归档合同管理办法

归档合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同归档行为，维护公司合法权益，提高公司管理水平和经济效益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门签订的各类合同（包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等）的归档管理。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等活动必须符合国家法律法规及相关政策的要求。2.统一管理原则：公司合同归档工作实行统一领导、分级管理，由公司指定的部门负责合同的集中归档和保管。3.真实完整原则：合同归档应确保合同内容的真实性、完整性，不得擅自修改、删除或伪造合同文件。4.保密原则：对涉及公司商业秘密、敏感信息的合同，应严格保密，防止信息泄露。二、合同签订与审批（一）合同签订1.合同承办部门应指定专人负责合同的起草、谈判、签订等工作。合同文本应明确双方的权利义务、标的、价款、履行期限、违约责任等主要条款，确保合同内容合法、合规、明确、具体。2.在签订合同前，合同承办部门应对合同相对方的主体资格、资信状况、履约能力等进行调查核实，确保合同的顺利履行。3.合同签订应采用书面形式，由双方当事人签字（或盖章）确认。合同如有附件，应在合同中注明附件的名称、份数，并与合同正文一并签字（或盖章）。（二）合同审批1.合同承办部门应将起草好的合同文本提交本部门负责人审核。部门负责人应重点审核合同内容是否符合本部门业务要求、条款是否清晰明确、权利义务是否对等、违约责任是否合理等，并签署审核意见。2.经部门负责人审核通过的合同，应提交公司法律合规部门进行合法性审查。法律合规部门应从法律角度对合同的合法性、有效性、完整性进行审查，提出审查意见。3.根据合同的性质、金额等情况，部分合同还需提交公司分管领导或总经理审批。审批人应根据公司整体利益和业务需要，对合同进行全面审查，做出审批决定。4.合同承办部门应根据审核意见和审批决定，对合同文本进行修改完善，确保合同最终文本符合要求。三、合同归档要求（一）归档范围1.公司签订的各类合同原件及相关附件，包括但不限于合同文本、补充协议、变更协议、解除协议、授权委托书、承诺书、担保书等。2.合同签订过程中形成的各类文件，如合同审批表、会签单、谈判记录、往来函件、招投标文件等。3.合同履行过程中产生的各类文件，如发货单、收货单、发票、付款凭证、验收报告、质量反馈单、争议处理文件等。（二）归档时间1.合同签订后，合同承办部门应在[X]个工作日内将合同原件及相关附件整理齐全，并移交至公司指定的合同归档部门。2.合同履行过程中产生的文件，应在文件形成后[X]个工作日内移交归档。3.合同终止或解除后，合同承办部门应在[X]个工作日内将合同终止或解除的相关文件整理归档。（三）归档内容要求1.合同原件应保持完整、清洁，不得有涂改、破损等情况。如有修改，应在修改处加盖双方当事人的印章或签字确认。2.合同附件应与合同正文内容相关，且格式规范、内容完整。附件如有多页，应加盖骑缝章。3.合同签订过程中形成的文件应按照时间顺序排列，注明文件名称、日期、形成部门等信息。4.合同履行过程中产生的文件应按照业务流程分类整理，注明文件名称、日期、涉及合同编号等信息。（四）归档方式1.合同归档应采用纸质档案与电子档案相结合的方式。纸质档案应按照档案管理要求进行装订、编目、上架保管；电子档案应按照公司电子文件管理规定进行存储、备份，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。2.合同电子档案应建立清晰的分类目录结构，与纸质档案一一对应。电子档案的命名应规范统一，便于查找和管理。四、合同档案保管（一）保管部门公司指定[具体部门名称]负责合同档案的保管工作。保管部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全存放。（二）保管期限合同档案的保管期限应根据国家法律法规及公司相关规定执行。一般情况下，合同档案的保管期限为[X]年，自合同履行完毕或终止之日起计算。对于涉及公司重大利益、重要资产、知识产权等的合同，保管期限应适当延长。（三）档案整理与编目1.保管部门应对接收的合同档案进行整理，按照合同类别、年度、编号等顺序进行排列，剔除重复、无效的文件。2.对整理好的合同档案进行编目，编制合同档案目录索引，注明合同编号、名称、签订日期、履行期限、保管期限等信息，便于查询和利用。（四）档案安全管理1.保管部门应建立健全合同档案安全管理制度，加强对档案库房的安全防范措施，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保合同档案的安全。2.严格限制无关人员进入合同档案室，确因工作需要查阅档案的，应办理查阅登记手续，在指定地点查阅，不得擅自将档案带出档案室。3.定期对合同档案进行检查、清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、变质的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。五、合同档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、合同编号、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交合同档案保管部门审批。2.涉及公司商业秘密、敏感信息的合同档案，查阅申请人应提交公司分管领导或总经理的审批意见。3.法律合规部门、审计部门等因工作需要查阅合同档案的，可直接向合同档案保管部门提出查阅申请，经保管部门负责人审核同意后，即可查阅。（二）查阅程序1.合同档案保管部门收到查阅申请后，应在[X]个工作日内进行审核。审核通过后，为查阅人提供必要的查阅条件，并指定专人陪同查阅。2.查阅人应在指定地点查阅合同档案，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。如需摘抄、复制相关内容的，应经合同档案保管部门负责人同意，并办理相关手续。3.查阅完毕后，查阅人应在《合同档案查阅登记表》上签字确认，归还所查阅的档案。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅目的、合同编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交合同档案保管部门审批。2.涉及公司商业秘密、敏感信息的合同档案，借阅申请人应提交公司分管领导或总经理的审批意见。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限的，应提前向合同档案保管部门提出申请，经批准后方可延长。（四）借阅程序1.合同档案保管部门收到借阅申请后，应在[X]个工作日内进行审核。审核通过后，为借阅人办理借阅手续，填写《合同档案借阅登记表》，注明借阅人姓名、部门、合同编号、借阅期限等信息，并收取相应的押金（如有需要）。2.借阅人应妥善保管所借阅的合同档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，借阅人应承担相应的赔偿责任。3.借阅期限届满，借阅人应按时归还所借阅的合同档案。合同档案保管部门在核对无误后，退还押金（如有），并在《合同档案借阅登记表》上注明归还日期。六、合同档案的销毁（一）销毁条件合同档案保管期限届满，且确无保存价值的，经公司档案管理部门审核，报公司分管领导或总经理批准后，方可进行销毁。（二）销毁程序1.合同档案保管部门应编制《合同档案销毁清单》，注明合同编号、名称、保管期限、销毁原因等信息。2.组织相关人员对拟销毁的合同档案进行清点、核对，确保销毁清单与实际销毁的档案一致。3.在公司纪检监察部门的监督下，采用焚烧、粉碎等方式对合同档案进行销毁，并在《合同档案销毁清单》上签字确认。4.销毁完毕后，将《合同档案销毁清单》归档保存，作为档案销毁的凭证。七、监督与检查（一）监督部门公司审计部门负责对合同归档管理工作进行定期监督检查，确保合同归档工作符合本办法及公司相关规定的要求。（二）检查内容1.合同签订、审批程序的执行情况。2.合同归档的及时性、完整性、准确性。3.合同档案保管、查阅、借阅、销毁等环节的管理情况。4.合同管理相关制度的执行情况。（三）检查方式1.定期检查：审计部门每年至少组织一次对合同归档管理工作的全面检查，并形成检查报告。2.不定期抽查：审计部门可根据工作需要，对部分部门的合同归档管理工作进行不定期抽查，及时发现问题并督促整改。（四）问题整改1.对于检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题进行分