材料物料管理办法

材料物料管理办法一、总则（一）目的为加强公司材料物料管理，规范材料物料的采购、验收、存储、发放、使用及盘点等流程，确保材料物料的合理供应、安全存储和有效利用，降低成本，提高公司经济效益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有材料物料的管理活动，包括原材料、辅助材料、零部件、办公用品、劳保用品等。（三）基本原则1.计划性原则：根据公司生产经营计划，合理安排材料物料的采购、存储和使用，避免积压和短缺。2.经济性原则：在保证质量的前提下，通过合理采购、优化库存等措施，降低材料物料采购成本和库存成本。3.质量第一原则：严格把控材料物料的质量，确保所采购和使用的材料物料符合相关标准和要求，满足生产经营需要。4.归口管理原则：明确各部门在材料物料管理中的职责，实行归口管理，确保管理工作的高效、有序进行。二、职责分工（一）采购部门1.负责根据公司生产经营计划和库存情况，编制材料物料采购计划，并组织实施采购活动。2.选择合格的供应商，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。3.负责采购合同的签订、执行和跟踪，确保采购任务按时、按质、按量完成。4.负责收集市场信息，掌握材料物料价格动态，进行采购成本分析和控制。（二）仓库管理部门1.负责材料物料的验收入库、存储保管、发放和盘点等工作。2.建立健全仓库管理制度，确保仓库安全、整洁，材料物料存储有序。3.定期对库存材料物料进行清查盘点，及时发现和处理账实不符等问题，并编制盘点报告。4.根据库存情况，及时向采购部门反馈库存短缺信息，协助采购部门做好采购计划调整。（三）使用部门1.根据生产经营需要，向仓库管理部门提出材料物料领用申请，并负责本部门领用材料物料的合理使用和管理。2.协助仓库管理部门做好库存盘点工作，提供相关盘点资料和数据。3.负责对本部门使用的材料物料进行成本核算和分析，提出节约使用的建议和措施。（四）质量管理部门1.负责对采购的材料物料进行质量检验和验收，确保所采购的材料物料符合质量标准和要求。2.对生产过程中使用的材料物料质量进行监督检查，及时发现和处理质量问题。3.参与不合格材料物料的评审和处理工作，提出质量改进意见和建议。（五）财务部门1.负责审核材料物料采购合同、发票等相关凭证，办理付款手续。2.对材料物料采购成本、库存成本等进行核算和分析，提供财务数据支持和决策依据。3.参与材料物料盘点工作，监督盘点结果的处理情况。三、采购管理（一）采购计划编制1.各使用部门应根据年度生产经营计划、月度生产任务及库存情况，提前向采购部门提交材料物料需求计划。2.采购部门结合各使用部门的需求计划、库存状况以及市场供应情况，综合考虑采购周期、采购批量等因素，编制月度采购计划。3.采购计划应明确材料物料的名称、规格型号、数量、需求时间等详细信息，并经相关部门审核批准后执行。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立供应商筛选和评价机制，通过实地考察、资质审核、样品检验、业绩评估等方式，选择合格的供应商。2.对选定的供应商，采购部门应与其签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品质量、价格、交货期、售后服务等条款。3.定期对供应商进行评估和考核，根据评估结果调整供应商名单，对于表现不佳的供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰。（三）采购合同管理1.采购合同签订前，采购部门应会同法务部门等相关人员对合同条款进行审核，确保合同合法、合规、有效。2.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门做好合同执行和跟踪工作。3.采购部门应严格按照合同约定执行采购任务，跟踪合同履行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。如遇合同变更或解除，应按照相关法律法规和公司规定办理手续。（四）采购成本控制1.采购部门应通过市场调研、招标采购、询价采购、谈判采购等方式，获取合理的采购价格，降低采购成本。2.在采购过程中，应充分考虑材料物料的质量、交货期、售后服务等因素，综合评估采购成本和效益，避免单纯追求低价而忽视质量等问题。3.定期对采购成本进行分析和总结，查找成本控制的薄弱环节，采取有效措施不断降低采购成本。四、验收管理（一）验收准备1.采购部门在材料物料到货前，应及时通知仓库管理部门和质量管理部门做好验收准备工作。2.仓库管理部门应安排好验收场地、设备和人员，确保验收工作顺利进行。3.质量管理部门应准备好相关的检验标准、检验工具和记录表格等。（二）数量验收1.仓库管理部门验收人员应根据送货单、采购合同等相关凭证，对到货材料物料的数量进行清点核对，确保数量准确无误。2.如发现数量不符，验收人员应及时与供应商沟通核实，并做好记录。对于短缺的材料物料，应要求供应商及时补货。（三）质量验收1.质量管理部门按照相关质量标准和检验规范，对到货材料物料进行质量检验。2.质量检验可采用抽检、全检等方式进行，对于重要的材料物料应进行严格的质量检验。3.经检验合格的材料物料，质量管理部门应出具质量检验报告；对于不合格的材料物料，应出具不合格报告，并及时通知采购部门与供应商协商处理。（四）验收结果处理1.验收合格的材料物料，仓库管理部门应及时办理入库手续，并将入库信息录入库存管理系统。2.对于验收不合格的材料物料，采购部门应根据合同约定和质量管理部门的意见，及时与供应商协商退换货、补货或降价处理等事宜。3.因验收问题产生的纠纷，由采购部门负责协调解决，如协商不成，可通过法律途径解决。五、存储管理（一）仓库规划1.根据公司材料物料的种类、特性、用量等因素，合理规划仓库布局，划分不同的存储区域，如原材料区、半成品区、成品区、办公用品区、劳保用品区等。2.对易燃易爆、有毒有害等危险物品，应设置专门的存储区域，并按照相关安全规定进行管理。3.仓库内应设置必要的货架、货柜、托盘等存储设备，确保材料物料存储整齐、有序，便于存取和盘点。（二）入库管理1.材料物料到货后，仓库管理部门验收人员应按照验收程序进行验收，验收合格后办理入库手续。2.入库材料物料应按照类别、规格型号、批次等进行分类存放，并在货位上标明名称、规格型号、数量、批次等信息。3.仓库管理人员应及时将入库材料物料的信息录入库存管理系统，确保库存数据准确、及时更新。（三）存储保管1.仓库管理人员应定期对库存材料物料进行检查，确保存储环境符合要求，如温度、湿度、通风等条件适宜。2.对易受潮、易变质、易损坏的材料物料，应采取相应的防护措施，如防潮、防虫、防火、防盗等。3.建立库存盘点制度，定期对库存材料物料进行盘点，确保账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因并进行处理。（四）出库管理1.使用部门根据生产经营需要，填写材料物料领用申请表，注明领用材料物料的名称、规格型号、数量、用途等信息，并经相关负责人审批后提交给仓库管理部门。2.仓库管理部门根据审批后的领用申请表，核实库存情况，如库存充足，应及时办理出库手续，并将出库信息录入库存管理系统。3.材料物料出库时，仓库管理人员应按照先进先出、推陈储新的原则进行发放，确保库存材料物料的质量。4.对于贵重材料物料、危险物品等的出库，应严格按照相关规定进行审批和登记。六、发放管理（一）发放原则1.按照生产经营计划和实际需求发放材料物料，确保生产经营活动的正常进行。2.坚持先进先出、推陈储新的原则，避免材料物料积压过期。3.严格执行审批制度，未经批准不得擅自发放材料物料。（二）发放流程1.使用部门填写材料物料领用申请表，详细注明领用材料物料的名称、规格型号、数量、用途等信息，并提交给本部门负责人审批。2.部门负责人根据生产经营实际情况对领用申请进行审核，如同意领用，签字批准后提交给仓库管理部门。3.仓库管理部门收到领用申请表后，核实库存情况，如库存充足，按照规定办理出库手续，并将材料物料发放给使用部门。4.使用部门领取材料物料后，应在领用申请表上签字确认。（三）发放记录1.仓库管理部门应建立材料物料发放台账，详细记录材料物料的发放日期、名称、规格型号、数量、领用部门、领用人等信息。2.发放台账应定期进行核对和清理，确保记录准确、完整。七、使用管理（一）使用计划1.各使用部门应根据生产经营任务和实际需求，制定本部门材料物料使用计划，并报相关部门备案。2.使用计划应明确材料物料的名称、规格型号、数量、使用时间等信息，确保材料物料的合理使用。（二）使用规范1.使用部门应按照相关操作规程和标准要求使用材料物料，确保产品质量和生产安全。2.对贵重材料物料、危险物品等的使用，应严格按照规定进行操作和管理，防止浪费和安全事故的发生。3.鼓励使用部门开展节约降耗活动，采取有效措施降低材料物料消耗，提高材料物料利用率。（三）使用监督1.各部门应加强对本部门材料物料使用情况的监督检查，及时发现和纠正不合理使用行为。2.仓库管理部门和质量管理部门应定期对使用部门的材料物料使用情况进行抽查，发现问题及时督促整改。八、盘点管理（一）盘点计划1.仓库管理部门应制定年度盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员等信息，并报公司领导批准后执行。2.盘点计划应根据公司实际情况和管理需要，合理安排盘点周期，一般每年至少进行一次全面盘点，每季度或每月进行一次局部盘点。（二）盘点准备1.在盘点前，仓库管理部门应组织盘点人员学习盘点流程和方法，明确各自的职责和任务。2.清理仓库，核对库存账目，确保账账相符、账卡相符。对库存材料物料进行整理、分类，做好盘点前的各项准备工作。3.准备好盘点所需的工具和表格，如盘点表、计算器、标签等。（三）盘点实施1.盘点人员按照盘点计划和规定的方法，对库存材料物料进行逐一清点和核对，并如实记录盘点结果。2.在盘点过程中，如发现账实不符，应及时查明原因，并进行详细记录。对于盘盈、盘亏的材料物料，应分别填写盘盈盘亏报告表。（四）盘点结果处理1.盘点结束后，仓库管理部门应及时对盘点结果进行汇总和分析，编制盘点报告。2.对于盘盈的材料物料，应查明原因，经批准后调整库存账目；对于盘亏的材料物料，应分析原因，属于正常损耗的，经批准后核销；属于人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任。3.仓库管理部门应根据盘点结果，及时调整库存管理系统数据，确保库存数据的准确性。九、废旧物资管理（一）废旧物资界定1.明确废旧物资的范围，包括生产过程中产生的边角料、废料、残次品，设备更新换代后闲置的零部件、设备等。2.对废旧物资进行分类管理，根据其材质、用途、价值等因素，分为可回收利用的废旧物资和不可回收利用的废旧物资。（二）回收与存放1.各部门应及时清理生产经营过程中产生的废旧物资，并分类存放于指定地点。2.仓库管理部门定期对各部门存放的废旧物资进行收集和整理，集中存放于废旧物资仓库。（三）处置管理1.对于可回收利用的废旧物资，由采购部门负责联系有