收据使用管理办法

收据使用管理办法一、总则1.目的为加强公司收据的使用管理，规范收据开具、保管及核销流程，确保公司财务收支的真实性、准确性和合法性，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司内部各部门及所属单位在经济活动中涉及的各类收据使用管理。3.基本原则收据的使用必须符合国家法律法规及财务制度的规定。严格按照规定的用途、范围开具收据，确保收据内容真实、完整、准确。加强收据的保管和核销，防止丢失、被盗用和滥用。二、收据的种类及适用范围1.种类公司统一印制的收款收据，分为三联式和多联式，分别用于不同的收款业务场景。特殊情况下，经财务部门批准，可使用自制收据，但必须符合财务核算要求和相关规定。2.适用范围三联式收款收据主要用于收取现金、银行转账等款项，如销售产品、提供劳务、收取租金等业务。多联式收款收据适用于涉及多个部门或环节的收款业务，如项目合作款项、代收代付款项等。自制收据仅限于特定的、经财务部门认可的临时性收款业务，且必须在收据上注明用途、收款期限等相关信息。三、收据的购买与保管1.购买财务部门负责收据的统一购买，根据公司业务需求，定期向税务机关或指定的印刷厂家申购收据。购买收据时，应填写申购单，注明收据种类、数量等信息，经财务负责人审核签字后，报公司领导审批。收据购买后，由财务部门专人负责验收，核对收据的种类、数量、编号等是否与申购单一致，确认无误后办理入库手续。2.保管设立专门的收据保管库（柜），由财务部门指定专人负责保管收据。保管人员应具备良好的职业道德和责任心，确保收据的安全存放。收据应按照种类、编号顺序存放，做到整齐有序，便于查找和核对。同时，要做好防潮、防火、防盗等工作，防止收据损坏或丢失。严格限制非财务人员接触收据，确因工作需要使用收据的，必须经财务负责人批准，并在保管人员的监督下使用。定期对收据的保管情况进行盘点，确保账实相符。如发现收据丢失或短缺，应立即查明原因，并及时报告财务负责人和公司领导，同时采取相应的补救措施。四、收据的开具1.开具人员收据开具人员必须是经过财务部门授权的专人，其他人员不得擅自开具收据。开具人员应熟悉公司业务和财务规定，具备良好的业务素质和职业道德，确保收据开具的准确性和规范性。2.开具要求开具收据前，应认真核对收款事项、金额、付款单位等信息，确保与实际业务相符。收据应使用蓝黑墨水或碳素墨水填写，字迹清晰、工整，不得涂改、挖补。如填写错误，应另行开具收据，并在错误的收据上加盖“作废”戳记，与存根联一并保存。按照收据格式要求，依次填写收据编号、开票日期、付款单位名称、收款项目、金额（大写和小写）、收款方式、开票人等内容，并在收据联加盖公司财务专用章或发票专用章。对于多联式收据，应确保各联次内容一致，且一次复写完成。3.开具流程业务部门在收到款项后，应及时将收款信息传递给财务部门。财务部门开具人员根据业务部门提供的信息，核对无误后开具收据。开具人员在开具收据时，应按照编号顺序依次使用，不得跳号、重号。如因特殊原因需要使用非连续编号的收据，必须经财务负责人批准，并在收据上注明原因。收据开具后，应将收据联交付付款单位，存根联和记账联留存财务部门作为记账和核对的依据。五、收据的使用登记1.登记内容设立收据使用登记簿，详细记录收据的购买、领用、开具、作废、核销等情况。登记内容包括收据种类、编号、购买日期、领用日期、领用部门及人员、开具日期、付款单位、收款项目、金额、收款方式、作废原因及日期、核销日期等。2.登记要求收据使用登记应及时、准确、完整，由专人负责记录。登记人员应在每笔业务发生后，按照规定的格式和内容进行登记，不得遗漏或错登。对于收据的作废和核销情况，应详细注明原因和日期，并经相关人员签字确认。如因开具错误等原因作废的收据，应将作废收据的各联次粘贴在原存根联上，并在登记簿上注明作废字样。定期对收据使用登记簿进行核对和清理，确保账账相符、账实相符。如发现登记错误或其他异常情况，应及时查明原因并进行处理。六、收据的作废与核销1.作废因填写错误、收款业务取消等原因需要作废收据的，开具人员应在收据各联次上加盖“作废”戳记，并注明作废原因和日期。作废收据应与存根联一并保存，不得随意丢弃。保管期限按照公司档案管理规定执行。对于已开具的收据，如发生退款业务，必须收回原收据，并注明“作废”字样，同时开具红字收据冲减原收款记录。2.核销收据使用完毕后，领用部门或人员应及时将收据存根联交回财务部门进行核销。核销时，财务部门应核对收据存根联的编号、开具金额、收款项目等与登记簿记录是否一致。经核对无误后，财务部门在收据存根联上加盖“核销”戳记，并在登记簿上注明核销日期。核销后的收据存根联应按照公司档案管理规定进行整理、装订和保管。如发现收据存根联丢失、短缺或其他异常情况，财务部门应暂停核销工作，并及时查明原因。如确因工作失误导致收据存根联无法收回的，应按照公司相关规定进行处理。七、监督与检查1.内部监督财务部门应定期对收据的使用情况进行自查，检查收据的开具、保管、登记、作废、核销等环节是否符合规定，发现问题及时整改。公司内部审计部门应定期对收据使用管理情况进行审计监督，检查财务制度的执行情况，发现违规行为及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。2.外部检查积极配合税务机关、审计部门等外部单位的检查，如实提供收据使用管理的相关资料和信息。对于外部检查中发现的问题，应及时整改，并将整改情况报告公司领导和相关部门。八、违规处理1.对于违反本办法规定使用收据的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。对于未按规定开具收据、擅自涂改收据内容、开具虚假收据等行为，责令限期改正，并对直接责任人给予警告处分；情节严重的，给予记过、记大过处分，并处以一定金额的罚款。对于未按规定保管收据，导致收据丢失、被盗用或滥用的，责令限期追回丢失的收据，如无法追回，应承担相应的经济损失，并对直接责任人给予记过、记大过处分；情节严重的，给予降级、撤职处分。对于未按规定进行收据登记、作废和核销的行为，责令限期整改，并对直接责任人给予警告处分；