权属档案管理办法

权属档案管理办法一、总则（一）目的为加强公司权属档案的科学管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门及所属单位涉及权属档案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）定义1.权属档案：指公司在生产经营活动中形成的，对公司资产、权益等具有证明作用的各类文件、资料、图表等，包括但不限于产权证书、合同协议、审批文件、财务凭证等。2.档案管理部门：负责公司权属档案集中管理的部门，承担档案的收集、整理、保管、利用等具体工作。（四）管理原则1.集中统一管理原则：权属档案由档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映公司权属状况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案检索体系，便于公司内部各部门及相关人员查阅利用。二、档案的收集（一）收集范围1.产权类：包括土地所有权证、房屋所有权证、土地使用权证、他项权证等。2.合同协议类：各类资产购置合同、租赁合同、借款合同、合作协议、股权转让协议等。3.审批文件类：涉及权属变更的政府部门审批文件、公司内部审批文件等。4.财务类：与权属相关的财务凭证、报表、审计报告等。5.其他类：如资产清查报告、评估报告、测绘资料等与权属有关的文件资料。（二）收集要求1.各部门及所属单位应明确专人负责权属档案的收集工作，确保档案及时、完整地移交至档案管理部门。2.收集的档案应原件齐全，如有复印件，需注明原件存放处，并由提供复印件的部门加盖公章确认。3.档案应保持整洁、完好，对于破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。（三）收集流程1.各部门在业务活动结束后，应及时对形成的权属档案进行整理，填写档案移交清单，将档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门收到移交的档案后，应进行核对，对不符合要求的档案退回原部门补充完善。3.档案管理部门对核对无误的档案进行登记，建立档案台账。三、档案的整理（一）分类标准1.按档案性质分类：分为产权档案、合同档案、审批档案、财务档案、其他档案等。2.按时间顺序分类：在每一类档案中，再按形成时间的先后顺序进行排列。（二）编号规则1.档案编号采用“年份+类别代码+顺序号”的形式。2.年份为档案形成的公元纪年，取四位数字。3.类别代码根据档案分类标准设定，如“CQ”代表产权档案，“HT”代表合同档案等。4.顺序号为每一类档案内的流水号，从001开始依次编号。（三）整理步骤1.装订：对纸张规格不一致、破损的档案进行折叠、裱糊或修补，然后进行装订。装订应牢固、整齐，不掉页、不压字。2.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等项目。3.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写档案编号、题名等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。（二）保管方式1.档案应分类存放，不同类别的档案应分开存放于不同的档案架或档案柜中。2.对于重要的、易损的档案，应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。（三）保管期限1.权属档案的保管期限根据其重要程度和历史价值确定，分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括涉及公司重大资产权益、具有长期法律效力的文件等。3.长期保管的档案保管期限一般为30年，主要包括重要的合同协议、审批文件等。4.短期保管的档案保管期限一般为10年，主要包括一般性的文件资料等。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对权属档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题应及时采取措施进行处理。3.清查结束后，应编制档案清查报告，上报公司领导。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅权属档案的，可按规定办理查阅手续。2.外部单位因法定事由需要查阅公司权属档案的，须经公司领导批准，并按规定办理查阅手续。（二）利用手续1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外部单位查阅档案，需提交单位介绍信、查阅人有效身份证件等材料，经公司领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出或转借他人。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，未经公司批准，不得对外提供查阅。2.查阅档案时，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，对到期档案进行鉴定，确定是否继续保存或销毁。2.对仍有保存价值但保管期限已满的档案，可进行延长保管期限的鉴定。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经公司领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。监销人应在《档案销毁清册》上签字确认。七、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.负责制定和完善权属档案管理办法，并组织实施。2.负责档案管理部门的日常工作，协调与公司内部各部门的关系。3.负责审核档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作规范、有序。（二）档案管理人员职责1.负责权属档案的具体收集、整理、保管、利用等工作。2.建立和维护