集中粘贴在一起，并在粘贴单上注明票据类别和张数。2.编号整理：对于数量较多的成本票据，应进行编号整理。编号应按照费用报销单的顺序进行，从1开始依次编号。编号应填写在粘贴单的右上角，便于查找和核对。五、票据的保管与存档（一）保管要求1.专人保管：公司应指定专人负责成本票据的保管工作，确保票据的安全和完整。保管人员应具备良好的职业道德和责任心，不得擅自将票据转借他人或丢失。2.存放地点：成本票据应存放在专门的保险柜或文件柜中，存放地点应安全、干燥、通风，防止票据受潮、发霉、丢失等情况发生。3.保管期限：成本票据的保管期限应按照国家相关法律法规和财务会计准则的规定执行。一般情况下，会计凭证的保管期限为30年，其他成本票据的保管期限应根据实际情况确定，但不得少于5年。（二）存档要求1.定期存档：财务部门应定期将审核无误的成本票据进行整理、装订，并按照档案管理的要求进行存档。存档时应编制档案目录，注明档案名称、保管期限、存放地点等信息，便于查找和查阅。2.电子存档：为了便于查询和管理，公司应将成本票据的电子文档进行备份，并存储在安全的服务器或存储设备中。电子文档应与纸质文档内容一致，且应定期进行维护和更新。六、票据的丢失与补办（一）票据丢失的处理1.及时报告：如果成本票据不慎丢失，报销人应及时向财务部门报告，并说明票据丢失的原因、时间、地点等信息。2.登报声明：对于重要的成本票据，如增值税专用发票等，报销人应在规定的报纸上刊登遗失声明，声明票据作废，以防止他人冒用。3.提供证明：报销人应提供其他能够证明经济业务发生的原始凭证或复印件，并经相关部门和人员签字确认后，作为报销的依据。对于无法提供证明的票据，财务部门有权拒绝报销。（二）票据补办的要求1.补办时间：如果成本票据需要补办，报销人应在规定的时间内办理补办手续。补办时间应根据票据的类型和相关规定确定，一般情况下，应在票据丢失后的一个月内办理补办手续。2.补办流程：报销人应按照原票据的开具要求，向销售方或相关部门申请补办票据。补办票据时应提供原票据的相关信息，如发票号码、开票日期、金额等，经销售方或相关部门审核无误后，重新开具票据。3.审核报销：对于补办的成本票据，财务部门应按照本办法的要求进行审核。审核内容包括补办票据的真实性、合法性、完整性，以及与原票据的一致性等。对于审核通过的补办票据，财务部门应予以报销。七、监督与检查（一）内部监督1.财务部门监督：财务部门应定期对公司成本票据的管理情况进行检查，确保票据的取得、审核、粘贴、整理、保管、存档等环节符合本办法的要求。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。2.审计部门监督：审计部门应定期对公司成本票据的管理情况进行审计，检查票据管理的内部控制制度是否健全、有效，票据的使用是否合规、合理，财务信息是否真实、准确等。对于审计发现的问题，应及时提出审计意见，并督促相关部门和人员进行整改。（二）外部检查1.税务机关检查：税务机关有权对公司的成本票据进行检查，公司应积极配合税务机关的检查工作，提供真实、合法、有效的票据及相关资料。对于税务机关检查发现的问题，公司应按照税务机关的要求进行整改，并及时补缴税款、滞纳金等。2.