房费管理暂行办法

房费管理暂行办法总则目的为加强公司房费管理，规范房费支出行为，提高资金使用效益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于公司各部门因业务需要发生的房费支出管理。基本原则1.合规性原则：房费支出必须符合国家法律法规及相关财务制度的规定。2.合理性原则：根据实际业务需求，合理安排房费支出，杜绝浪费。3.审批控制原则：严格执行审批流程，确保房费支出的真实性、合法性和合理性。房费标准房型及价格1.根据公司业务需要及市场行情，确定以下房型及相应价格标准：标准单人房：[X]元/晚标准双人房：[X]元/晚豪华单人房：[X]元/晚豪华双人房：[X]元/晚套房：[X]元/晚2.以上价格为参考指导价，实际价格可根据市场波动及酒店优惠活动等情况进行适当调整，但调整幅度需报公司相关领导审批。特殊情况房费处理1.因业务需要超出标准房型入住的，需提前向部门负责人及财务部门说明原因，并经公司主管领导批准。2.对于陪同客户或合作伙伴入住超出标准房型的情况，需在费用报销时详细注明陪同人员及相关事由。房费审批流程申请1.各部门因业务需要预订房间时，需填写《房费申请表》，详细注明入住日期、退房日期、房型、人数、预计房费金额、业务事由等信息。2.《房费申请表》经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。审核1.财务部门收到《房费申请表》后，对申请内容的合理性、合规性进行审核。重点审核房费金额是否在标准范围内、业务事由是否真实合理等。2.对于超出标准房型或预计房费金额较大的申请，财务部门有权要求申请人提供详细说明及相关证明材料。审批1.经财务部门审核通过的《房费申请表》，报公司主管领导审批。2.公司主管领导根据业务实际情况及房费标准进行审批，对于不符合规定的申请予以驳回，并说明理由。预订1.经审批通过的《房费申请表》由申请人交至行政部门，行政部门根据申请内容负责统一预订房间。2.行政部门应选择与公司合作良好、服务质量较高的酒店进行预订，并确保预订信息准确无误。房费支付支付方式1.房费支付原则上采用对公转账方式。2.如因特殊情况需要使用现金支付或个人垫付的，需提前经财务部门同意，并在费用报销时提供相关支付凭证。支付流程1.酒店提供住宿发票后，申请人应及时整理相关报销凭证，填写《费用报销单》，并附上经审批的《房费申请表》、住宿发票等。2.《费用报销单》经部门负责人再次审核签字后，提交至财务部门。3.财务部门对报销凭证的真实性、完整性、合规性进行审核，审核无误后按照公司财务制度进行支付。房费报销报销凭证要求1.房费报销必须提供正规的酒店住宿发票，发票内容应清晰、准确，包括酒店名称、入住日期、退房日期、房型、房费金额等。2.发票上应加盖酒店发票专用章，如有涂改、刮擦等情况，发票无效。3.除发票外，还需附上经审批的《房费申请表》、住宿清单等相关证明材料。报销期限1.房费报销应在实际发生后的[X]个工作日内完成申请及审批流程，并提交至财务部门。2.对于逾期提交的报销申请，财务部门有权拒绝受理，特殊情况需经公司主管领导批准。报销审核1.财务部门按照本办法及公司财务制度对房费报销进行审核，重点审核报销凭证是否齐全、合规，房费支出是否符合标准，审批流程是否完整等。2.对于不符合规定的报销申请，财务部门应及时通知申请人进行整改或补充材料，直至符合要求为止。房费核算与统计核算1.财务部门应按照权责发生制原则，对房费支出进行准确核算，确保费用计入相应的会计期间。2.每月末，财务部门应对当月房费支出进行汇总核算，编制房费支出明细表，与相关部门核对账目。统计1.行政部门应建立房费预订及使用台账，详细记录每次预订房间的相关信息，包括申请部门、入住日期、退房日期、房型、人数、房费金额、支付情况等。2.财务部门应定期与行政部门核对房费台账，确保数据准确一致。同时，财务部门应根据房费支出情况进行统计分析，为公司成本控制及决策提供数据支持。监督与检查内部审计1.公司内部审计部门应定期对房费管理情况进行审计，检查房费支出是否符合本办法及公司相关规定，审批流程是否执行到位，报销凭证是否真实合规等。2.对于审计中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。违规处理1.对于违反本办法规定的房费支出行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于责令改正、追回违规支出款项、对相关责任人进行批评教育或纪律处分等。2.对于因违规行为给公司造成经济损失的，公司将依法追究相