归档接收管理办法

归档接收管理办法一、总则（一）目的为了加强公司/组织的档案管理，规范归档接收工作流程，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织各部门及所属单位的档案归档接收管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构，对各类档案进行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则归档的文件材料应真实反映公司/组织的各项活动和工作实际，内容完整，手续齐全。3.分类科学原则按照档案的形成领域、时间、来源等因素进行科学分类，便于档案的整理、保管和利用。4.安全保密原则采取必要的安全保密措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。二、归档范围与要求（一）归档范围1.行政管理类公司/组织的各类文件、通知、决定、决议、报告、请示、批复等。会议记录、纪要、简报等。工作计划、总结、统计报表等。人事档案、劳动合同、薪酬福利等相关资料。印章管理、证照管理等相关文件。2.业务经营类市场调研、营销策划、客户资料等。合同协议、订单、销售记录等。生产计划、工艺流程、质量控制等文件。物资采购、库存管理、设备维护等相关资料。财务报表、审计报告、税务资料等。3.基本建设类项目立项、可行性研究报告、环境影响评价等文件。设计图纸、施工方案、工程变更记录等。工程招投标文件、合同协议等。工程竣工验收报告、质量评定文件等。4.科研项目类科研项目立项申请书、任务书、合同书等。科研实验记录、数据统计分析报告等。科研成果鉴定、验收、奖励等相关文件。知识产权相关资料，如专利申请文件、软件著作权登记证书等。（二）归档要求1.文件材料齐全完整各部门应确保归档的文件材料齐全，能够全面反映相关活动和工作的全过程。2.内容真实准确归档的文件材料应真实可靠，数据准确，签字盖章手续完备。3.格式规范统一文件材料应采用统一的格式，如纸张规格、字体字号、排版方式等，确保档案的整齐美观。4.电子文件与纸质文件同步归档对于电子文件，应按照相关标准进行整理和存储，并与纸质文件同时归档，确保电子文件与纸质文件内容一致。三、归档流程（一）文件收集1.各部门指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、准确地收集齐全。2.收集的文件材料应进行初步整理，剔除重复、无效的文件，并按照一定的顺序进行排列。（二）文件整理1.档案管理人员对收集到的文件材料进行进一步整理，按照档案分类方案进行分类。2.对每份文件进行编号、编目，填写档案盒封面、脊背等相关信息。3.对纸质文件进行装订、编页，确保文件的牢固和整齐。（三）文件审核1.档案管理人员对整理好的文件进行审核，检查文件的完整性、准确性、规范性等。2.对于不符合要求的文件，及时返回相关部门进行补充、修改或完善。（四）文件归档1.审核通过的文件按照档案管理制度的要求，移交至档案库房进行归档保存。2.档案管理人员对归档的文件进行登记，建立档案台账，记录档案的名称、编号、来源、归档时间等信息。四、接收管理（一）接收范围1.公司/组织内部各部门形成的应归档文件材料。2.所属单位报送的重要文件材料。3.外部单位移交的与公司/组织相关的文件材料，如合作单位提供的合同协议、政府部门颁发的证照等。（二）接收要求1.接收的文件材料应符合本办法规定的归档范围和要求。2.移交单位应填写档案移交清单，详细注明移交档案的名称、数量、日期等信息，并签字盖章确认。3.档案管理人员对接收的文件材料进行认真核对，确保移交清单与实际档案相符。（三）接收流程1.移交单位向档案管理机构提交档案移交清单及相关文件材料。2.档案管理人员对移交的文件材料进行初步审核，检查文件的完整性和规范性。3.对审核通过的文件材料进行接收登记，并办理交接手续。4.将接收的文件材料按照规定进行整理、归档。五、档案保管（一）库房建设与管理1.公司/组织应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。3.定期对档案库房进行检查和维护，确保库房设施设备的正常运行。（二）档案存储方式1.档案应按照分类方案进行存放，不同类别、不同年度的档案应分别存放于不同的档案柜或档案架上。2.纸质档案应采用竖放的方式，避免档案纸张受损。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。（三）档案清点与清查1.定期对档案进行清点，核对档案的数量、完整性等情况，确保档案账实相符。2.每年至少进行一次档案清查工作，对档案的保管状况、利用情况等进行全面检查，发现问题及时处理。六、档案利用（一）利用范围公司/组织内部人员因工作需要可以查阅、借阅档案。外部单位因工作需要查阅档案的，应按照相关规定办理审批手续。（二）利用流程1.查阅档案查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、目的、范围等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理机构。档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅档案借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、期限、用途等信息。申请表经所在部门负责人和档案管理机构负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅人应按照规定的期限归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。（三）利用登记档案管理人员应对档案的利用情况进行详细登记，记录查阅人或借阅人的姓名、部门、查阅或借阅时间、档案名称等信息，以便对档案利用情况进行统计和分析。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则公司/组织应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.全面审查原则鉴定工作应全面审查档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的价值。3.集体鉴定原则档案鉴定工作应由档案管理机构组织相关部门人员组成鉴定小组，进行集体鉴定。（二）鉴定标准1.保管期限划分档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对公司/组织具有重要历史价值和长远利用价值的档案；长期保管的档案是指保管期限为16年至50年的档案；短期保管的档案是指保管期限为15年以下的档案。2.价值鉴定标准反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织发展有长远利用价值的档案，列为永久保管。反映公司/组织一般工作活动，在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为长期保管。反映公司/组织临时性工作活动，在较短时间内具有查考利用价值的档案，列为短期保管。（三）鉴定流程1.档案管理机构制定档案鉴定工作计划，明确鉴定的范围、时间、人员等。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据鉴定标准确定档案的保管期限和价值。3.对拟销毁的档案编制档案销毁清册，注明档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。4.档案销毁清册经鉴定小组负责人签字同意后，报公司/组织主管领导审批。（四）销毁管理1.经批准销毁的档案，应按照规定的方