慈善捐赠管理办法

慈善捐赠管理办法一、总则（一）目的与宗旨本管理办法旨在规范公司/组织的慈善捐赠行为，确保捐赠活动合法、有序、透明地开展，充分发挥慈善捐赠在社会公益事业中的积极作用，提升公司/组织的社会形象与责任感，促进社会和谐发展。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内部涉及慈善捐赠的所有部门、员工以及相关活动。（三）基本原则1.合法合规原则严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保慈善捐赠活动在法律框架内进行。2.自愿自主原则捐赠行为应基于公司/组织自身意愿，不得受到任何外部非法干预或强制。3.公开透明原则捐赠信息应及时、准确、全面地向社会公开，接受公众监督，确保捐赠资金和物资的使用去向清晰、合理。4.专款专用原则明确捐赠资金和物资的用途，确保其专门用于所指定的慈善项目，不得挪作他用。5.效益最大化原则通过科学规划和有效管理，使慈善捐赠能够实现最大的社会效益，切实帮助到需要帮助的群体。二、捐赠决策程序（一）捐赠意向提出1.公司/组织内部各部门、员工或相关利益方若发现符合公司/组织慈善理念的捐赠机会或项目需求，可向公司/组织的慈善管理部门提出捐赠意向。2.捐赠意向应包括捐赠项目的基本情况、受赠方信息、预计捐赠金额或物资数量、捐赠目的及预期效果等内容。（二）可行性评估1.慈善管理部门收到捐赠意向后，应及时组织相关人员对捐赠项目进行可行性评估。评估内容包括但不限于受赠方的资质与信誉、项目的真实性与必要性、捐赠资金和物资的使用计划及预期效益、潜在风险等。2.可通过查阅受赠方的官方资料、实地考察、与相关机构或人士沟通等方式进行评估。对于重大捐赠项目，可委托专业的评估机构进行评估，并形成可行性评估报告。（三）决策审批1.根据可行性评估报告，慈善管理部门应提出明确的决策建议，提交公司/组织的管理层进行审批。2.审批流程应根据公司/组织的内部管理规定执行，一般需经过部门负责人、分管领导、主要领导等多层审批。审批过程中，应充分考虑公司/组织的财务状况、战略规划、社会影响等因素。3.对于涉及金额较大、影响范围较广的捐赠项目，应提交公司/组织的决策机构（如董事会、理事会等）进行审议决策。决策机构应在充分讨论的基础上，以投票表决等方式做出最终决定。（四）决策记录与存档1.捐赠决策过程中的相关文件、资料，如捐赠意向书、可行性评估报告、审批意见等，应进行详细记录，并妥善存档。2.存档资料应按照公司/组织的档案管理规定进行分类、编号、保管，以便日后查阅和审计。三、捐赠方式与渠道（一）资金捐赠1.银行转账通过公司/组织的银行账户，将捐赠资金直接转账至受赠方指定的银行账户。转账时应注明捐赠用途、捐赠单位/个人名称等信息，并妥善保存转账凭证。2.支票捐赠开具支票给受赠方，支票上应清晰填写受赠方名称、金额、用途等内容。交付支票时，应要求受赠方签收，并留存签收记录。3.电子支付利用电子支付平台（如网上银行、第三方支付等）进行捐赠资金的划转。操作过程中应确保支付信息的准确无误，并保存相关支付记录。（二）物资捐赠1.直接捐赠将公司/组织自有或采购的物资直接送达受赠方指定地点。物资送达时，应要求受赠方出具物资接收清单，清单上应注明物资名称、规格、数量、捐赠日期等信息。2.通过慈善组织捐赠委托具有资质的慈善组织进行物资捐赠。公司/组织应与慈善组织签订委托捐赠协议，明确双方的权利义务、物资种类与数量、捐赠用途等内容。慈善组织应按照协议要求，将物资及时、准确地送达受赠方，并向公司/组织反馈捐赠情况。（三）捐赠渠道管理1.建立捐赠渠道清单慈善管理部门应定期收集、整理各类合法、可靠的捐赠渠道信息，包括受赠方联系方式、捐赠流程、注意事项等，并建立捐赠渠道清单。清单应实时更新，确保信息的准确性和有效性。2.渠道评估与选择在选择捐赠渠道时，应优先考虑知名度高、信誉良好、管理规范的慈善组织或受赠方。对新的捐赠渠道，应进行严格的尽职调查和风险评估，确保捐赠资金和物资能够安全、有效地到达受赠方手中。3.渠道沟通与协调与选定的捐赠渠道保持密切沟通与协调，及时了解捐赠进展情况，解决捐赠过程中出现的问题。对于受赠方反馈的意见和建议，应认真对待，积极改进捐赠工作。四、捐赠物资管理（一）物资采购1.采购计划制定根据捐赠项目需求和实际情况，制定物资采购计划。采购计划应明确物资种类、规格、数量、质量标准、采购预算等内容。2.供应商选择按照公司/组织的采购管理规定，通过招标、询价、比价等方式选择合格的供应商。选择供应商时，应重点考察其信誉、产品质量、价格、售后服务等因素。3.采购合同签订与选定的供应商签订采购合同，合同中应明确物资的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。确保合同条款清晰、明确，具有可操作性，以保障双方的合法权益。（二）物资验收1.验收标准制定明确的物资验收标准，包括物资的外观、规格、数量、质量等方面。验收标准应符合国家相关标准和行业规范，以及捐赠项目的具体要求。2.验收流程物资到货后，由公司/组织的相关部门（如采购部门、质量控制部门、慈善管理部门等）组成验收小组，按照验收标准进行验收。验收合格的物资应出具验收报告，验收报告上应注明物资名称、规格、数量、验收日期、验收人员等信息；验收不合格的物资，应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或退换货。（三）物资存储1.存储场所选择根据物资的特性和数量，选择合适的存储场所。存储场所应具备安全、防潮、防火、防盗等条件，确保物资的质量不受影响。2.物资分类存放对捐赠物资进行分类存放，标识清晰，便于管理和查找。不同种类、规格、用途的物资应分开存放，并建立物资台账，详细记录物资的出入库情况。3.库存盘点定期对捐赠物资进行库存盘点，确保账实相符。盘点过程中发现的问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。（四）物资发放1.发放计划制定根据捐赠项目的实施进度和受赠方的需求，制定物资发放计划。发放计划应明确物资发放的时间、地点、数量、发放对象等内容。2.发放流程物资发放时，应按照发放计划进行操作。发放过程中，应要求受赠方签字确认，留存发放记录。发放记录应包括物资名称、规格、数量、发放日期、发放对象、发放人员等信息。3.发放监督对物资发放过程进行监督，确保物资准确、及时地发放到受赠方手中，防止出现截留、挪用等违规行为。对于重大捐赠项目的物资发放，可邀请第三方机构进行监督。五、捐赠信息管理（一）信息收集1.捐赠前信息收集在捐赠决策前，应收集受赠方的相关信息，包括基本情况、资质证明、项目介绍、财务状况等。同时，收集公司/组织内部关于捐赠项目的讨论记录、决策文件等信息。2.捐赠过程信息收集在捐赠过程中，及时收集捐赠资金和物资的流转信息，如转账凭证、物资接收清单、发放记录等。同时，收集受赠方反馈的捐赠项目实施进展情况、受益方情况等信息。3.捐赠后信息收集捐赠项目结束后，收集受赠方提交的捐赠项目总结报告、审计报告等信息。同时，收集社会公众对公司/组织捐赠行为的评价和反馈信息。（二）信息整理与分析1.信息整理对收集到的捐赠信息进行分类、汇总、整理，建立捐赠信息档案。档案内容应包括捐赠项目基本情况、捐赠决策过程、捐赠方式与渠道、物资管理情况、信息收集记录等。2.信息分析定期对捐赠信息进行分析，评估捐赠项目的实施效果、社会效益、存在问题等。通过数据分析，总结经验教训，为今后的捐赠决策和项目管理提供参考依据。（三）信息公开1.公开内容按照相关法律法规和行业标准的要求，及时、准确、全面地向社会公开捐赠信息。公开内容应包括捐赠项目名称、捐赠金额、捐赠物资种类与数量、受赠方信息、捐赠用途、项目实施进展情况、资金使用情况、物资发放情况、项目效果评估等。2.公开渠道通过公司/组织官方网站、社交媒体平台、新闻媒体等渠道进行捐赠信息公开。同时，可在公司/组织办公场所显著位置设置捐赠信息公示栏，方便员工和社会公众查阅。3.公开时间捐赠信息应在捐赠行为发生后的规定时间内进行公开。对于重大捐赠项目，应实时公开项目进展情况，确保公众知情权。六、监督与审计（一）内部监督1.设立监督岗位或小组公司/组织应设立专门的慈善捐赠监督岗位或小组，负责对慈善捐赠活动进行全程监督。监督岗位或小组成员应具备专业知识和技能，熟悉慈善捐赠相关法律法规和业务流程。2.监督内容监督捐赠决策程序是否合规、捐赠资金和物资的管理是否规范、信息公开是否及时准确、项目实施是否符合预期目标等。对发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。3.监督方式通过定期检查、不定期抽查、查阅资料、实地走访等方式对慈善捐赠活动进行监督。同时，鼓励员工和社会公众对捐赠活动中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）外部审计1.委托审计机构定期委托具有资质的会计师事务所或审计机构对公司/组织的慈善捐赠活动进行审计。审计机构应按照国家相关审计准则和行业规范，对捐赠资金和物资的收支情况、使用效益等进行全面审计。2.审计报告审计机构应在规定时间内出具审计报告，审计报告应客观、公正地反映公司/组织慈善捐赠活动的真实情况。公司/组织应将审计报告向社会公开，并根据审计意见及时进行整改。七、法律责任与风险防范（一）法律责任1.公司/组织及其员工在慈善捐赠活动中，应严格遵守法律法规，如因违反法律法规导致的法律纠纷或法律责任，由相关责任主体承担。2.对于在慈善捐赠活动中存在弄虚作假、挪用捐赠资金和物资、损害公司/组织声誉等违法违规行为的个人，公司/组织将依法依规追究其责任，情节严重的将移交司法机关处理。（二）风险防范1.风险识别与评估定期对慈善捐赠活动可能面临的风险进行识别与评估，包括法律风险、财务风险、声誉风险、操作风险等。针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。2.风险应对措施加强法律法规学习，提高法律意识，确保捐赠活动合法合规